Powrót do listy referencji
HISTORIA KLIENTA

Jak zaoszczędzić czas pracy za pomocą HRnest?

Ricoh logo
Branża/specjalizacja
poligrafia, IT
Z HRnest od
2019r.
Liczba pracowników
162
Liczba lokalizacji
5
Biuro firmy korzystającej z programu do wystawiania elektronicznych wniosków urlopowych

Opis firmy

Ricoh to globalny dostawca rozwiązań dokumentowych, który posiada bogate tradycje w dostarczaniu zaawansowanych, tworzonych z myślą o klientach rozwiązań technicznych. Dostarczamy rozwiązania cyfrowe, wsparte szerokim wachlarzem specjalistycznych usług outsourcingowych i konsultingowych. Nasza globalna sieć zapewnia pełen zakres usług outsourcingowych oraz zarządzania drukiem (także produkcyjnym). Należymy do grona dziesięciu największych firm informatycznych świata, jesteśmy jedną z najbardziej etycznych organizacji na świecie, znajdujemy się na liście Fortune Global 500 i wśród 100 najbardziej zrównoważonych korporacji świata. Jesteśmy także największym producentem wielofunkcyjnych, cyfrowych urządzeń biurowych. Gama naszych produktów obejmuje czarno-białe i kolorowe drukarki laserowe, faksy, powielacze cyfrowe, urządzenia do druku produkcyjnego, aparaty cyfrowe oraz oprogramowanie. Ricoh to przede wszystkim innowacje. Jako pierwsi na świecie wprowadziliśmy na rynek: kopiarkę, urządzenie wielofunkcyjne, telefaks, skaner, płytę CD wielokrotnego zapisu i wiele innych produktów.

Budynek, w którym znajduje się firma, która korzysta z programu do urlopów

Wyzwania i problemy przed pojawieniem się systemu HRnest

Przed pojawieniem się HRnest korzystaliśmy z systemu E-proposal w Lotus Notes. Umożliwiał on składanie wniosków urlopowych i rozliczanie delegacji. Wyglądało to w ten sposób, że pracownik składał wniosek, menedżer go akceptował, po czym wpływał on do działu kadr. To była w zasadzie cała funkcjonalność, system nie ustalał limitów ani niczego nie zliczał. Było za to bardzo dużo manualnej pracy. Dział kadr otwierał wniosek, musiał wprowadzić go do Excela, oznaczyć odpowiednim kolorem, wpisać w odpowiednią zakładkę i dopiero wówczas można było to wszystko podliczyć. W okresie, kiedy dział kadr był jednoosobowy, przed sezonem urlopowym, gdy w tym samym czasie potrafiło wpłynąć 50 wniosków, traciłam na to godzinę pracy. Taki system wymagał codziennej, ręcznej aktualizacji. Wystarczyło, że nie było mnie w biurze i pojawiały się błędy. Zdarzały się sytuacje, że pracownicy składali wnioski na więcej dni, niż im przysługiwało i co gorsza, otrzymywali je, bo nikt oprócz działu kadr nie zweryfikował takiego wniosku.

Wyjazd służbowy przedstawiciela firmy na targi

Wdrożenie i funkcjonowanie systemu HRnest

Po raz pierwszy o systemie HRnest, wówczas jeszcze pod nazwą Urlopek, usłyszałam parę razy od nowozatrudnionych osób, które mówiły, że korzystały z niego w poprzednich miejscach pracy. Równolegle menedżer jednego z naszych działów, który miał wcześniej styczność z Urlopkiem, postanowił zacząć z niego korzystać w swoim zespole, ponieważ ze względu na jego specyfikę (12-godzinny zmianowy czas pracy) funkcjonujący oficjalnie system nie był w stanie go obsłużyć. Wzbudziło to mnóstwo emocji, ponieważ pracownicy tego działu musieli wypełniać wnioski w dwóch systemach. Zdarzało się, że o tym zapominali i przy weryfikacji na koniec miesiąca okazywało się, że pracownik wziął tylko urlop w Urlopku, a nie zgłosił go w drugim systemie. Powodowało to mnóstwo komplikacji, które przez kolejny miesiąc musiały być korygowane.

W czerwcu 2019 roku podjęliśmy decyzję, że przechodzimy na HRnest, samo wdrożenie było w lipcu. Zapoznanie się pracowników z systemem odbywało się poprzez sesje szkoleniowe, po rozesłaniu materiałów pracownikom pokazywałam im demo, jak wygląda system, gdzie trzeba kliknąć itp. System okazał się tak prosty i intuicyjny, że zajmowało to około 15 minut, a pracownicy nie mieli żadnych problemów. W tym czasie było wprowadzonych kilka modernizacji, jak np. dwustopniowa akceptacja, dodaliśmy też zwolnienia lekarskie do typów wniosków, poza tym nie było żadnych problemów technicznych.

Siedziba firmy, pracownik oszczędza czas i papier dzięki programowi online do urlopów

Korzyści i zalety korzystania z systemu HRnest

Poprzedni system mógł być obsługiwany tylko na komputerze firmowym z dostępem do intranetu – pracownik będący w terenie był zmuszony zabierać ze sobą służbowego laptopa. Jeśli chciał wziąć urlop, musiał najpierw zajrzeć do zestawienia w intranecie, żeby sprawdzić, ile ma jeszcze dni do wykorzystania, a następnie wystawić wniosek w Lotusie. Było to dość uciążliwe i często zdarzało się, że po prostu zamiast tego dzwonił z prośbą o wystawienie wniosku w jego imieniu.

Teraz wystarczy mu do tego jego telefon, z którego w każdej chwili może sprawdzić, ile dni mu pozostało i następnie wystawić wniosek. Zarówno dla pracownika, jak i kadr jest to znaczne ułatwienie, skończyły się telefony w tej sprawie, odeszło też mnóstwo dodatkowej pracy.

Wszyscy w firmie są bardzo zadowoleni z systemu HRnest. Pracownicy mogą łatwo sprawdzić przysługujący im limit urlopowy, menedżer wie kogo i kiedy nie ma firmie, a działowi kadr przede wszystkim odeszła praca manualna.

Izabela Leszczyk
HR Manager, HR Department
Ricoh Polska Sp. z o.o.
www.ricoh.pl
Powrót do listy referencji

Poznaj inne historie:

Wypróbuj!

Testuj przez 21 dni za darmo.

Bez zobowiązań. ZAŁÓŻ DARMOWE KONTO