Jest to polski oddział międzynarodowej firmy z branży napojów. Firma weszła na polski rynek w latach 90. Ze względu na wewnętrzną politykę organizacji, nie pokazujemy nazwy ani logo, jednak z uwagi na dużą zmianę jako przyniosło wdrożenie HRnest w firmie, dzielimy się opinią głównych użytkowników naszej aplikacji anonimowo.
Przez wiele lat firma korzystała z papierowych wniosków urlopowych, co niosło za sobą wszelkie związane z tym konsekwencje - błędnie wypełniane lub zagubione wnioski czy pomyłki w rozliczeniach urlopów. Z perspektywy czasu nie jest to zbyt dobrze wspominane.
Pamiętam ten stary plik, na którym ja jeszcze pracowałam... W pliku Excelowym, na którym pracuje kilka osób, bo ludzie w zespole się zmieniają, jest dużo przestrzeni do tego, żeby pojawiały się jakieś błędy i nieścisłości.
HR Business Partner
Postanowiono więc przejść na formę mailową, która również komplikowała życie firmy. Zdarzało się, że mail zaginął, umknął, albo był przesyłany bez załącznika (w którym to znajdował się wniosek urlopowy). To wszystko wiązało się z większym nakładem pracy. Do tego dochodziła duża odpowiedzialność pracownika, który te wnioski weryfikował - potencjalne błędy w naliczeniach wpływały na końcowe limity. Miało to poważne konsekwencje pod kątem rezerwy urlopowej, która de facto jest kosztem pracodawcy. Zaczęto więc szukać rozwiązania online, które zautomatyzuje ten proces. Znaczący wpływ na wybór HRnest miało polecenie z innej firmy, która określiła narzędzie jako "bardzo fajne i mocno user friendly".
Rzeczywiście, pozytywny odbiór pierwszego etapu testów, do których został zaangażowany cały zespół, potwierdził poniższe słowa:
Na początku testowaliśmy HRnest na różnych zespołach i generalnie feedback był taki, że jest to narzędzie przyjazne i czytelne. Był bardzo pozytywny odbiór ze strony ludzi. Była to zmiana, która była bardzo długo wyczekiwana. - Ewelina.
W HRnest każda firma ma darmowe 14 dni na testy, podczas których wraz z pracownikami może zapoznać się pełną funkcjonalnością systemu. Bez zobowiązań i bez konieczności użycia karty płatniczej.
HRnest jest nieustannie rozwijany jako system, zarówno od strony funkcjonalności i doświadczeń użytkownika (User Experience), jak i pod względem czytelności i przejrzystości interfejsu (User Interface). Wszystko po to, żeby był jak najbardziej zrozumiały i wygodny a jednocześnie jak najprostszy w użytkowaniu i mógł sprostać najbardziej wymagającym klientom.
Podobne do powyższych, pozytywne odczucia miała Victoria, która dołączyła do zespołu jako HR Business Partner już po wdrożeniu systemu:
Dla mnie HRnest był ze wszystkich systemów, które mamy, a trochę ich jest, chyba najbardziej intuicyjny. Nie potrzebowałam, żeby ktoś mi go pokazywał, bo zarówno z perspektywy pracownika, jak i z perspektywy osoby w dziale HR, system nie ma niepotrzebnych tysiąca opcji, z których nikt nie korzysta. Jest naprawdę prosty i przejrzysty. - Victoria.
Już podczas pierwszych rozmów na temat wdrożenia systemu, firma podkreślała, że bardzo ważne jest dla niej elastyczne podejście. Chodziło o wprowadzanie potencjalnych zmiany, jak np. dopasowanie pewnych funkcjonalności na potrzeby organizacji. Nie zawsze mieli z tym dobre doświadczenia, zdarzało się bowiem, że firma, która deklarowała otwartość na zmiany podczas wdrażania, następnie się z tego wycofywała.
Jeżeli chodzi o HRnest, to od samego początku dostawaliśmy sygnały, że jesteście elastyczni i rzeczywiście tak jest. W momencie, kiedy chcemy coś zmienić czy dodać, wysyłam maila do supportu i momentalnie dostaję odpowiedź. To jest fajne, że to jest na tyle elastyczny system, że można go rozszerzać i nie zajmuje to dużo czasu z perspektywy klienta. - Ewelina.
HRnest nie tylko obsługuje najpopularniejsze rodzaje wniosków urlopowych, ale także pozwala firmom tworzyć własne. W tym momencie klienci mają do dyspozycji ponad 170 różnych rodzajów wniosków urlopowych, w tym m.in. urlop z okazji urodzin, dodatkowy dzień wolny z okazji rocznicy pracy, dzień na przeprowadzkę, urlop menstruacyjny, urlop na wolontariat czy rehabilitację. Część z tych urlopów firmy mogą dodać do swojej puli samodzielnie, a te bardziej oryginalne można z łatwością dodać poprzez kontakt z naszym supportem. Całość zajmuje dosłownie kilka minut.
Testuj przez14 dni. Bez zobowiązań.
Z uwagi na to, że w tej organizacji Business Partnerzy zajmują się HR-em całościowo, mają bardzo dużo obowiązków. Zależało im na tym, żeby część z tych zadań, przeszła w ręce pracowników i ich managerów. HRnest im to umożliwił, pozwalając na nowe zdefiniowanie ścieżki obiegu dokumentów.
Bardzo mi się podoba to, że jest możliwość wyłączenia nas z tego procesu akceptacji i obiegu dokumentów. To bardzo ułatwia pracę, szczególnie, że nie ma takiej potrzeby, żeby HR się angażował w każdy element procesu, na przykład, gdy chodzi o urlopy. Teraz odpowiedzialność ta w dużej mierze przechodzi na managera i na pracownika. - Ewelina.
W HRnest można w zależności od własnych potrzeb, samodzielnie ustawić, a także dowolnie zmieniać zdefiniowaną ścieżkę obiegu wniosków. Dzięki temu w procesie uczestniczą tylko zainteresowane osoby, bez konieczności angażowania HR-ów.
HRnest pomaga nie tylko działom HR, ale też managerom i pozostałym pracownikom. Każdy użytkownik systemu ma własny dostęp z odpowiednimi uprawnieniami. Każdy wie, ile zostało mu do wykorzystania urlopu, na jakim etapie jest złożony przez niego wniosek, a także czy jego plany urlopowe nie będą kolidowały z planami pozostałych członków zespołu, a cały proces złożenia wniosku przez pracownika i jego akceptacji przez przełożonego to raptem kilka kliknięć.
Najważniejszym zadaniem HRnest jest uproszczenie i zautomatyzowanie procesów HR w firmie, a wszystko to z poziomu jednego panelu. Pomaga w tym m.in. możliwość generowania i dowolnego filtrowania raportów, które przy pomocy jednego kliknięcia można wyeksportować do Excela. To wszystko sprawia, że pracownicy działów HR mają więcej czasu i siły na zajęcie się pozostałymi procesami kadrowymi, które wymagają więcej zaangażowania i koncentracji.
My tutaj jesteśmy takimi “HR-owymi orkiestrami”, i to w zasadzie dzięki HRnest to wszystko zajmuje nam znacznie mniej czasu. Jest znacznie mniej manualnej pracy. W zasadzie jedyne co musimy, to wpisać do systemu limit urlopowy, potem go ewentualnie zaktualizować i raz do roku uzupełnić Excela. Do tego plik automatycznie się generuje i wylicza wszystkim odpowiednią ilość dni urlopowych. Więc naprawdę tej pracy jest mało. - Victoria.
Podobnie jak spora grupa naszych klientów, firma korzysta z zewnętrznych usług księgowych. Dzięki temu, że konta administratorskie w HRnest nie są wliczane do ogólnej puli kont w systemie, organizacja postanowiła dodać nowe i udostępnić je księgowym. Dzięki temu sami korzystają oni z danych do wyliczania płac pracownikom. Dzięki integracji HRnest z najpopularniejszymi systemami kadrowo-płacowymi (m.in. Symfonia Kadry i Płace, Comarch ERP Optima, Enova, WF-Gang, SAP) wystarczy kilka kliknięć, żeby wygenerować dane urlopowe w formie raportu i wczytać je do programu księgowego.
W każdym momencie możemy samodzielnie dodać do HRnest jako administratorów naszych zewnętrznych partnerów po stronie payroll’u. Dzięki temu nie musimy im nic wysyłać, nie musimy robić żadnych raportów. Księgowe same wchodzą do HRnest, generują raport do listy płac, sprawdzają kto i kiedy był na urlopie, a także wychwytują ewentualne nieprawidłowości. To jest super ułatwienie. - Victoria.
Szczególnie istotną kwestią, zarówno w zespole jak i z zewnętrznymi partnerami, jest dla nich również dobra współpraca i relacje międzyludzkie. Jedną z wartości firmy jest maksyma „Be professional but not too serious” [z ang. “Bądź profesjonalny, ale niezbyt poważny”]. Doskonale w niej odnalazł się opiekun klienta - Bartek.
Jak poznałam Wasz support, to stwierdziłam, że Bartek jest dla nas idealny. My jesteśmy specyficzną firmą... Dla nas ważne jest, żeby ludzie, z którymi współpracujemy też mieli dystans do siebie i byli profesjonalni w tym co robią. Porządni, ale też po prostu wyluzowani i Bartek taki właśnie jest. - Victoria.
Jak po tych 5 latach oceniają naszą współpracę?
Dla mnie to jest jak wejście w zupełnie inną epokę. Szczególnie jeśli chodzi o administrowanie urlopami i nieobecnościami. Po takim czasie pojawił się taki luz w głowie, no i przede wszystkim zadowolenie pracowników. - Ewelina.
Elektroniczne wnioski urlopowe, które jeszcze 5 lat temu były nowością dla pracowników, bardzo szybko zyskały uznanie i stały się jednym z elementów onboardingu. Nasi klienci, jako nowoczesna firma, na każdym kroku udowadniają, że doskonale wiedzą w jaki sposób spożytkować czas zaoszczędzony na HR-owych formalnościach.
Mam nadzieję, że będzie coraz mniej organizacji, które będą “papierowe”. Ja sobie nawet nie jestem w stanie wyobrazić, że mogłoby być inaczej. - Victoria.
Wygląda na to, że gdy raz skorzystasz z HRnest, nie ma już powrotu.
