Kiedy HRnest zaczął korzystać z HRnest?
Opis firmy
HRnest Sp. z o.o. to system HR online. Pozwala zarządzać wnioskami urlopowymi online, ewidencjonować i rejestrować czas pracy, rozliczać delegacje oraz przechowywać dokumentację.
Jako SaaS – Software as a Service, narzędzie wciąż się rozwija i dopasowuje do bieżącej sytuacji na rynku. Jest obecny także za granicą i można z niego korzystać w 6 językach. Usługi wykupuje się za pomocą subskrypcji.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Historia HRnest rozpoczęła się w 2013 roku. W 2018 roku rozwój firmy zdecydowanie przyspieszył. Było to wynikiem wzrostu popularności systemów HR online spowodowanej rosnącą frustracją rynku związaną z czasochłonnymi procesami tradycyjnego wypełniania papierowych wniosków.
Z naszych osobistych doświadczeń w pracy w innych firmach wiemy, jak to jest korzystać z papierowych wniosków. Jednak problemy z nimi związane nigdy nie miały miejsca w HRnest. Od początku istnienia firmy korzystamy z naszego produktu.
Marek Jereczek
CEO
HRnest korzysta ze swojego systemu od momentu pojawienia się pierwszych pracowników w organizacji. W związku z tym osoby tam zatrudnione nie miały potrzeby wystawiać papierowych wniosków. Firma korzystała z możliwości narzędzia zarówno przy kilku pracownikach, jak i większym zespole.
Aktualnie w organizacji pracuje 15 osób. Dzięki HRnest, nawet bez działu HR, wszystkie procesy są uporządkowane i działają bardzo sprawnie.
Marek Jereczek
CEO
Wprowadzone rozwiązania
Dopasowanie systemu do organizacji
System wciąż się rozwija – im później ktoś dołącza, tym z bardziej zaawansowanego systemu może korzystać. Opinie klientów pomagają HRnest w rozwoju produktu, aby był jeszcze bardziej funkcjonalny i prosty w użyciu. Wszystkie istotne informacje są uporządkowane i dostępne z dowolnego miejsca. Jest to ważne zwłaszcza dla tej organizacji, ponieważ pracuje w modelu hybrydowym.
Aktualnie pracujemy w modelu hybrydowym. Niektórzy pracownicy mieszkają w innych miastach. Dzięki HRnest nie musimy martwić się o weryfikowanie i podpisywanie papierowych wniosków oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy. Całą dokumentację załatwiamy online, z panelu systemu.
Marek Jereczek
CEO
Aspektem szczególnie pomocnym dla Marka jako pracodawcy, jest możliwość włączania przypomnień w systemie. Wiele rzeczy, o których musiałby pamiętać i dodatkowo notować, ma dostępne z poziomu aplikacji. Jest to duże wsparcie w okresie rozwoju firmy i zwiększającej się liczby pracowników.
Jestem spokojny o to, że nie będzie trzeba zmieniać systemu, gdy będziemy się rozrastać. W HRnest świetne jest to, że możemy łatwo dostosować ustawienia w systemie pod naszą aktualną sytuację. Niezależnie czy obsługujemy 15 pracowników, czy 1000.
Marek Jereczek
CEO
Onboarding pracowników
HRnest towarzyszy pracownikom od początku ich przygody w organizacji. Jest dużą pomocą dla CEO, który wszelkie dokumenty, takie jak wewnętrzne regulaminy i procedury, może umieścić wewnątrz systemu. Nowy pracownik zaznajamia się z odpowiednimi materiałami w swoim czasie. Jeżeli pewne dokumenty wymagają zapoznania się z nimi, wystarczy wskazać taką opcję w systemie.
Wystarczy wrzucić dokument do systemu i oznaczyć jako “do zapoznania się”. Wtedy pracownik musi go otworzyć i potwierdzić zapoznanie się z udostępnionymi informacjami.
Marek Jereczek
CEO
Jest to także okazja na pierwsze zetknięcie się z HRnest jako systemem HR online. Marek szacuje, że ta początkowa interakcja i zapoznanie się z podstawowymi funkcjami, zajmuje krócej niż 20-30 minut. Natomiast dogłębne poznanie narzędzia następuje w sposób naturalny, wraz z korzystaniem z większej ilości funkcji systemu.
Aby poznać system, wystarczy, że pracownik przez 20-30 minut sam się przez niego przeklika. Potem wszystko jest już dla niego jasne.
Marek Jereczek
CEO
Poprawa relacji między pracownikami
Historie pracowników rozpoczynających przygodę z HRnest uświadamiały Markowi, że niektórych sytuacji osoby zatrudnione w organizacji nie doświadczyły dzięki korzystaniu z systemu HRnest. Stres przy składaniu wniosków, niepewność dostępności terminu, nerwowość towarzysząca całemu procesowi, to pojęcia nieznane w HRnest.
Aspekty techniczne umożliwiające dostęp do informacji, pozbycie się papierologii czy pilnowanie zgodności limitów urlopowych są bardzo istotne. Niemniej, relacje międzyludzkie w przedsiębiorstwie również mają ogromne znaczenie. Wiele firm pragnie, aby pracownicy czuli się komfortowo i bezpiecznie w miejscu pracy.
HRnest pomaga dbać o relacje w organizacji. Gdy ilość osób w firmie się zwiększyła, w trosce o dobrą komunikację wynajęliśmy biuro. Mimo widywania się na żywo, wszystkie sprawy HR załatwiamy online. Dzięki temu rozmowy w biurze są spokojne i bezstresowe.
Marek Jereczek
CEO
Zarządzający dążą do tworzenia miłej i sympatycznej atmosfery, która przekłada się na efektywność osób zatrudnionych. Osiągnięcie takiego stanu nie zawsze jest łatwe. Dzięki systemowi online humor kierownika czy pracownika nie ma wpływu na komunikację dotyczącą zaakceptowania urlopu czy poprawienia źle podanego czasu pracy. Sprawia to, że wszyscy pracownicy są traktowani na równi i nie muszą mierzyć się ze stresującymi rozmowami z przełożonymi czy działem kadr.
Gdy ktoś ma gorszy moment w życiu nie musi kontaktować się z nikim bezpośrednio i narażać się na nieprzyjemne sytuacje. Sprawy HR może załatwić z domu np. wnioskując o potrzebny mu urlop.
Marek Jereczek
CEO
Powiadomienia umożliwiające przestrzeganie terminów
Oprócz sprawdzania bieżącej sytuacji, w HRnest można dodawać różnego rodzaju dokumenty – umowy, szkolenia BHP, dokumenty pracownicze, regulaminy i wiele innych. Funkcją, która jest szczególnie przydatna Markowi jest możliwość ustawiania przypomnień i automatycznych powiadomień.
System przypomina mi, gdy wygasają terminy umów czy badań lekarskich. Dzięki temu łatwiej mi dbać o wszystkich pracowników.
Marek Jereczek
CEO
Rola CEO w małej firmie wymaga od niego zajmowania się także bardziej administracyjną częścią biznesu. W związku z tym bardzo ceni to, że nie musi dodatkowo pamiętać o wszystkich terminach dokumentów. W odpowiednim momencie system wyśle mu przypomnienie. Jako szef zyskuje pewność, że niczego nie przeoczy.
Świadomość, że system przypomni mi o ważnych terminach jest pokrzepiająca. Mam wtedy pewność, że nie przeoczę żadnego terminu i jestem ze wszystkim na bieżąco.
Marek Jereczek
CEO
Oszczędność czasu
Pracownicy posiadający doświadczenie z papierowymi wnioskami bądź ewidencjonowaniem w Excelu, z radością przenoszą się na intuicyjny system HR online. Narzędzie umożliwia im dostęp do danych z dowolnego miejsca, dzięki czemu oszczędzają sobie czas i nerwy.
Rozwijamy produkt tak, aby jak najbardziej pomagał klientom. Ułatwiamy im dostęp do informacji z dowolnego miejsca.
Marek Jereczek
CEO
Marek, będąc szefem, dostrzega także takie zalety jak lepsza komunikacja w firmie i oszczędność finansowa. Szacunkowo określa, że dzięki korzystaniu z systemu HRnest zyskuje od 20 do 30 dodatkowych godzin miesięcznie.
Jesteśmy małą firmą, która nie posiada działu HR. W związku z tym wszystkie te obowiązki wypełniam sam. Dzięki systemowi online zyskuję co najmniej 20 godzin miesięcznie.
Marek Jereczek
CEO
Podsumowanie efektów
Zespół HRnest potrzebował rozwiązania, które uporządkuje obsługę urlopów i ewidencję czasu pracy oraz zapewni wszystkim pracownikom łatwy dostęp do danych kadrowych. Dzięki wdrożeniu własnego systemu:
uporządkował ewidencję czasu pracy, eliminując konieczność ręcznego rozliczania miesięcznego, które wcześniej zajmowało co najmniej 2 godziny miesięcznie,
zautomatyzował składanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych,
zapewnił przejrzystość danych o dostępnych dniach urlopu dla każdego pracownika,
ograniczył konieczność wymiany wiadomości i kontaktu w sprawach kadrowych,
umożliwił pracownikom dostęp do informacji z dowolnego miejsca.
April 24, 2025
