Transparentne procesy HR – jak Your KAYA odzyskała spokój dzięki HRnest

CASE STUDY
Pracownicy firmy, która korzysta z aplikacji do elektronicznych wniosków urlopowych
Your KAYA logo
Branża
Kosmetyczna
Z HRnest od
2021r.
Liczba pracowników
40
Lokalizacja
Warszawa

Opis firmy

Your KAYA to polska marka ekologicznych produktów do higieny intymnej, dostępnych również w subskrypcyjnym modelu sprzedaży. Marka Your KAYA została założona w 2017 roku w odpowiedzi na lukę w prawie europejskim, które nie wymaga od producentów ujawniania składów produktów menstruacyjnych. Your KAYA to także społeczność podobnie myślących osób, które jednoczy tematyka związana z oswajaniem seksualności, zaangażowaniem społecznym i środowiskowym.

Cyfryzacja procesów HR to jeden z czołowych trendów w skutecznym zarządzaniu współczesną firmą. Nie ma dnia, żeby na internetowych grupach związanych z prowadzeniem biznesu nie padło pytanie o polecenie programów czy aplikacji ułatwiających zarządzanie urlopami, ewidencję czasu pracy, czy przechowywanie firmowej dokumentacji.

Jako młoda i nowoczesna firma, Your KAYA od początku stawiała na cyfrowe zarządzanie zespołem. Wynikało to też z trybu pracy – część zespołu pracuje całkowicie zdalnie, część hybrydowo. Nie bez znaczenia jest również postawa proekologiczna, którą firma bierze pod uwagę w każdym aspekcie i obszarze swojej działalności. Tak jak firma oferuje organiczne i w pełni biodegradowalne produkty wraz z opakowaniem, tak samo szuka ekologicznych rozwiązań w swoim otoczeniu biznesowym, stąd decyzja o ograniczeniu do niezbędnego minimum papierowej dokumentacji. Papierowe wnioski urlopowe zdecydowanie należą do tej zbędnej grupy.

Założyciele firmy, która usprawniła procesy HR
Kaja Rybicka-Gut i Marek Gut, założyciele Your KAYA

Jak firma radziła sobie wcześniej?

Dotychczas firma nie korzystała z dedykowanego narzędzia, a wnioski urlopowe były wysyłane drogą mailową. Sytuacja się skomplikowała, kiedy organizacja zaczęła gwałtownie się rozwijać.

Nasz zespół tak mocno urósł w ciągu ostatniego roku, że po prostu kontrolowanie urlopów i całego grafiku stało się dosyć skomplikowane.
Kaja Rybicka-Gut
Kaja Rybicka-GutCo-founder & Chief Brand Officer

Odzyskanie kontroli nad rosnącą ilością codziennych formalności kadrowych to jedno z największych wyzwań szybko rozwijających się firm. Znaczną część z nich stanowią wymagane prawem formalności kadrowe takie jak udzielanie urlopów, ewidencja czasu pracy, rozliczanie nadgodzin, pilnowanie terminów ważności umów, badań lekarskich, czy szkoleń BHP. HRnest pozwala obsługiwać wszystkie te procesy w zintegrowany i przejrzysty sposób z jednego panelu.

Szybki wzrost firmy to jeden z powtarzających się powodów, dla których firmy decydują się na HRnest. Im więcej pracowników, tym większe ryzyko popełnienia błędu, czy to podczas rozliczania urlopów, czy też ewidencji czasu pracy. Poprzednie metody przestają efektywnie funkcjonować, zajmują coraz więcej czasu i skupienia kosztem rozwoju biznesu. Jest to moment, w którym warto usprawnić działania z pomocą systemu HRnest.

Wprowadzone rozwiązania

Przejrzyste planowanie

W Your KAYA największym problemem okazał się brak informacji dotyczący nieobecności pracownika, co szczególnie było uciążliwe dla reszty zespołu. Pracownicy nie mogli się odpowiednio przygotować i zabezpieczyć, co powodowało przestoje w projektach, ponieważ nagle trzeba było zmieniać organizację pracy. Dlatego jak tylko firma założyła konto w systemie HRnest, od razu przekazała loginy swoim pracownikom.

Od razu zaczęliśmy korzystać, jak tylko założyliśmy profil, też każdy z pracowników już się mógł logować i wstawiać swoje wnioski urlopowe, plany urlopowe itd. Pozwoliło nam to wszystko uporządkować i też było bardziej przejrzyste dla wszystkich. - mówi Kaja Rybicka-Gut.

Kalendarz w HRnest to podstawowe narzędzie pracy zarówno dla managerów, jak i pracowników. Nie tylko umożliwia planowanie urlopów, ale też pozwala kontrolować nieobecności zespołu, ustalając np. maksymalną liczbę nieobecnych pracowników.

Planowanie urlopów w firmie

Najważniejsze informacje w zasięgu ręki

Jedną z największych bolączek managerów jest permanentny brak czasu. HRnest posiada przejrzysty i intuicyjny interfejs użytkownika, który od razu po zalogowaniu dostarcza najważniejszych informacji. Nie ma też potrzeby ciągłego logowania się do systemu – o najważniejszych wydarzeniach przełożony jest powiadamiany mailowo. 

Podoba mi się, jak ten interfejs wygląda, że wszystko jest przejrzyste, że od razu mam dostęp do tych modułów, które mnie interesują i że dostaję też powiadomienia mailowe o wnioskach urlopowych do zaakceptowania. Super jest to, że nie muszę cały czas zaglądać do systemu, tylko od razu mam dostęp do najważniejszych informacji. - mówi Kaja Rybicka-Gut.

Dostęp dla wszystkich użytkowników

Również pracownicy bardzo szybko docenili system i od razu, po zalogowaniu zaczęli wystawiać wnioski urlopowe i tworzyć plany urlopowe. 

Fajne jest też to, że do platformy dostęp ma każda osoba z naszej organizacji: ja, osoba od HR-ów, która tam wszystkim zarządza, no i nasi pracownicy i pracowniczki. To dla nas bardzo wygodne.  - podkreśla Kaja Rybicka-Gut.

Co istotne, firma na początku nie miała w swoim zespole osoby wyznaczonej do zarządzania HR-ami i dopiero z biegiem czasu, kiedy pojawiło się to stanowisko, system naturalnie zaczął wspierać jej zadania. W HRnest każdy użytkownik ma własny dostęp z odpowiednimi uprawnieniami. Aplikacja pomaga managerom, działom HR i wszystkim pracownikom. 

Panel główny aplikacji HRnest

Bezpieczeństwo danych

Przed pojawieniem się HRnest, wszelkiego rodzaju dane personalne były przechowywane w kilku miejscach. Było to dość uciążliwe, bo powodowało niepewność, czy aby na pewno są one tam bezpieczne i czy nie istnieje ryzyko ich utraty. Dlatego Your KAYA z ulgą przeniosła je wszystkie do jednego systemu. 

Nie mieliśmy żadnych oporów, żeby wpisywać do systemu różne dane, bo dla nas jest to po prostu ogromne ułatwienie. Mogliśmy przestać się przejmować tym, że mamy te informacje w różnych miejscach, bo nagle wszystko jest łatwo dostępne pod jednym kliknięciem. Uproszczenie i ogromna oszczędność czasu, no i wewnętrzny spokój, że wszystko jest zaopiekowane. - zaznacza Kaja Rybicka-Gut. 

W HRnest bezpieczeństwo danych to najwyższy priorytet - chronią je najbezpieczniejsze serwery (Microsoft® Azure®, zgodnych ze światowymi i branżowymi standardami), a co 24 godziny tworzone są kopie zapasowe wszystkich baz danych. Regularnie też testowane są procedury przywracania tych kopii. 

Transparentność procesów

Dla Your KAYA zarówno w działaniach zewnętrznych, jak i wewnętrznych najważniejsza jest transparentność. HRnest pozwolił uporządkować wewnętrzne procesy kadrowe i sprawił, że stały się one bardziej przejrzyste dla wszystkich członków zespołu. Osoby odpowiedzialne za HR wiedzą, gdzie znajdą potrzebną dokumentację pracowniczą, a system przypomni im o ważnych terminach i dopilnowaniu formalności, natomiast szefowie mają spokojną głowę i mogą skupić się na tym, co jest naprawdę ważne dla ich biznesu. Odczuwalne są też korzyści dla pracowników:  

Myślę, że jeszcze te plusy dla drugiej strony, czyli dla osób zatrudnionych u nas, które też mają takie poczucie, podobnie jak ja, że wszystko jest pod kontrolą, a to jest bardzo ważne i wszystkim daje dużo spokoju. - podkreśla Kaja Rybicka-Gut.

Również z myślą o pracownikach jako jeden z benefitów dostępnych w Your KAYA, dodano nowy typ wniosku urlopowego, a mianowicie urlop menstruacyjny. Wcześniej pracownicy przekazywali sobie takie informacje przez firmowy komunikator, ale wraz ze wzrostem zatrudnionych, pojawiła się potrzeba formalizacji. Teraz taki dzień jest odpowiednio oznaczony w systemie, a pracownicy wiedzą, że nagła nieobecność członka zespołu jest jak najbardziej usprawiedliwiona.

W HRnest tak naprawdę od początku znaleźliśmy wszystko, na czym nam zależało. Jesteśmy firmą, która dba o to, by wszystko było jak najbardziej transparentne, również w zespole, jeżeli chodzi o udostępnianie wszystkich informacji, więc dla mnie to jest bardzo cenne, żeby każdy widział, co się dzieje, na jakim to jest etapie i mógł też z tego odpowiednio korzystać. - podsumowuje Kaja Rybicka-Gut. 
Kaja Rybicka-Gut
Co-founder & Chief Brand Officer
Your KAYA
https://yourkaya.pl

Poznaj inne historie:

Wypróbuj!

Testuj przez 30 dni za darmo.

Bez zobowiązań. Wypróbuj za darmo