Automatyzacja jest procesem, który ma coraz większy wpływ na wszystkie gałęzie biznesu. Ludzie coraz rzadziej zajmują się nieciekawymi, powtarzalnymi zajęciami i oddają je w ręce technologii. Dzieje się to również w działach HR.
Jakie działania zostały już usprawnione? W jaki sposób ułatwiono sobie pracę i zaoszczędzono mnóstwo czasu?
Przeczytaj artykuł i poznaj nowe możliwości.
Przykłady automatyzacji procesów HR
Ogłoszenia o pracę
Na rynku funkcjonują narzędzia do multipostingu, które umożliwiają automatyczne umieszczanie ofert pracy w wielu portalach ogłoszeniowych. Pozwalają one także na natychmiastową publikację ofert we wszystkich mediach społecznościowych firmy – czyli w miejscach, gdzie coraz częściej kandydaci szukają informacji o nowych rekrutacjach.
Selekcja kandydatów
Już teraz algorytmy wybierają z nadsyłanych CV tylko te, które spełniają kryteria określone przez rekruterów, co pozwala znacznie skrócić czas poświęcony na czytanie aplikacji i od razu wytypować kandydatów pasujących do poszukiwanego profilu pracownika. Dużym usprawnieniem jest także całościowy system ATS – applicant tracking system, dzięki któremu możemy pozyskać kandydatów, zarządzać danymi w trakcie rekrutacji, komunikować się z kandydatami (a także innymi pracownikami pracodawcy biorących udział w rekrutacji), zakładać i zarządzać bazami danych oraz zdobywać wszelkie potrzebne w tym temacie raporty.
Zintegrowanie z systemami kadrowo-płacowymi
Mocno rozwinięte aplikacje posiadają teraz panele pracownicze, które są w pełni zintegrowane z programami rozliczeniowymi, takimi jak: Enova, Symfonia czy Optima. Dzięki nim, HR-owiec zobaczy typ wniosku, daty jego wystawienia oraz okres trwania. Będzie miał także możliwość zatwierdzenia bądź odrzucenia wniosku. Największą zaletą jednak jest możliwość wyeksportowania tych plików do zewnętrznych systemów K-P za pomocą jednego kliknięcia.
Delegacje
Wyjazdy służbowe wiążą się z dużą ilością papierologii, danych i raportów. Dzięki zautomatyzowanym systemom HR, wszystkie wnioski, koszty i zestawienia znajdują się w jednym miejscu. Istnieje także możliwość filtrowania danych zależnie od osób, dat czy rozliczeń – co ułatwi kalkulacje i podsumowanie finansów. Jest to nie tylko oszczędność czasu, ale także duża przestrzeń do optymalizacji działań oraz kosztów.
Szkolenia
Rozwój pracowników zawsze pozytywnie wpływa na firmę. Nie tylko daje to możliwość wykorzystania nowych, nabytych przez nich umiejętności do powierzonych im zadań, ale także podnosi poczucie samorealizacji, które wpływa na chęć zostania w firmie. Z perspektywy działu HR, łatwiej zorganizować szkolenie online – umożliwia to uczestniczenie pracowników w wydarzeniu niezależnie od ich położenia geograficznego, wystarczy tylko urządzenie z dostępem do Internetu. Przeprowadzić je można za pomocą takich narzędzi jak Teams czy Zoom. Dużym ułatwieniem jest także możliwość wykupienia i udostępnienia szkoleń w ramach, np. Benefitu pracowniczego.
Komunikacja wewnątrzfirmowa
Dzięki coraz lepiej przygotowanym narzędziom łatwiej także zadbać o przekaz wiadomości w firmie. Aktualnie nie trzeba korzystać z maila i pojedynczo wpisywać każdego pracownika. Aplikacje takie jak Slack gwarantują stały, bezpośredni kontakt, a do tego dają możliwość tworzenia konkretnych grup, wysyłania załączników czy nawet połączeń głosowych.
Raporty
Dzięki systemom, znacznie łatwiej jest także zrobić tygodniowe, miesięczne czy roczne zestawienia. Posiadają one niezbędną wręcz możliwość tworzenia pełnych raportów. Pozwalają na zebranie wszystkich danych w jednym miejscu i kontrolowanie procesów zachodzących w działach HR. Ułatwia to także przygotowanie zestawień potrzebnych na spotkania podsumowujące czy wyeksportowanie ich do plików w Excelu.
Dokumentacja i archiwizacja
Dzięki sprawnym i zaawansowanym aplikacjom, HR-owcy otrzymują także przygotowane przez pracowników wnioski, którymi zarządzać mogą w jednym miejscu. Dodatkowym atutem jest to, że wszystkie te dokumenty, są jednolite ze względu na działający w systemie wzór. Wszystkie niezbędne dane znajdują się później również w jednym miejscu, z możliwością wysegregowania czy przefiltrowania ich zależnie od potrzeb.
Praca w HR – zmiana obowiązków
Jak widać usprawnienia funkcjonują w każdej sferze działań HR. Z tak zwanego “twardego HR” – dużo obowiązków związanych z dopilnowywaniem terminów czy suchymi danymi przekazane zostaje w ręce aplikacji. Dzięki temu jeden pracownik będzie mógł zająć się znacznie większą ilością pracowników lub zamiast uzupełniać tabele i zestawienia, HR-owcy będą mogli wykonywać coraz więcej pracy kreatywnej, na którą do tej pory nie było czasu. Schematyczne zadania zostają ułatwione do granic możliwości i dają działom HR więcej czasu na wpływanie na kulturę pracy firmy. Mimo wszystko podejmowanie decyzji jeszcze długo pozostanie obowiązkiem człowieka – programy będą jedynie pomagać w wykonywaniu założonych planów.
Wszelkie badania dowodzą także, że samopoczucie pracowników ogromnie wpływa na ich działania na rzecz firmy. Dział Human Resources będzie miał także możliwość zająć się bardziej humanistycznymi sprawami – zadbaniem o stabilność psychiczną pracowników, wspólne rozumienie obowiązków i celów, a także podniesienie jakości relacji i współpracy między członkami organizacji. Większość tych działań wlicza się do tzw. miękkiego HR, który zajmuje się jakością pracy na danym stanowisku.
Zalety powierzenia zadań maszynom
Zautomatyzowane powtarzalnych obowiązków daje pracownikom działu HR dużą przestrzeń na działanie na rzecz komunikacji i relacji, a dzięki systemom nie muszą oni martwić się o wiele rzeczy związanych ze zbieraniem danych, tworzeniem raportów czy statystyk. Automatyzacja procesów HR-owych pozwala także zmniejszyć ilość popełnianych w nich błędów – czynnik ludzki często jest powodem problemów przy zadaniach, które wymagają dużej precyzji i powtarzalności.
Kolejną zaletą jest oszczędność czasu na wielu mechanicznych czynnościach, które przekładają się na efektywność we wcześniej wymienionych obszarach. Pracownicy nie muszą spędzać wielu niepotrzebnych godzin na przepisywaniu danych, a zamiast tego będą mogli poświęcić się kształtowaniu środowiska pracy i satysfakcjonujących zadaniach opartych na kontakcie międzyludzkim.
Jedną z najbardziej wartościowych kompetencji HR-owca jest także umiejętność nawiązywania takiej wartościowych relacji – tego jeszcze długo nie będziemy mogli wymagać od robotów.
Nowe narzędzia HR – jak je wdrożyć?
Trzeba pamiętać, że automatyzacja wiąże się nie tylko z wprowadzaniem do firm sztucznej inteligencji, ale także elektronicznych narzędzi, które przyśpieszają wykonywanie codziennych zadań. Ważne jest, aby przy tak szybkim rozwoju technologicznym zostać otwartym na nowe możliwości i rozwiązania. Wpływ nowych narzędzia na dział HR stale będzie rósł, więc postaraj się dostrzegać w nich potencjał, a nie zagrożenie.
Takie obszary pracy HR-owców jak zarządzanie urlopami, delegacjami, czasem pracy czy dokumentacją już teraz są bardzo usprawnione. Papierową kiedyś dokumentację przenieść można do aplikacji w mgnieniu oka. Wnioski, wyjazdy czy raporty da się załatwić za pomocą paru kliknięć. Jako firma zajmująca się usprawnianiem działań działu HR, na co dzień obserwujemy, jak nasza aplikacja pomaga kształtować bardziej efektywny sposób działania w wielu organizacjach. Nasze moduły pomagają oszczędzać czas pracowników i pozwalają firmie przelać całą energię na wybrane przez nie cele.
