Jak przy pomocy HRnest ograniczyć „papierologię”?
Opis firmy
InFakt oferuje nowoczesne rozwiązania księgowe dla jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek za pośrednictwem aplikacji www oraz mobilnej. Oprócz programu do fakturowania i księgowości zapewnia pełną obsługę księgową, łącząc przedsiębiorcę z jego osobistym księgowym. Pozwala również na dostęp do narzędzi chroniących płynność finansową firm i pomaga od podstaw założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Obecnie w inFakcie zarejestrowanych jest ponad 500 tysięcy użytkowników.
InFakt został wyróżniony przez Aulę Polska nagrodą Auler 2011, przyznawaną osobom i firmom będącym wzorem dla polskiego biznesu technologicznego, w 2014 nagrodą AppAward dla aplikacji mobilnej roku oraz główną nagrodą w konkursie Mobile Trends Awards 2015.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Było bardzo dużo tzw. papierkowej roboty, bo w zasadzie każdy dokument był w wersji papierowej. Dodatkowo, wszystkie dokumenty były skanowane, żeby nie musieć wertować za każdym razem akt pracownika. Wspomagaliśmy się również Excelem, w którym była prowadzona ewidencja urlopów, którą oczywiście trzeba było na bieżąco uzupełniać, żeby mieć kontrolę nad limitami urlopowymi.
W zasadzie najwięcej trudności przysparzały wnioski urlopowe – zdarzało się, że były źle wypełnione lub niepodpisane i wówczas to na kadrach spoczywał obowiązek, żeby to skorygować, np. zlokalizować danego pracownika, czy zdobyć potrzebny podpis, co czasem stanowiło nie lada wyzwanie.
W przypadku delegacji zdarzało się, że pracownik nie był świadomy albo zapominał, że powinien wypełnić polecenie wyjazdu służbowego lub że przełożony musi je podpisać. Samo rozliczanie delegacji również bywało problematyczne, chociażby ze względu na proces gromadzenia całej dokumentacji, rachunków itp., co często wymagało wsparcia działu kadr, co z kolei dla nas było czasochłonne.
Natomiast jeżeli chodzi o ewidencję czasu pracy, to bazowaliśmy na papierowej liście obecności, tworzonej w edytorze tekstu. Zdarzało się więc, że pracownicy zapominali się na niej podpisać.
Pojawiały się również problemy związane ze specyfiką naszej organizacji, ponieważ do pewnego czasu mieliśmy dwie spółki i pracownicy podpisywali się na listach nie pod tą spółką, pod którą byli zatrudnieni.
Wdrożenie i funkcjonowanie systemu HRnest
Chcąc zaoszczędzić czas i ograniczyć tę całą “papierologię”, rozpoczęliśmy poszukiwania programu i tak trafiliśmy na Urlopka (poprzednia nazwa HRnest – przyp. red.).
Na początku zdecydowaliśmy się na moduł urlopowy, a potem sukcesywnie dokładaliśmy kolejne moduły.
Samo wdrożenie nie trwało długo – system jest tak przyjazny i intuicyjny, że szybko się do niego przystosowaliśmy. W zasadzie nie zauważyłam, żeby były jakiekolwiek problemy z użytkowaniem.
Korzyści i zalety korzystania z systemu HRnest
Zastanawiałam się ostatnio, jak by to było, gdybyśmy dzisiaj korzystali z papierowych wniosków i wydaję mi się, że to byłoby nie do ogarnięcia, z uwagi na to, jak dużo mamy obecnie pracowników.
HRnest zdecydowanie pozwolił zaoszczędzić czas i ograniczyć “papierologię”. Wszystkie dane dotyczące nieobecności, wyjazdów służbowych czy czasu pracy pracownika znajdują się teraz w jednym miejscu i na bieżąco są monitorowane.
Znacznie skrócił się czas rozliczania delegacji, bo teraz wystarczy kilka kliknięć, a sam system umożliwia dodawanie załączników.
Sprawdziła się również elektroniczna lista obecności, bo nawet jeśli ktoś o tym zapomni, jesteśmy w stanie to na bieżąco wyłapać i skorygować. Dzięki temu, że zintegrowaliśmy HRnest z naszym wewnętrznym komunikatorem, pracownicy od razu dostają powiadomienia, że ich wniosek został zaakceptowany. Dla pracowników to jest bardzo wygodne rozwiązanie, bo już nie muszą poświęcać tyle czasu i energii, żeby złożyć wniosek, a następnie zdobyć podpis.
Natomiast przełożeni i kierownicy bardzo sobie cenią, że mają na bieżąco wgląd w to, co się dzieje z ich pracownikami. Nie muszą się już dowiadywać w kadrach, czy np. dany pracownik dopełnił formalności związanych z delegacją bądź wystawił wniosek urlopowy, bo mogą sami to sprawdzić. Znacznie też ograniczyliśmy ryzyko zaginięcia dokumentów, bo wszystko jest teraz w wersji elektronicznej.
Mogę z pełnym przekonaniem powiedzieć, że HRnest to niezawodny system. Przekonaliśmy się o tym szczególnie w ostatnim czasie, kiedy mieliśmy sporo zapytań z kategorii „ekstremalne przypadki” i za każdym razem otrzymaliśmy fachową pomoc. Bardzo cenimy sobie taki rodzaj opieki.
Zespół inFakt potrzebował narzędzia, które usprawni procesy związane z nieobecnościami i pozwoli pracownikom samodzielnie zarządzać swoimi danymi kadrowymi. Dzięki wdrożeniu HRnest firma:
