System dopasowany do Twoich potrzeb
Opis firmy
Stowarzyszenie Otwarte Klatki to organizacja działająca w Polsce od 2012 roku. Zrzesza osoby, które chcą zmienić los zwierząt żyjących w hodowlach.
Stowarzyszenie pracuje na rzecz poprawy ochrony zwierząt żyjących w hodowlach oraz zapewnienia konsumentom pełnej wiedzy o warunkach ich utrzymania.
Jak organizacja radziła sobie wcześniej?
Stowarzyszenie Otwarte Klatki jest organizacją, dla której odpowiednia koordynacja pracy jest kluczowa. Jej głównym celem jest skuteczność działania, również w zakresie administracji.
Paweł Stec, Operations Manager, zajmuje się formalnościami administracyjnymi. Na początku swojej pracy w Otwartych Klatkach korzystał z narzędzia wcześniej używanego przez organizację. Jednak wraz z rozwojem stowarzyszenia stało się ono trudne w obsłudze, pojawiły się problemy techniczne oraz utrudniony kontakt z producentem. Dlatego Paweł rozpoczął poszukiwania nowego rozwiązania, które w kompaktowy sposób obejmie zarówno aspekty administracyjne, jak i HR.
Poprzedni system nie nadążał za naszym rozwojem, co wiązało się z wieloma ograniczeniami. Dlatego zaczęliśmy poszukiwania nowego systemu. HRnest zapewnia nam obsługę nie tylko delegacji, ale również urlopów i dokumentów pracowniczych.
Paweł Stec
Operations Manager
Wprowadzone rozwiązania
Kompaktowe narzędzie
Narzędzie, z którego stowarzyszenie korzystało przed wdrożeniem HRnest, zapewniało jedynie obsługę delegacji i wniosków urlopowych. Pozostałe zadania związane z informacjami na temat pracowników, takimi jak umowy czy badania były realizowane poza systemem, bo korzystanie z tych funkcji nie było funkcjonalne. W HRnest wszystkie te funkcje są dostępne z jednego panelu.
Wybierając system, chciałem, aby był on jak najbardziej funkcjonalny. W HRnest mamy wszystko dostępne od razu, wystarczy zalogować się do jednego narzędzia.
Paweł Stec
Operations Manager
Wdrożenie systemu było dla Pawła intuicyjne i przebiegło bezproblemowo. Stowarzyszenie podzieliło proces na dwie części: techniczną i kadrową. W obu z nich korzystali z gotowych szablonów dostępnych w HRnest. Dzięki temu przerzucenie danych poszło bardzo sprawnie i zajęło Pawłowi około ośmiu godzin.
Konfiguracja systemu i utworzenie kont dla wszystkich pracowników zajęły mi nie więcej niż 8 godzin. Wystarczyło przygotować dane zgodnie ze wzorem w szablonie i wysłać zaproszenia użytkownikom.
Paweł Stec
Operations Manager
Automatyczne powiadomienia
HRnest umożliwia gromadzenie wielu informacji w jednym miejscu, w tym tych dotyczących umów, szkoleń BHP oraz badań lekarskich. System pozwala na ustawienie automatycznych powiadomień przypominających o końcu ważności tych dokumentów. Pracownicy są zawsze poinformowani i mogą na bieżąco sprawdzać obowiązujące terminy. Wszystkie procesy są dla nich przejrzyste.
Dzięki automatycznym powiadomieniom w HRnest nasi pracownicy są świadomi, że będą musieli podjąć konkretne działania lub spodziewać się kontaktu w najbliższej przyszłości.
Paweł Stec
Operations Manager
Automatyczne powiadomienia w systemie są funkcją, która wspiera nie tylko pracowników, ale także przełożonych. Dział kadr może monitorować wszystkie terminy i wie, kiedy podjąć odpowiednie kroki, bez konieczności używania stosów plików i pamiętania o odpowiednich datach.
Powiadomienia w HRnest zdecydowanie porządkują pracę Działu kadr, od razu pokazując, czym należy się zająć w pierwszej kolejności i jak zaplanować pracę. Nie trzeba do tego dodatkowych plików czy zapisków w kalendarzu.
Paweł Stec
Operations Manager
Dane zgodne z rzeczywistością
Otwarte Klatki poszukiwały nowego narzędzia z funkcją składania wniosków urlopowych online. W systemie HRnest każdy pracownik może złożyć wniosek za pomocą kilku kliknięć, a przełożony otrzymuje natychmiastowe powiadomienie. Stowarzyszenie ma także pewność, że wszystkie wymagane dane są wprowadzone prawidłowo.
Dzięki wnioskom urlopowym online mamy pewność poprawności danych. Po 6 miesiącach korzystania z HRnest nie odnotowaliśmy żadnych rozbieżności w informacjach przesyłanych do kadr. Oszczędzamy czas, nie musząc szukać błędów i wprowadzać poprawek.
Paweł Stec
Operations Manager
Z perspektywy przełożonego, HRnest ułatwia zarządzanie urlopami. Eksport i import plików są proste, co ułatwia współpracę z zewnętrznymi kadrami. Nie ma potrzeby tworzenia ręcznych zestawień, ponieważ za pomocą kilku kliknięć można wyfiltrować dane i pobrać gotowy raport. System pozwala również na definiowanie własnych rodzajów wniosków, co dostosowuje narzędzie do specyficznych potrzeb firmy.
Wystawianie wniosków w HRnest jest szybkie i intuicyjne. Nasi pracownicy nie mają dodatkowych pytań i nie narzekają na czasochłonność procesu. Wszystko jest proste i przejrzyste.
Paweł Stec
Operations Manager
System dopasowany do specyfiki firmy
Prowadzenie organizacji w formie stowarzyszenia wiąże się z różnymi dodatkowymi potrzebami. Elastyczność HRnest zapewnia dostosowanie go do Twoich wymagań. Jedną z funkcji, z których korzystają Otwarte Klatki, jest możliwość rozliczania delegacji bez konieczności wystawiania polecenia wyjazdu służbowego.
HRnest jest nie tylko przyjazny dla użytkownika, ale dopasowuje się też do naszych potrzeb. Z łatwością możemy przenosić do systemu procesy, które już u nas funkcjonują.
Paweł Stec
Operations Manager
Stowarzyszenie Otwarte Klatki współpracuje z wieloma wolontariuszami. HRnest pozwala odpowiednio filtrować dane, aby z łatwością oddzielić pracowników na działy bądź typy umów. W narzędziu można stworzyć oddzielny dział dla wolontariuszy, zarządzany w taki sam sposób jak standardowe działy w firmie.
Dzięki systemowi HRnest możemy łatwo zarządzać wszystkimi pracownikami, niezależnie od typu umowy czy specyfiki zatrudnienia. Wolontariusze z łatwością rozliczają delegacje i korzystają z wszystkich dostępnych funkcji w panelu.
Paweł Stec
Operations Manager
Podsumowanie efektów
Stowarzyszenie Otwarte Klatki na początku swojego działania korzystało z papierowych dokumentów oraz rozliczeń. Następnie przeszło na narzędzie online do zarządzania procesami HR, które rozwiązało częściowo problemy. Z kolei dzięki wdrożeniu HRnest, które trwało zaledwie 8 godzin, firma:
zyskuje spójność i rzetelność wprowadzanych danych,
korzysta z jednego źródła informacji,
ma dostęp do gotowych raportów,
dopasowuje system do swoich wewnętrznych procesów HR,
korzysta z funkcjonalnego systemu, dostępnego z każdego miejsca,
minimalizuje wystąpienia ludzkich błędów i niedomówień,
ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji aktualizowanych na bieżąco,
eliminuje komunikacyjny chaos.
April 23, 2025
