Close

AKADEMIA

Lekcja z

Dodawanie i ewidencja wniosków urlopowych

Wykorzystaj gotowe szablony Excel

Wiele firm obawia się wprowadzenia nowego narzędzia. Wymaga ono powierzenia oraz przeniesienia danych, a także wyszkolenia personelu. 

Na całe szczęście HRnest wprowadzić możesz już w jeden dzień za pomocą gotowych szablonów Excel! Jest to zapewne znane Tobie narzędzie, dzięki czemu z łatwością przeniesiesz swoje dane do naszego systemu.  

Nasza aplikacja dodatkowo jest tak prosta w obsłudze, że nie wymaga żadnych specjalnych szkoleń. Klienci najczęściej określają nasze narzędzie jako intuicyjne.  

Automatyzacja HR w Twojej firmie

Współpracując z tysiącami managerów, HR-owców i właścicieli firm opracowaliśmy zestaw szybkich, zbiorczych akcji, które pozwalają zautomatyzować proces uzupełniania HRnest danymi z Twojej firmy. 

Pokażemy Ci pierwszą z nich: zbiorcze dodawanie wniosków urlopowych. 

Przyda Ci się ona, jeżeli chcesz dodać wcześniejsze wnioski urlopowe do HRnest. Zamiast tracić czas na wypełnianie każdego wniosku urlopowego pojedynczo, możesz skorzystać z przejrzystego pliku Excel. 

Akademia zbiorcze dodawanie wniosków urlopowych
Tak wygląda szablon zbiorczego dodawania wniosków urlopowych. 

Wygląda to skomplikowanie, ale uwierzcie, że przyjdzie Wam to z łatwością! Warto uwzględnić także, ile czasu zaoszczędzisz przyszłościowo – dzięki dostępną pod ręką aplikacją, prostym filtrowaniem i gotowymi zestawieniami. 

Uzupełniasz w nim najważniejsze dane dotyczące wniosków, następnie przesyłasz gotowy arkusz do HRnest – a reszta dzieje się sama! System zamieni dane z arkusza na odpowiednie wnioski urlopowe, przypisze je do kont pracowników i dokona ich ewidencji. 

I już!

Teraz możesz mieć podgląd do wcześniejszych wniosków urlopowych pracowników z poziomu HRnest i nie musisz przekopywać się przez segregatory pełne papierowych wniosków. Wszystko znajdziesz w zakładce Lista wniosków, którą poznałeś w poprzednich lekcjach.

Gdzie znaleźć gotowe arkusze, jak je uzupełnić i zaimplementować do systemu?

Przejdź do następnej lekcji i zobacz, jak to działa krok po kroku. Patrz uważnie! Później pomożesz Angeli dodać wnioski do systemu. 😊  

Raporty omówienie

W myśl przepisów Kodeksu Pracy każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwalnego, co ważne – płatnego urlopu wypoczynkowego (art. 152. § 1.).  

 

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (Art. 163. § 1.).  

Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Jeżeli okaże się, że z jakichkolwiek względów pracownik nie wykorzystał urlopu przysługującego mu w danym roku, niewykorzystane dni urlopowe stają się tzw. urlopem zaległym.
Oznacza to, że pracodawca musi udzielić zaległego urlopu w kolejnym roku przed końcem września. Jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu w roku, w którym nabył do niego prawo, nie może ubiegać się o wypłatę środków z tytułu niewykorzystanej części urlopu (ekwiwalentu).

Raporty omówienie

Sytuacje niewyrażenia zgody na urlop lub jego odwołania zdarzają się rzadko, jednak należy pamiętać, że są możliwe i zgodne z prawem.

 

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może udzielić odmownej decyzji dotyczącej wniosku urlopowego. Chodzi tutaj głównie o sytuacje, kiedy zagrożone jest dobro firmy.

 

Jednak, jeśli nie ma tego typu przesłanek, pracodawca powinien przychylić się do terminu wybranego przez pracownika i udzielić zgody na jego wypoczynek.

W HRnest odmowy udzielenia dni wolnych może dokonać zarówno administrator systemu (Dział kadr) lub Kierownik danego działu, jeżeli zostały przyznane mu takie uprawnienia.

 

Po odrzuceniu wniosku, może on również trafić do Działu kadr celem wydania ostatecznej decyzji w sprawie wniosku. Wszystkie poszczególne funkcje sprawdzisz w sekcji Konfiguracja po zalogowaniu się do HRnest.

Zbiorcze dodawanie i ewidencja wniosków urlopowych

Unikalny login nadawany jest automatycznie przez HRnest każdej osobie, którą dodasz do swojej organizacji. 

Wszystkie loginy znajdziesz, wybierając zakładkę Organizacja z bocznego menu.

Lista wniosków – Twój wirtualny segregator

Eksport wniosku urlopowego oznacza “wyciągnięcie” go z systemu, aby można było go wydrukować lub zarchiwizować poza systemem HRnest. 

W naszej aplikacji możesz wyeksportować wnioski urlopowe na 4 sposoby:

 

Umowa B2B vs. Umowa o pracę

Umowa o pracę to jedna z podstawowych form nawiązywania stosunku pracy. Warunki zatrudnienia na UoP reguluje Kodeks pracy.
Umowa B2B oznacza współpracę między dwoma firmami. Umowa B2B to umowa cywilnoprawna zawierana między dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą (także jednoosobowymi)

W HRnest pracownicy działający na umowach B2B otrzymują własną nazwę w systemie: Współpracownicy

 

Dodatkowo, dla takiego pracownika sekcja Delegacje przyjmuje nazwę Wyjazdy.  

Plan urlopowy

Plan urlopów służy zaplanowaniu dni wolnych poszczególnych pracowników, którzy z odpowiednim wyprzedzeniem przedstawiają pracodawcy terminy wykorzystania urlopu. 

WAŻNE: funkcjonowanie planu urlopów nie zwalania pracownika z obowiązku uzyskania zgody od pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Urlop jest zawsze udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o udzieleniu sobie urlopu nawet jeżeli termin urlopu wynikałby z planu urlopów. 

Sporządzenie planu urlopów nie przesądza o tym, czy faktycznie pracownicy skorzystają z urlopów w zadeklarowanym terminie i wymiarze. Może bowiem dojść do sytuacji, kiedy pracownik nie będzie mógł rozpocząć urlopu w ustalonym terminie lub urlop taki ulegnie przerwaniu np. z powodu choroby pracownika lub nałożenia na niego kwarantanny.

Czym jest wniosek urlopowy?

Wniosek urlopowy to dokument składany pracodawcy przez pracownika. Wyraża on w nim chęć skorzystania z urlopu. Wniosek powinien być złożony elektronicznie lub na piśmie i zawierać odpowiednie elementy.

Właściwie napisany wniosek urlopowy musi zawierać imię, nazwisko, nazwę stanowiska, na którym jest zatrudniony pracownik, a także dane firmy i dokładną datę i miejsce złożenia wniosku.

Przepisy nie definiują, z jak dużym wyprzedzeniem należy złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy, aby pracodawca rozpatrzył go pozytywnie. Nie termin złożenia wniosku jest bowiem istotny, ale konieczność zapewnienia prawidłowego toku pracy w czasie nieobecności pracowników.