Kiedy firma funkcjonuje na pełnych obrotach, a sprawy HR-owe zajmują dużo czasu, trudno jest wdrożyć nowe narzędzie bez potknięć i spowolnienia pracy.
Celem HRnest jest pomóc Ci w codziennych obowiązkach i wyręczyć Cię w żmudnych, powtarzalnych czynnościach. Ostatnią rzeczą, na której nam zależy jest sprawienie Ci kłopotu z dostosowaniem naszej aplikacji do Twoich potrzeb.
Automatyzacja HR w Twojej firmie
Współpracując z tysiącami managerów, HR-owców i właścicieli firm opracowaliśmy zestaw szybkich, zbiorczych akcji, które pozwalają zautomatyzować wypełnianie HRnest potrzebnymi danymi.
W tej lekcji pokażemy Ci pierwszą z nich: zbiorcze dodawanie wniosków urlopowych.
Przyda Ci się ona, jeżeli chcesz dodać historyczne wnioski urlopowe do HRnest. Zamiast tracić czas na wypełnianie każdego wniosku urlopowego pojedynczo, możesz skorzystać z przejrzystego pliku Excel.
Uzupełniasz w nim najważniejsze dane dotyczące wniosków, następnie przesyłasz gotowy arkusz do HRnest – a reszta dzieje się sama! HRnest zamieni dane z arkusza na odpowiednie wnioski urlopowe, przypisze je do kont pracowników i dokona ich ewidencji.
I już – teraz możesz mieć podgląd do wcześniejszych wniosków urlopowych pracowników z poziomu HRnest i nie musisz przekopywać się przez segregatory pełne papierowych wniosków. Wszystko znajdziesz w zakładce Lista wniosków, którą poznałeś w poprzednich lekcjach.
No dobrze, zobaczmy zatem, jak wygląda zbiorcze dodawanie wniosków urlopowych w praktyce.
Zbiorcze dodawanie wniosków urlopowych w praktyce
W pierwszej kolejności wejdź w zakładkę Lista wniosków, wybierając ją z bocznego menu w sekcji Urlopy.
Następnie kliknij przycisk +Dodaj wiele wniosków urlopowych.
Zostaniesz przeniesiony do widoku zbiorczego dodawania wniosków. Pobierz arkusz Excel, służący do zbiorczego dodawania wniosków klikając odpowiedni przycisk i otwórz go na swoim komputerze.
W arkuszu znajduje się 6 kolumn, które należy udostępnić danymi.
W pierwszej wpisz login pracownika, nadany przez system HRnest. Loginy pracowników możesz sprawdzić w zakładce Organizacja, także dostępnej z poziomu bocznego menu.
W kolejnej kolumnie określ typ wniosku urlopowego, który chcesz przypisać do pracownika. Aby ułatwić Ci to zadanie, do nazw wniosków urlopowych przypisaliśmy konkretne numery, które należy wpisać w kolumnie. Wszystkie znajdziesz w legendzie po prawej stronie.
W następnych dwóch kolumnach wpisz daty, w trakcie których pracownik przebywał na urlopie. Pamiętaj, aby wpisać je w takim formacie:
RRRR-MM-DD
Ostatnie dwie kolumny, który należy uzupełnić to Liczba dni i łączna liczba godzin. Są one ważne zwłaszcza w sytuacji, kiedy wniosek urlopowy składany jest na niepełny dzień. Odpowiednie ich wypełnienie umożliwi HRnest prawidłowy odczyt danych i ewidencję urlopu w historii wniosków.
Po wypełnieniu wszystkich pól, zapisz arkusz Excela na komputerze i wróć do swojego konta w HRnest. Następnie prześlij arkusz do systemu i kliknij przycisk Załaduj.
W tym momencie HRnest odczyta dane z pliku Excela i przeniesie je na poszczególne wnioski urlopowe.
Gotowe! Wnioski są już dodane do systemu. Jeżeli w formularzu wystąpiły błędy, HRnest da Ci znać o tym fakcie i poinformuje o miejscu wystąpienia pomyłki.
Jeżeli chcesz poznać zbiorcze dodawanie wniosków urlopowych nieco bliżej, zajrzyj także do naszej sekcji Pomoc, gdzie dokładnie opisaliśmy cały proces. Link znajdziesz w tekście pod tym filmem
No dobrze, teraz, kiedy już wiesz, jak dodać wiele wniosków urlopowych naraz, czas wykorzystać wiedzę w praktyce! Przejdź dalej i sprawdź, czy uda Ci się dodać wnioski urlopowe dla całej firmy sprzed wdrożenia HRnest.
Dla pracowników dostęp do HRnest to duży atut, bo w każdej chwili mogą się zalogować do platformy na dowolnym urządzeniu i w szybki sposób złożyć wniosek urlopowy bez konieczności wypełniania dokumentów w wersji papierowej.
Anna Szwagrzyk-JakackaSpecjalista ds. Kadr i Płac, Morele
