Close

AKADEMIA

Lekcja z

Wprowadzenie: Wnioski Urlopowe w HRnest

Cześć! 👋 

Pierwsza lekcja naszej Akademii dotyczyć będzie czegoś z czym każda firma, niezależnie od ilości pracowników czy skali przedsiębiorstwa, zmaga się na co dzień. Tym tematem są wnioski urlopowe.  

Mimo, że każdy z nas w swojej kieszeni nosi smartfona, a do pracy używamy wydajnych komputerów, tabletów i innych nowoczesnych urządzeń – w wielu firmach składanie wniosku urlopowego nadal odbywa się w stary, tradycyjny sposób.  

Starszy niż mogłoby się Wam wszystkim wydawać. Tak stary, że był już znany w starożytnym Egipcie. Nie wierzysz? Zobacz sam!

Czy prowadzisz firmę jak 3000 lat temu?

HRnest to nowy standard

Stosy wniosków urlopowych czekających do zatwierdzenia, długie i żmudne układanie planów urlopowych i wyścigi wśród pracowników, chcących dorwać najlepszy termin swojego urlopu, to niestety smutna rzeczywistość w wielu firmach. 

Nasz system pozwoli Ci przyspieszyć i usprawnić te procesy już od pierwszego dnia! 

Poznaj bliżej swoich współpracowników 

Przed Tobą interaktywne działania w systemie HRnest. Twoi współpracownicy z fikcyjnej firmy Dunder Mifflin będą towarzyszyć Ci przez cały czas. W tym kursie głównie spotkasz się z Pam, Jimem i Angelą.  

Każdy z nich posiada swoje obowiązki, ale także… problemy, z którymi pomożesz im za pomocą systemu HRnest. 

Jeśli jeszcze nie poznałeś/aś ich bliżej, przejdź do sekcji wprowadzenia i dowiedz się jak pomożesz usprawnić ich pracę! 

Uprość cały proces do zaledwie kilku kliknięć! 

Nie musisz już szukać, drukować i wypełniać wniosków własnoręcznie. Nasz system posiada gotowy, przejrzysty wzór, dzięki któremu, aby złożyć wniosek, nie musisz nawet wstawać od komputera. Można także wypełnić go za pomocą telefonu czy tabletu.  

Jak to zrobić?  

Pracownik wypełnia wniosek urlopowy z poziomu swojego konta w HRnest i przekazuje go do akceptacji. Dane pracownika wypełniają się automatycznie. Trzeba jedynie zaznaczyć rodzaj wniosku oraz daty jego wykorzystania.  

Opcjonalnie można podać proponowane zastępstwo bądź umieścić komentarz.  

Nowy wniosek urlopowy
Tak wygląda wypełniony formularz wniosku urlopowego.

Osoba akceptująca otrzymuje wiadomość mailową o wniosku pracownika, który czeka na akceptację. Następnie osoba akceptująca loguje się do systemu, gdzie może zobaczyć wcześniej wypełnione szczegóły wniosku. 

Zatwierdzenia wniosku może dokonać Administrator systemu (Dział kadr) lub Kierownik danego pracownika. W HRnest możesz ustawić własny obieg dokumentów, aby odpowiadał on strukturze Twojej firmy.  

Z perspektywy Działy Kadr możesz przejść do strony zatwierdzenia wniosku, anulować go od razu bądź wysłać powiadomienie do przełożonego, aby upewnić się, że nieobecność pracownika nie naruszy płynności pracy w dziale.  

Przypomnienie do przełożonego

Po przejściu na stronę wniosku możesz zweryfikować dane jakie zostały w nim zawarte oraz podjąć decyzję – zatwierdzić bądź odrzucić wniosek.  

Rozpatrzenie wniosku

Aby rozpatrzyć wniosek wystarczy kliknąć przycisk Zatwierdź co automatycznie zapisze go w kalendarzu urlopów. 

Cała reszta dzieje się automatycznie!

Jak widzisz, akceptacja bądź odrzucenie wniosku to zaledwie jedno kliknięcie! 

Pracownik od razu otrzymuje powiadomienie mailowe lub informację w systemie o rozpatrzeniu wniosku. Elektroniczne wnioski urlopowe zdecydowanie przyspieszają całą procedurę i usprawniają komunikację w całej organizacji. 

Zaakceptowany wniosek
Tak wygląda zatwierdzony wniosek urlopowy z poziomu konta pracownika. 

Na pulpicie znajdziesz także historię dokumentu oraz limit urlopowy pracownika, który został do wykorzystania.  

Zresztą – zamiast opowiadać, lepiej od razu pokazać Ci, jak to działa! Pora na dodanie Twojego pierwszego wniosku urlopowego w HRnest. Przejdź do kolejnego tematu i dodaj swój pierwszy wniosek urlopowy w HRnest. 

Raporty omówienie

W myśl przepisów Kodeksu Pracy każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwalnego, co ważne – płatnego urlopu wypoczynkowego (art. 152. § 1.).  

 

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (Art. 163. § 1.).  

Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Jeżeli okaże się, że z jakichkolwiek względów pracownik nie wykorzystał urlopu przysługującego mu w danym roku, niewykorzystane dni urlopowe stają się tzw. urlopem zaległym.
Oznacza to, że pracodawca musi udzielić zaległego urlopu w kolejnym roku przed końcem września. Jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu w roku, w którym nabył do niego prawo, nie może ubiegać się o wypłatę środków z tytułu niewykorzystanej części urlopu (ekwiwalentu).

Raporty omówienie

Sytuacje niewyrażenia zgody na urlop lub jego odwołania zdarzają się rzadko, jednak należy pamiętać, że są możliwe i zgodne z prawem.

 

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może udzielić odmownej decyzji dotyczącej wniosku urlopowego. Chodzi tutaj głównie o sytuacje, kiedy zagrożone jest dobro firmy.

 

Jednak, jeśli nie ma tego typu przesłanek, pracodawca powinien przychylić się do terminu wybranego przez pracownika i udzielić zgody na jego wypoczynek.

W HRnest odmowy udzielenia dni wolnych może dokonać zarówno administrator systemu (Dział kadr) lub Kierownik danego działu, jeżeli zostały przyznane mu takie uprawnienia.

 

Po odrzuceniu wniosku, może on również trafić do Działu kadr celem wydania ostatecznej decyzji w sprawie wniosku. Wszystkie poszczególne funkcje sprawdzisz w sekcji Konfiguracja po zalogowaniu się do HRnest.

Zbiorcze dodawanie i ewidencja wniosków urlopowych

Unikalny login nadawany jest automatycznie przez HRnest każdej osobie, którą dodasz do swojej organizacji. 

Wszystkie loginy znajdziesz, wybierając zakładkę Organizacja z bocznego menu.

Lista wniosków – Twój wirtualny segregator

Eksport wniosku urlopowego oznacza “wyciągnięcie” go z systemu, aby można było go wydrukować lub zarchiwizować poza systemem HRnest. 

W naszej aplikacji możesz wyeksportować wnioski urlopowe na 4 sposoby:

 

Umowa B2B vs. Umowa o pracę

Umowa o pracę to jedna z podstawowych form nawiązywania stosunku pracy. Warunki zatrudnienia na UoP reguluje Kodeks pracy.
Umowa B2B oznacza współpracę między dwoma firmami. Umowa B2B to umowa cywilnoprawna zawierana między dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą (także jednoosobowymi)

W HRnest pracownicy działający na umowach B2B otrzymują własną nazwę w systemie: Współpracownicy

 

Dodatkowo, dla takiego pracownika sekcja Delegacje przyjmuje nazwę Wyjazdy.  

Plan urlopowy

Plan urlopów służy zaplanowaniu dni wolnych poszczególnych pracowników, którzy z odpowiednim wyprzedzeniem przedstawiają pracodawcy terminy wykorzystania urlopu. 

WAŻNE: funkcjonowanie planu urlopów nie zwalania pracownika z obowiązku uzyskania zgody od pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Urlop jest zawsze udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o udzieleniu sobie urlopu nawet jeżeli termin urlopu wynikałby z planu urlopów. 

Sporządzenie planu urlopów nie przesądza o tym, czy faktycznie pracownicy skorzystają z urlopów w zadeklarowanym terminie i wymiarze. Może bowiem dojść do sytuacji, kiedy pracownik nie będzie mógł rozpocząć urlopu w ustalonym terminie lub urlop taki ulegnie przerwaniu np. z powodu choroby pracownika lub nałożenia na niego kwarantanny.

Czym jest wniosek urlopowy?

Wniosek urlopowy to dokument składany pracodawcy przez pracownika. Wyraża on w nim chęć skorzystania z urlopu. Wniosek powinien być złożony elektronicznie lub na piśmie i zawierać odpowiednie elementy.

Właściwie napisany wniosek urlopowy musi zawierać imię, nazwisko, nazwę stanowiska, na którym jest zatrudniony pracownik, a także dane firmy i dokładną datę i miejsce złożenia wniosku.

Przepisy nie definiują, z jak dużym wyprzedzeniem należy złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy, aby pracodawca rozpatrzył go pozytywnie. Nie termin złożenia wniosku jest bowiem istotny, ale konieczność zapewnienia prawidłowego toku pracy w czasie nieobecności pracowników.