Firma Morele powstała w 2005 r. i jest obecnie drugą największą multiwertykalną platformą e-commerce w Polsce działającą w modelu hybrydowym (1P oraz marketplace). Spółka posiada rozbudowaną infrastrukturę techniczną i logistyczną, dzięki czemu dostarcza znakomitą wartość dla klientów oraz sprzedawców. Eksperci oraz społeczność Morele wspierają klientów w wyborze produktów precyzyjnie spełniających ich potrzeby, dzięki czemu spółka osiąga bardzo dobre wyniki w obszarze customer experience.
Firma zaczynała swoją działalność od kilkunastu pracowników i wówczas, jak większość firm w tamtych czasach, korzystała z papierowych wniosków urlopowych. I jak to bywa w przypadku tradycyjnej formy obiegu dokumentów, angażowała ona pracowników, kadry i przełożonych. Pracownicy najczęściej najpierw dzwonili do kadr, żeby dowiedzieć się, ile mają jeszcze dni wolnych, następnie wypełniali i składali wniosek, po czym był on przekazywany do przełożonego.
Druga dekada XXI wieku to dynamiczny rozwój branży e-commerce, który nie pozostał bez wpływu na Morele. Sytuacja zaczęła się komplikować, kiedy nastąpił szybki wzrost firmy, a liczba pracowników przekroczyła setkę. Szczególnie bywało to odczuwalne w okresach okołourlopowych, kiedy dział kadr musiał obsłużyć dziennie czasem kilkudziesięciu pracowników z różnych działów, mających różnych przełożonych.
W celu ograniczenia papierologii, firma zdecydowała się na wdrożenie HRnest. Wdrożenie okazało się proste, m.in. dzięki intuicyjnemu panelowi głównemu.
Zakładki w platformie są opisane w zrozumiały sposób, dzięki czemu łatwo jest się w nich odnaleźć. Intuicyjne dla naszego działu jest m.in. wyszukiwanie urlopów, zestawień pracowników w organizacji, czy przypisanie nowych osób do platformy. Korzyści z niej czerpią także pozostali pracownicy naszej firmy, bo dzięki platformie mogą m.in. w prosty sposób złożyć wniosek urlopowy lub sprawdzić, ile pozostało im jeszcze niewykorzystanych dni urlopu.
Specjalista ds. Kadr i Płac
Kolejne lata to dalszy dynamiczny wzrost firmy i coraz większa liczba pracowników. Tu bardzo pomocna okazała się zakładka Organizacja, która pomogła odnaleźć się w coraz bardziej skomplikowanej strukturze firmy.
W zakładce Organizacja podoba mi się szczególnie to, że można hurtem zmienić przełożonego i nie trzeba tego robić pojedynczo. Na przykład, kiedy potrzebuję zmienić team leadera albo kierownika danego działu, nie muszę wchodzić w szczegóły profilu danej osoby, po prostu zaznaczam i wybieram akcję "zmień przełożonego" co jest bardzo wygodne.
HRnest umożliwia szereg zbiorczych działań jak zmiana przełożonego lub działu, czy też grupowa akceptacja lub odrzucenie wniosków urlopowych. Funkcje te okazują się też bardzo przydatne podczas wdrażania systemu – pozwalają na zbiorcze dodanie pracowników, limitów urlopowych, a także można dodać w ten sposób stare wnioski urlopowe, wystawione przed rozpoczęciem korzystania z HRnest. Jest to ogromne uproszczenie, które spokojnie umożliwi wprowadzenie HRnest w jeden dzień do nawet 100-osobowej organizacji.
Nie tylko kadry odczuły znaczną korzyść wynikającą z przejścia na elektroniczny obieg dokumentów. W tak dużej i rozproszonej organizacji skuteczne złożenie wniosku urlopowego bywało skomplikowaną procedurą, angażującą kilka dodatkowych osób, sporo czasu i kartek papieru. Wraz ze zniknięciem wniosków papierowych procedura ta znacznie się uprościła, a zaoszczędzony czas i energię pracownicy mogą przeznaczyć na właściwą pracę.
Dla pracowników dostęp do HRnest to duży atut, bo w każdej chwili mogą się zalogować do platformy na dowolnym urządzeniu i w szybki sposób złożyć wniosek urlopowy bez konieczności wypełniania dokumentów w wersji papierowej.
HRnest umożliwia korzystanie z systemu w dowolnym miejscu – wystarczy przeglądarka i dostęp do Internetu w telefonie, niczego nie trzeba instalować. Posiada też wersję mobilną ze wszystkimi dostępnymi funkcjami.
Jednym z założeń systemu HRnest jest prostota i intuicyjność, tak żeby każdy, bez pomocy z zewnątrz, czy instrukcji potrafił wykonać podstawowe czynności przypisane do danego konta. Wszystkie zakładki i funkcje są jasno opisane, a nawet jeśli pojawiają się jakiekolwiek pytania, czy wątpliwości, do dyspozycji jest szeroko rozbudowana strona pomocy, przewodniki dla użytkownika, a także zespół obsługi klienta dostępny telefonicznie, mailowo i poprzez czat.
Testuj przez14 dni. Bez zobowiązań.
Jak każda organizacja, również Morele korzysta z programu kadrowo-płacowego. Dzięki dostępnej w HRnest integracji z najpopularniejszymi programami K-P wygenerowany plik można zapisać jako skoroszyt w Excelu, a następnie zaimportować go do programu, w tym wypadku Comarch ERP Optima.
Dzięki temu, że mamy kompatybilne systemy, do naszego kadrowego systemu operacyjnego zaczytujemy urlopy z HRnest. To rozwiązanie w znacznym stopniu ułatwia naszą pracę, bo nie musimy wypełniać dokumentów samodzielnie.
W HRnest działy kadr i płac z łatwością wyeksportują dane urlopowe do programów kadrowych, m.in. Symfonia Kadry i Płace, Comarch ERP Optima, Enova, WF-Gang, SAP. A to nie wszystkie dostępne integracje, jakie system oferuje!
Obsługa tak dużej organizacji to nie lada wyzwanie. Mowa tu o ponad 500 pracownikach, z których każdy, przynajmniej kilka razy w roku składa wniosek urlopowy, idzie na zwolnienie lekarskie lub wybiera z dostępnej puli inny rodzaj urlopu. Do tego dochodzi jeszcze planowanie urlopów i rozliczanie ich. W odnalezieniu się w tak rozbudowanej strukturze pomaga opcja filtrowania.
My jako administratorzy mamy sporo pracy, ale dość dobrze się w tym odnajdujemy. Dużo dają filtry, przede wszystkim możliwość filtrowania rodzajów wniosków. To nam się bardzo przydaje, bo mamy podział na pracowników, na działy, statusy…
HRnest posiada rozbudowaną funkcję filtrowania, w zależności od wybranej sekcji. W sekcji Organizacja możliwe jest filtrowanie użytkowników po rodzaju umowy, organizacji, dziale, przełożonym i dziennej ilości godzin. Natomiast w module urlopowym na liście wniosków dostępne są takie filtry jak data, rodzaj wniosku, status, rodzaj umowy, organizacja, dział i osoba.
Błędy ludzkie się zdarzają, a elektroniczne wnioski urlopowe nie są tu wyjątkiem. Zły zakres dat, brak wyznaczonego zastępstwa, błędny typ wniosku urlopowego – to może się zdarzyć każdemu. System jednak jest przygotowany na takie sytuacje. W HRnest nie trzeba anulować wniosku i cofać go do pracownika, można go poprawić z poziomu kadr, co spotkało się z uznaniem Anny Szwagrzyk-Jakackiej:
Wiadomo, że pomyłki mogą się zdarzyć lub czasem po prostu z różnych przyczyn zachodzi konieczność wprowadzenia zmian we wniosku. Dzięki funkcji edycji, w przypadku tego typu sytuacji, nie musimy usuwać danego wniosku i tworzyć go na nowo, aby wszystko było tak jak powinno. Wystarczy, że w stworzonym już wniosku wprowadzimy zmiany, na których nam zależy.
Oczywiście w HRnest możliwe jest również anulowanie wniosku i cofnięcie go w celu poprawy do pracownika. Wszystko zależy od preferencji danej firmy i konfiguracji systemu.
Firma Morele korzysta z usług HRnest od 8 lat, czyli praktycznie od początku istnienia systemu. Przez ten czas Morele rozrastało się i zmieniało razem z HRnest. Jako klient byli świadkiem, a także uczestnikiem wielu zmian i usprawnień. Jak podsumowuje te lata współpracy Anna Szwagrzyk-Jakacka?
Łatwość obsługi, intuicyjność, dobra komunikacja z usługodawcą, spełnianie różnych potrzeb klienta.
To właśnie te cechy sprawiły, że morele.net jest z HRnest do dzisiaj i to jest najlepsza rekomendacja.
Wygląda na to, że gdy raz skorzystasz z HRnest, nie ma już powrotu.
