Close

AKADEMIA

Lekcja z

Witaj w Akademii HRnest!

Cześć! 👋

Cieszymy się, że możemy przeprowadzić Cię przez najważniejsze zagadnienia związane z wdrożeniem HRnest do Twojej firmy.  

Zanim jednak przejdziemy do konkretów musimy odpowiedzieć sobie na jedno, bardzo ważne pytanie:  

Dlaczego HRnest? 

Jeśli zależy Ci na tym, aby: 

  • usprawnić zarządzanie urlopami, czasem pracy oraz wszelką dokumentacją 
  • zdigitalizować sferę HR i usprawnić obieg dokumentów 
  • wraz z rozwojem firmy zoptymalizować również zarządzanie procesami HR 
  • otrzymywać gotowe raporty i zestawienia bez ryzyka popełnienia ludzkiego błędu   
  • znaleźć narzędzie, które będzie bardziej intuicyjne i proste w onboardingu 
  • bezpiecznie przechowywać dane firmy oraz Twoich pracowników 

to jesteś we właściwym miejscu!

Wybierając HRnest pozbędziesz się nieprzejrzystych Exceli, nieczytelnych wydruków oraz stosów segregatorów. Wszelkie niezbędne informacje dotyczące Twojej firmy znajdziesz w jednym miejscu, a proste filtrowanie oraz wyszukiwanie zadbają o Twój czas oraz spokój.  

Eliminujesz ryzyko pomyłek, niedopilnowania ważnych terminów oraz ułatwiasz sobie dotarcie z ważnymi komunikatami do wszystkich pracowników.  

Co otrzyma Twoja firma po wdrożeniu HRnest?  

  • Przejrzyste planowanie oraz ewidencjonowanie urlopów, a także intuicyjną metodę wnioskowania urlopów dla wszystkich pracowników 
  • 5 sposobów rejestracji czasu pracy, a także tworzenia grafików oraz rozdzielania pracy na projekty 
  • Kartotekę pracowniczą w jednym miejscu, z wygodnym systemem powiadomień, dzięki którym nie zapomnisz o kończących się umowach, badaniach lekarskich czy szkoleniach 
  • Własny obieg dokumentów, za pomocą którego usprawnisz akceptację wniosków, poprawisz komunikację oraz dasz pracownikom dostęp do najważniejszych umów oraz danych 
  • Ewidencję i rozliczenia delegacji krajowych i zagranicznych 
  • Przejrzyste raporty i gotowe zestawienia 
  • Integracje z programami kadrowo-płacowymi 
  • Na bieżąco aktualizowany system, który zawsze dba o zgodność z najnowszymi przepisami prawnymi 
  • … oraz wiele wiele więcej! 

Wiele firm przychodzi do nas z podobnymi potrzebami, nie znaczy to jednak, że każdy korzysta z naszego narzędzie w ten sam sposób. Posiadamy szeroką możliwość personalizacji systemu tak, aby odpowiadało potrzebom Twojej firmy. 

Bezpieczeństwo danych firmy 

Bezpieczeństwo danych Twojej firmy to dla nas priorytet.  

Korzystamy z serwerów Microsoft Azure oraz spełniamy światowe standardy ochrony danych zgodne z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), ISO 27001, HIPAA, FedRAMP, SOC 1 i SOC 2. 

Wszystkie powierzane dane są szyfrowane, korzystamy z technicznych oraz sieciowych zabezpieczeń, urządzeń monitorujących oraz tworzymy kopie zapasowe. 

Każdy pracownik HRnest posiadający kontakt z wrażliwymi danymi regularnie przechodzi szkolenia z zakresu ochrony danych pod kierownictwem Inspektora Ochrony Danych.  

Zdecydowaliśmy się na to rozwiązania, aby zapewnić stabilne i sprawne działanie systemu dla wszystkich naszych klientów, bez względu na wielkość ich organizacji.  

Dowiedz się więcej o naszych standardach bezpieczeństwa

Zaufanie naszych klientów 

Dzięki wszystkim wprowadzonych przez nas procedurom, już ponad 1 000 naszych klientów codziennie decyduje się nam zaufać i powierzyć swoje dane. A my codziennie dbamy, aby czuli się bezpiecznie.  

Teraz, gdy może trochę udało Ci się nam zaufać, możesz usiąść wygodnie, a my przeprowadzimy Cię przez Akademię, dzięki której poznasz funkcję oraz zalety systemu HRnest! 

Raporty omówienie

W myśl przepisów Kodeksu Pracy każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwalnego, co ważne – płatnego urlopu wypoczynkowego (art. 152. § 1.).  

 

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (Art. 163. § 1.).  

Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Jeżeli okaże się, że z jakichkolwiek względów pracownik nie wykorzystał urlopu przysługującego mu w danym roku, niewykorzystane dni urlopowe stają się tzw. urlopem zaległym.
Oznacza to, że pracodawca musi udzielić zaległego urlopu w kolejnym roku przed końcem września. Jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu w roku, w którym nabył do niego prawo, nie może ubiegać się o wypłatę środków z tytułu niewykorzystanej części urlopu (ekwiwalentu).

Raporty omówienie

Sytuacje niewyrażenia zgody na urlop lub jego odwołania zdarzają się rzadko, jednak należy pamiętać, że są możliwe i zgodne z prawem.

 

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może udzielić odmownej decyzji dotyczącej wniosku urlopowego. Chodzi tutaj głównie o sytuacje, kiedy zagrożone jest dobro firmy.

 

Jednak, jeśli nie ma tego typu przesłanek, pracodawca powinien przychylić się do terminu wybranego przez pracownika i udzielić zgody na jego wypoczynek.

W HRnest odmowy udzielenia dni wolnych może dokonać zarówno administrator systemu (Dział kadr) lub Kierownik danego działu, jeżeli zostały przyznane mu takie uprawnienia.

 

Po odrzuceniu wniosku, może on również trafić do Działu kadr celem wydania ostatecznej decyzji w sprawie wniosku. Wszystkie poszczególne funkcje sprawdzisz w sekcji Konfiguracja po zalogowaniu się do HRnest.

Zbiorcze dodawanie i ewidencja wniosków urlopowych

Unikalny login nadawany jest automatycznie przez HRnest każdej osobie, którą dodasz do swojej organizacji. 

Wszystkie loginy znajdziesz, wybierając zakładkę Organizacja z bocznego menu.

Lista wniosków – Twój wirtualny segregator

Eksport wniosku urlopowego oznacza “wyciągnięcie” go z systemu, aby można było go wydrukować lub zarchiwizować poza systemem HRnest. 

W naszej aplikacji możesz wyeksportować wnioski urlopowe na 4 sposoby:

 

Umowa B2B vs. Umowa o pracę

Umowa o pracę to jedna z podstawowych form nawiązywania stosunku pracy. Warunki zatrudnienia na UoP reguluje Kodeks pracy.
Umowa B2B oznacza współpracę między dwoma firmami. Umowa B2B to umowa cywilnoprawna zawierana między dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą (także jednoosobowymi)

W HRnest pracownicy działający na umowach B2B otrzymują własną nazwę w systemie: Współpracownicy

 

Dodatkowo, dla takiego pracownika sekcja Delegacje przyjmuje nazwę Wyjazdy.  

Plan urlopowy

Plan urlopów służy zaplanowaniu dni wolnych poszczególnych pracowników, którzy z odpowiednim wyprzedzeniem przedstawiają pracodawcy terminy wykorzystania urlopu. 

WAŻNE: funkcjonowanie planu urlopów nie zwalania pracownika z obowiązku uzyskania zgody od pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Urlop jest zawsze udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o udzieleniu sobie urlopu nawet jeżeli termin urlopu wynikałby z planu urlopów. 

Sporządzenie planu urlopów nie przesądza o tym, czy faktycznie pracownicy skorzystają z urlopów w zadeklarowanym terminie i wymiarze. Może bowiem dojść do sytuacji, kiedy pracownik nie będzie mógł rozpocząć urlopu w ustalonym terminie lub urlop taki ulegnie przerwaniu np. z powodu choroby pracownika lub nałożenia na niego kwarantanny.

Czym jest wniosek urlopowy?

Wniosek urlopowy to dokument składany pracodawcy przez pracownika. Wyraża on w nim chęć skorzystania z urlopu. Wniosek powinien być złożony elektronicznie lub na piśmie i zawierać odpowiednie elementy.

Właściwie napisany wniosek urlopowy musi zawierać imię, nazwisko, nazwę stanowiska, na którym jest zatrudniony pracownik, a także dane firmy i dokładną datę i miejsce złożenia wniosku.

Przepisy nie definiują, z jak dużym wyprzedzeniem należy złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy, aby pracodawca rozpatrzył go pozytywnie. Nie termin złożenia wniosku jest bowiem istotny, ale konieczność zapewnienia prawidłowego toku pracy w czasie nieobecności pracowników.