Smartlunch eliminuje problemy rosnącej firmy dzięki HRnest
Opis firmy
SmartLunch jest polską firmą, która od 2014 roku skutecznie pomaga przedsiębiorcom organizować posiłki dla swoich pracowników. SmartLunch powstał jako odpowiedź na brak na rynku usługi, która ułatwiałaby organizację posiłków w miejscu pracy.
Dzięki platformie pracownicy w szybki i wygodny sposób mogą zamówić w lokalnej restauracji śniadanie, obiad czy kolację z dostawą do biura. Obecnie ze SmartLunch korzysta już prawie 75 tys. użytkowników z prawie 500 firm na terenie całej Polski.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Przed pojawieniem się HRnest w firmie nie było żadnego systemu, który by porządkował kwestie urlopowe. Kiedy pracownik chciał wziąć urlop, zgłaszał przełożonemu informację drogą mailową. Następnie informacja ta była zapisywana w Excelu, gdzie weryfikowano też liczbę dostępnych dni urlopowych. Po wykorzystaniu urlopu dane były przenoszone do programu kadrowo-płacowego w celu rozliczenia.
Była to taka “droga na piechotę”. I o ile w małej firmie to nie musi stanowić problemu, to w naszej sytuacji, kiedy organizacja liczy już ponad 60 osób i cały czas się rozrasta, to stawało się to dość czasochłonne.
Brak odpowiedniego narzędzia HR w szybko rozwijającej się firmie może powodować wiele komplikacji. Począwszy od bałaganu w dokumentacji, przez potencjalne błędy, na nieporozumieniach personalnych kończąc. Im więcej pracowników, tym wyraźniej widać, jak mało efektywne i czasochłonne bywają tradycyjne metody zarządzania procesami HR. Warto poszukać rozwiązań, które skutecznie zautomatyzują codzienną pracę i będą wspierały w dalszym rozwoju firmy.
Doszedłem do wniosku, że potrzebujemy usprawnienia, ponieważ nie wyobrażałem sobie, żebym ja, czy ktokolwiek inny w firmie miałby na koniec każdego miesiąca to wszystko zliczać.
Intuicyjny, prosty w obsłudze system
HRnest był znany Arturowi Dzięgielewskiemu z poprzedniej organizacji, gdzie korzystał z niego z poziomu pracownika. Postanowił więc umówić się z przedstawicielem HRnest na prezentację systemu. Prezentacja była na tyle jasna, a reakcja pracowników na tyle entuzjastyczna, że wdrożenie nastąpiło praktycznie natychmiast.
Mimo że znałem system wcześniej, w SmartLunch po raz pierwszy miałem okazję poznać go od strony administratora i z pełnym przekonaniem mogę stwierdzić, że nie ma w nim nic skomplikowanego, a już zwłaszcza dla tych, którzy pracują na innych programach bądź, tak jak my, mają własną platformę.
W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw wystarczy jeden dzień, by wgrać niezbędne dane i móc od razu zacząć korzystać z systemu. Pomagają w tym jasno rozpisane etapy konfiguracji widoczne od razu po zalogowaniu w panelu głównym.
Usprawnione procesy HR
Firma ma przedstawicieli w różnych miastach, jednak wszyscy rozliczają się ze swojego czasu urlopowego z biurem we Wrocławiu. HRnest uprościł komunikację między pracownikami, przełożonymi i działem kadr oraz ułatwił kontrolę nad limitami urlopowymi wszystkim pracownikom.
[HRnest] zdecydowanie pomaga nam zarządzać sprawami personalnymi. Skończyło się comiesięczne zliczanie wniosków, aktualizowanie Excela, te wszystkie procesy kadrowe zostały usprawnione.
Przejrzyste procesy, gdzie każda ze stron zna statusy wniosków, pozwalają zaoszczędzić sporo czasu na wymienianiu się informacjami. Natomiast automatyczne generowanie raportów i zestawień pozwala pracownikom HR oszczędzać czas wygodnie eksportując dane do programów kadrowo-płacowych.
Moduł urlopowy
Wcześniej pracownicy Smartlunch, żeby dowiedzieć się, ile pozostało im dni urlopowych, musieli kontaktować się z osobą z kadr. Teraz, dzięki HRnest mają szybki dostęp do tych informacji i mogą je na bieżąco kontrolować. Ponadto sama ścieżka całego procesu znacznie się skróciła – wnioski składane są za pomocą kilku kliknięć.
Moduł urlopowy naprawdę bardzo dużo dał naszej firmie i przy takiej skali pracowników bardzo ułatwił nam życie.
W HRnest w każdej chwili i z każdego miejsca pracownicy mogą wystawić wniosek i sprawdzić aktualną liczbę dni wolnych do wykorzystania. Po wybraniu typu wniosku i wskazaniu dat nieobecności utworzony wniosek zostaje przesłany według wybranego obiegu dokumentów. Cały proces odbywa się z poziomu jednego panelu, a o zmianie statusu wniosku wszystkie zainteresowane osoby powiadamiane są mailowo.
Porządek w dokumentacji
Przy ponad 50 pracownikach w organizacji wyzwaniem stało się zaplanowanie urlopów w tzw. gorących okresach. Dla przełożonych ważne było, żeby plany urlopowe kluczowych pracowników nie zachodziły na siebie, a i sami pracownicy chcieli móc je dopasować do reszty zespołu. HRnest pomógł to uporządkować.
Pracownicy bardzo szybko zaczęli korzystać z systemu. HRnest wystartował u nas pod koniec grudnia 2019, a już w styczniu kalendarz z planami i wnioskami urlopowymi był przez niektórych wypełniony do połowy roku.
HRnest pozwala z łatwością tworzyć plany urlopowe na cały rok. Dzięki takiemu planerowi można uniknąć wielu nieporozumień w firmie, a managerowie efektywniej planują pracę w swoich zespołach.
Zespół SmartLunch potrzebował narzędzia, które pozwoli lepiej zorganizować zarządzanie nieobecnościami w szybko rosnącej organizacji. Dzięki wdrożeniu HRnest firma:
