Powrót do listy referencji
HISTORIA KLIENTA

Jak przy pomocy HRnest zaplanować urlopy dla 50 pracowników?

SmartLunch logo
Branża/specjalizacja
Technologie i usługi informatyczne
Z HRnest od
2019r.
Liczba pracowników
50
Liczba lokalizacji
Wrocław
Pracownicy firmy, która korzysta z programu do urlopów i delegacji

Opis firmy

Jesteśmy polską firmą, która od 2014 roku skutecznie pomaga przedsiębiorcom organizować posiłki dla swoich pracowników. SmartLunch powstał jako odpowiedź na brak na rynku usługi, która ułatwiałaby organizację posiłków pracowniczych. Uważamy, że swobodny dostęp do posiłku w miejscu pracy powinien być normą. Zdajemy sobie sprawę z tego, że przedsiębiorstwa napotykają na wiele trudności przy organizowaniu żywienia pracowniczego. Ze względu na to pragniemy wspierać firmy na każdym etapie jego organizacji. Pierwszym pomysłem było stworzenie aplikacji umożliwiającej odbiór wcześniej zamówionych dań w lokalu. Lepszym rozwiązaniem okazał się jednak dowóz jedzenia, który umożliwiał użytkownikom aplikacji zamawianie dań bezpośrednio do miejsc pracy. Obecnie mamy na koncie już ponad 4 miliony dowiezionych posiłków i organizujemy żywienie pracowników firm na terenie 15 województw.

Pracownicy w trakcie pracy online

Wyzwania i problemy przed pojawieniem się systemu HRnest

Kiedy trafiłem do SmartLunch, w firmie nie było żadnego systemu, który by porządkował kwestie urlopowe. Odbywało się to na zasadzie, że pracownik zgłaszał przełożonemu informację o urlopie poprzez e-mail, a następnie ta informacja była zapisywana w pliku w formacie Excel i potem z kolei przenoszona do programu kadrowo-płacowego. Owszem, działo się to w formie elektronicznej, ale była to jednak taka “droga na piechotę”. I o ile w małej firmie to nie musi stanowić problemu, to w naszej sytuacji, kiedy organizacja liczy już ponad 50 osób i cały czas się rozrasta, to stawało się to dość czasochłonne.

Doszedłem do wniosku, że potrzebujemy usprawnienia, ponieważ nie wyobrażałem sobie, żebym ja, czy ktokolwiek inny w firmie miałby na koniec każdego miesiąca to wszystko zliczać. A że HRnest (jeszcze pod starą nazwą Urlopek) znałem z poprzedniej organizacji i dobrze mi się na nim pracowało, to stwierdziłem, że warto i tu spróbować.

Wdrożenie i funkcjonowanie systemu HRnest

Dotychczas HRnest obsługiwałem od strony użytkownika. Więc sam system był mi dosyć dobrze znany, poza panelem administracyjnym. Skontaktowałem się więc z firmą HRnest, żeby umówić się na prezentację online. Przyznam szczerze, że ta prezentacja była tak profesjonalnie przygotowana, że nawet nie musiałem o nic pytać - wszystko było dla mnie jasne. Następnie my zrobiliśmy prezentację dla pracowników, którzy przyjęli naszą propozycję z entuzjazmem. Tak więc wdrożenie nastąpiło praktycznie natychmiast.

Mimo że znałem system wcześniej, w SmartLunch po raz pierwszy miałem okazję poznać go od strony administratora i z pełnym przekonaniem mogę stwierdzić, że nie ma w nim nic skomplikowanego, a już zwłaszcza dla tych, którzy pracują na innych programach bądź, tak jak my, mają własną platformę. Bez problemu dodałem wszelkie dane do systemu, przeszedłem po kolei po wszystkich modułach, które są w panelu administracyjnym i zapoznałem się ze wszystkimi ustawieniami. To jest bardzo ciekawe doświadczenie, móc jako dawny użytkownik zobaczyć jak ten system działa “od środka”, z poziomu działu kadr.

Również pracownicy odebrali zmiany bardzo pozytywnie i bardzo szybko zaczęli korzystać z systemu. HRnest wystartował u nas pod koniec grudnia 2019, a już w styczniu kalendarz z planami i wnioskami urlopowymi był przez niektórych wypełniony do połowy roku.

Pracownik pojechał w delegację żeby wziąć udział w konferencji

Korzyści i zalety korzystania z systemu HRnest

System jest bardzo przejrzysty i tak jak wcześniej wspomniałem, nie ma w nim nic skomplikowanego. Moduł urlopowy naprawdę bardzo dużo dał naszej firmie i przy takiej skali pracowników bardzo ułatwił nam życie.

Poza tym mamy przedstawicieli w różnych miastach, co zdecydowanie pomaga nam zarządzać sprawami personalnymi. Skończyło się comiesięczne zliczanie wniosków, aktualizowanie Excela, te wszystkie procesy kadrowe zostały usprawnione. System zapewnia też pracownikom szybszy dostęp do informacji na temat ich dni urlopowych, dzięki czemu mogą je na bieżąco kontrolować, a sama ścieżka całego procesu znacznie się skróciła.

Artur Dzięgielewski
HR Manager
SmartLunch
www.smartlunch.pl
Powrót do listy referencji

Poznaj inne historie:

Wypróbuj!

Testuj przez 21 dni za darmo.

Bez zobowiązań. ZAŁÓŻ DARMOWE KONTO