Polecenie wyjazdu s\u0142u\u017cbowego<\/strong>, cz\u0119sto nazywane tak\u017ce poleceniem delegacji, to nic innego jak dokument, maj\u0105cy na celu przekazanie informacji o zbli\u017caj\u0105cej si\u0119 podr\u00f3\u017cy s\u0142u\u017cbowej. Powinien zawiera\u0107 on informacje takie jak termin wyjazdu, \u015brodek transportu, otrzymana kwota tytu\u0142em zaliczki na poczet delegacji czy cel wyjazdu.<\/p>\n\n\n\n Z punktu widzenia prawnego, polecenia wyjazdu s\u0142u\u017cbowego nie s\u0105 obowi\u0105zkow\u0105 procedur\u0105, do kt\u00f3rej pracodawca musi si\u0119 stosowa\u0107. Jest ono jednak istotnym usprawnieniem w procesie komunikacji w ca\u0142ej firmie, rozliczania koszt\u00f3w podr\u00f3\u017cy i samej w sobie delegacji.<\/p>\n\n\n\n Polecenie wyjazdu s\u0142u\u017cbowego powinno by\u0107 przygotowane w staranny i przejrzysty spos\u00f3b. Wype\u0142niony formularz powinien by\u0107 przekazany do kadr w przeddzie\u0144 wyjazdu pracownika na delegacj\u0119. Dokument ten powinien zawiera\u0107 wszystkie istotne informacje dotycz\u0105ce podr\u00f3\u017cy pracownika oraz warunki, na jakich odbywa si\u0119 wyjazd.<\/p>\n\n\n\n Najp\u00f3\u017aniej w dniu poprzedzaj\u0105cym wyjazd, PWS powinno by\u0107 zaakceptowane przez osoby do tego uprawnione. Akceptacja ta zazwyczaj wymaga potwierdzenia dzia\u0142u HR lub prze\u0142o\u017conego.<\/p>\n\n\n\n W\u015br\u00f3d kluczowych element\u00f3w poprawnie stworzonego polecenia wyjazdu s\u0142u\u017cbowego powinny znajdowa\u0107 si\u0119 nast\u0119puj\u0105ce informacje.<\/p>\n\n\n\n Dane pracownika –<\/strong> Imi\u0119, nazwisko czy piastowane stanowisko, czyli podstawowe informacje zwi\u0105zane z osob\u0105, kt\u00f3ra wyje\u017cd\u017ca w delegacj\u0119.<\/p>\n\n\n\n Daty wyjazdu – <\/strong>Informuje, kiedy delegowany pracownik rozpoczyna wyjazd s\u0142u\u017cbowy oraz kiedy dochodzi do zako\u0144czenia podr\u00f3\u017cy.<\/p>\n\n\n\n Kwot\u0119 zaliczki –<\/strong> Istotny element, kt\u00f3ry ju\u017c na pocz\u0105tku pozwala kontrolowa\u0107 koszty zwi\u0105zane z wyjazdem. Dzi\u0119ki niemu dzia\u0142 kadrowy ma potwierdzenie, ile pieni\u0119dzy przed wyjazdem otrzyma\u0142 pracownik na pokrycie koszt\u00f3w podr\u00f3\u017cy.<\/p>\n\n\n\n Cel podr\u00f3\u017cy –<\/strong> Opis celu podr\u00f3\u017cy s\u0142u\u017cbowej, czyli dlaczego pracownik udaje si\u0119 w dan\u0105 lokalizacj\u0119. Mo\u017ce to by\u0107 uczestnictwo w konferencji, spotkanie z klientem lub przeprowadzenie szkolenia.<\/p>\n\n\n\n Miejsce docelowe –<\/strong> Nazwa miejsca czy miejscowo\u015bci gdzie odbywa si\u0119 delegacja.<\/p>\n\n\n\n Zdefiniowany \u015brodek transportu –<\/strong> Informacja o tym, czy podr\u00f3\u017c b\u0119dzie odbywa\u0142a si\u0119 samochodem prywatnym, czy s\u0142u\u017cbowym, poci\u0105giem, samolotem b\u0105d\u017a innym \u015brodkiem transportu.<\/p>\n\n\n\n Przy stale odbywaj\u0105cych si\u0119 delegacjach, warto posiada\u0107 odpowiednio przygotowan\u0105 struktur\u0119 do sprawnego wystawiania polecenia wyjazdu s\u0142u\u017cbowego oraz jego rozliczania delegacji<\/strong>. Systemy takie jak HRnest pozwalaj\u0105 w kilka chwil wykona\u0107 niezb\u0119dne delegacyjne formalno\u015bci.<\/p>\n\n\n Wystarczy, na dowolnym urz\u0105dzeniu z dost\u0119pem do internetu, zalogowa\u0107 si\u0119 do systemu i stworzy\u0107 elektroniczne polecenie wyjazdu s\u0142u\u017cbowego<\/a>. Nast\u0119pnie nale\u017cy przypisa\u0107 do niego odpowiedniego pracownika, wype\u0142ni\u0107 list\u0119 informacji oraz wys\u0142a\u0107 wszystko jednym przyciskiem. Ten dociera b\u0142yskawicznie drog\u0105 elektroniczn\u0105 do pracownika, kt\u00f3ry potwierdza jego przyj\u0119cie i zapoznanie si\u0119 z dokumentem. Ca\u0142y proces trwa mniej ni\u017c kilka minut i zawiera minimum wymaganych formalno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Gdy pracownik potwierdza odbycie podr\u00f3\u017cy s\u0142u\u017cbowej, przys\u0142uguje mu prawo do rozliczenia si\u0119 z wyjazdu. Stwierdzenie pobytu s\u0142u\u017cbowego oznacza, \u017ce delegowany pracownik mo\u017ce ubiega\u0107 si\u0119 o diet\u0119 oraz rekompensat\u0119 poniesionych przez pracownika okre\u015blonych koszt\u00f3w, wygenerowanych podczas delegacji.<\/p>\n\n\n\n Pracownikowi przys\u0142uguje dieta z tytu\u0142u delegacji, kt\u00f3rej wysoko\u015b\u0107 jest okre\u015blana przez rozporz\u0105dzenie ministra pracy. W r\u00f3\u017cnych krajach pracownikowi zatrudnionemu u polskiego pracodawcy b\u0119dzie przys\u0142ugiwa\u0142a r\u00f3\u017cny ekwiwalent diety dziennej. Warto na bie\u017c\u0105co sprawdza\u0107 wysoko\u015b\u0107 diety lub korzysta\u0107 z systemu, kt\u00f3ry pomo\u017ce w wyliczeniach stawek oraz przewalutowa\u0144 po odpowiednim kursie NBP.<\/p>\n\n\n\n Pracownik ma prawo do zwrotu koszt\u00f3w zwi\u0105zanych z przemieszczaniem si\u0119 na miejscu podr\u00f3\u017cy s\u0142u\u017cbowej lub dojazdem do miejsca docelowego. S\u0105 to mi\u0119dzy innymi koszty rycza\u0142towe takie jak bilety komunikacyjne czy taks\u00f3wka, koszt wynajmu samochodu s\u0142u\u017cbowego lub rozliczenie kilometr\u00f3wki, gdy oddelegowany pracownik korzysta z auta prywatnego.<\/p>\n\n\n\n Je\u015bli podr\u00f3\u017c s\u0142u\u017cbowa wymaga noclegu, pracownikowi mo\u017ce przys\u0142ugiwa\u0107 za niego zwrot koszt\u00f3w. Aby rozliczy\u0107 si\u0119 za nocleg z pracodawc\u0105, pracownik powinien przedstawi\u0107 potwierdzenie pobytu w hotelu w formie faktury lub rachunku.<\/p>\n\n\n\n Warto poinstruowa\u0107 pracownika, by ten kolekcjonowa\u0142 wszystkie swoje wydatki podczas podr\u00f3\u017cy s\u0142u\u017cbowej. Po zako\u0144czeniu delegacji uzbieran\u0105 dokumentacj\u0119 koszt\u00f3w powinien on przekaza\u0107 pracodawcy, aby ten m\u00f3g\u0142 j\u0105 rozliczy\u0107. Mo\u017ce te\u017c zeskanowa\u0107 zebrane faktury i rozliczy\u0107 podr\u00f3\u017c s\u0142u\u017cbow\u0105 samodzielnie w systemie HR.<\/p>\n\n\n\n Nic nie stoi na przeszkodzie, aby spr\u00f3bowa\u0107 zleci\u0107, a nast\u0119pnie rozliczy\u0107 podr\u00f3\u017c s\u0142u\u017cbow\u0105 metod\u0105 elektroniczn\u0105. Jest to prosta i niesamowicie efektywna metoda zarz\u0105dzania delegacjami!<\/p>\n\n\n\n Cyfrowe dokumenty w systemie HRnest, takie jak polecenie wyjazdu s\u0142u\u017cbowego, nie tylko usprawniaj\u0105 ca\u0142y proces delegacji, ale tak\u017ce przydaj\u0105 si\u0119 do rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych<\/a>. Zapoznaj si\u0119 z mo\u017cliwo\u015bciami wystawiania PWS i rozlicze\u0144 delegacji testuj\u0105c system HRnest. <\/p>\n\n\n\nJak powinno wygl\u0105da\u0107 polecenie wyjazdu s\u0142u\u017cbowego?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
![\"PWS](\"https:\/\/hrnest.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/image.png\")
<\/a><\/figure><\/div>\n\n\nZwrot koszt\u00f3w za odbycie podr\u00f3\u017cy s\u0142u\u017cbowej<\/h2>\n\n\n\n
Dieta – om\u00f3wienie<\/h2>\n\n\n\n
Koszty przejazdu oraz komunikacji podczas delegacji<\/h2>\n\n\n\n
Noclegi w delegacji<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Wygeneruj elektroniczne polecenie wyjazdu s\u0142u\u017cbowego za darmo<\/strong><\/h2>\n\n\n\n