Nowy moduł: Kartoteka
08.01.2020

Nowy moduł: Kartoteka

Oto jest – Kartoteka. Po wprowadzeniu kilku udoskonaleń oficjalnie udostępniamy nowy moduł, który umożliwia pełną kontrolę nad dokumentami, zasobami firmy i kompetencjami pracowników. Kartoteka gromadzi dane o umowach, badaniach lekarskich, szkoleniach BHP, a także o zasobach firmy i umiejętnościach poszczególnych osób. Dzięki temu modułowi zdecydujesz, kiedy chcesz otrzymywać powiadomienia o nadchodzącym końcu ważności dokumentów – już nigdy nie przegapisz terminu ich odnowienia! Jakie funkcjonalności przewidzieliśmy?

Umowy, badania lekarskie, szkolenia BHP
Podstawową funkcją modułu jest zbieranie informacji na temat dokumentów wystawianych dla poszczególnych pracowników. W menu bocznym dzielą się one na trzy kategorie: Umowy, Badania lekarskie i Szkolenia BHP, ale można także przeglądać dokumenty wystawione dla poszczególnych pracowników na ich profilach. Moduł Kartoteka obsługuje wszystkie rodzaje umów (o pracę na czas nieokreślony, o pracę na czas określony, na zastępstwo, na okres próbny, zlecenie, o dzieło, kontrakty), badań lekarskich (wstępne, okresowe, kontrolne, końcowe) i szkoleń BHP (wstępne, okresowe). Do każdej pozycji w systemie można dodać załącznik, co pozwala na przechowywanie skanów dokumentów. Od Działu kadr zależy, czy dokumenty będą udostępniane także pracownikom, a powiadomienia o nachodzącym końcu ich ważności – przełożonym.

Kartoteka badania, szkolenia, umowy

Kalendarz
Dzięki niemu Dział kadr będzie miał możliwość kompleksowego przeglądania wpisów dotyczących umów, szkoleń BHP i badań lekarskich. Ponieważ niedopatrzenia w aktach pracowniczych mogą skutkować wysokimi karami Państwowej Inspekcji Pracy – wysokość grzywny za nieważne umowy, badania i szkolenia sięga nawet 30 000 zł – Kartoteka oszczędza nie tylko czas, ale także pieniądze. Pamiętaj, że w razie wypadku pracownika bez aktualnych badań i szkoleń to pracodawca ponosi winę za wypadek, a często jest także zobowiązany do wypłacania renty pracownikowi, który stracił zdrowie w wyniku wypadku w miejscu pracy.

Kartoteka kalendarz

Kompetencje
Następną funkcją modułu jest sekcja Kompetencje, która pozwala na dodawanie do profilów pracowników różnego rodzaju umiejętności, dzięki czemu pomaga wykorzystywać zdolności każdej zatrudnionej osoby. Funkcja została dodana z myślą o przełożonych, którzy delegując zadania, biorą pod uwagę np. biegłą znajomość języka obcego, uprawienia do prowadzenia pojazdów, czy certyfikaty zawodowe – dzięki Kompetencjom łatwiej będzie im przydzielać obowiązki dostosowane do indywidualnych możliwości i preferencji. Tak naprawdę od kreatywności Działu kadr i przełożonych zależy, w jaki sposób będą korzystać z tej sekcji.

Zasoby
Kolejna funkcja to sekcja Zasoby, która pozwoli stworzyć zestawienie narzędzi, sprzętu komputerowego, ubrań roboczych, czy dostępów do aplikacji komputerowych, które są w zasobach firmy, a które przydzielono pracownikom. Dzięki tej funkcji przełożony będzie znał aktualny stan i zapotrzebowanie na nowe stroje robocze czy stanowiska komputerowe, ale także rozwiąże się problem nerwowego poszukiwania roll-upa na konferencję, czy rzutnika przed prezentacją. Z pomocą przyjdzie też opcja, która pomoże określić, kiedy dany zasób został pobrany z firmy, kiedy powinien zostać zwrócony i czy faktycznie został zwrócony w terminie.

Kartoteka zasoby

Wnioski
Dzięki sekcji Wnioski przyspieszysz ścieżkę składania przez pracowników wniosków dotyczących spraw pracowniczych. Chodzi o wnioski dotyczące wydania określonej dokumentacji jak np. zaświadczenie o zarobkach lub zatrudnieniu, ale tak naprawdę to tylko od Ciebie zależy, jakie typy wniosków stworzysz, nie masz tu żadnych ograniczeń. Po tym, jak pracownik taki wniosek złoży, powiadomienie o rozpatrzeniu przyjdzie do niego drogą mailową. Koniec ze żmudnym pisaniem wniosków, teraz wystarczy kilka kliknięć i gotowe!

Powiadomienia
Nie musisz już pamiętać o nadchodzących terminach końca umów, badań i szkoleń, bo Kartoteka może wysyłać Ci powiadomienia. Przy dodawaniu nowego dokumentu możesz określić, czy chcesz takie powiadomienie dostać, a także na ile przed datą jego wygaśnięcia informacja powinna do Ciebie dotrzeć. Powiadomienia przychodzą zarówno na adres mailowy, jak i na konto Działu kadr w systemie. Może je dostawać także pracownik, którego dotyczą i jego przełożony.

Dzięki Kartotece masz pewność, że wszystko jest na swoim miejscu i zgodnie z terminem, a w razie wątpliwości – możesz szybko przyjrzeć się wszystkich dokumentom, zasobom, czy kompetencjom pracownika bez konieczności wyciągania umów i zaświadczeń.