Eliminacja papierowego obiegu dokumentów
Pani Joanna od początku współpracy z Gigantami Programowania dążyła do wyeliminowania papierowej dokumentacji z działu kadr. Przechowywanie papierowych wniosków i wielu plików Excel było czasochłonne i uciążliwe. HRnest rozwiązuje ten problem, oferując nie tylko elektroniczne wnioski urlopowe i ewidencję czasu pracy, ale również przechowywanie dokumentów takich jak umowy czy inne wnioski pracownicze.
Elektroniczna archiwizacja i obieg dokumentów to ogromny krok naprzód dla działu kadr i płac oraz jedno z moich zawodowych celów. Dzięki HRnest zredukowaliśmy zużycie papieru o 70% w porównaniu do poprzedniego roku.
Elektroniczny obieg dokumentów to oszczędność czasu i zasobów fizycznych. Giganci Programowania nie potrzebują dodatkowej przestrzeni na stosy segregatorów, a pliki Excel nie zajmują im dodatkowego miejsca na dysku. W HRnest wszystkie wnioski i rejestracja czasu pracy są przechowywane w formie elektronicznej. Dzięki temu każdy ma szybki dostęp do bieżących dokumentów, ale także z łatwością wyszuka historyczne wnioski.
W HRnest wszystkie informacje są dostępne w systemie, łącznie z historycznymi wnioskami, co jeszcze bardziej ułatwia nam pracę. Wszystko, co można przenieść do systemu, robimy elektronicznie.
Zarządzanie procesami HR z jednego panelu
Giganci Programowania szukali narzędzia, które swoimi funkcjami wykroczy poza system wyłącznie do zarządzania urlopami i ewidencją czasu pracy. W HRnest oprócz zaawansowanej ewidencji nieobecności i czasu pracy, masz dostęp do gotowych zestawień i raportów miesięcznych. Z łatwością dodasz umowy z pracownikami, szkolenia BHP czy terminy badań lekarskich.
W HRnest mogę zarządzać wszystkimi procesami, nie tylko kadrowymi, ale także HRowymi. Jeden system wystarcza mi do zarządzania czasem pracy, umowami pracowników oraz importem plików do programu kadrowo-płacowego. Oszczędza mi to co najmniej 80 godzin miesięcznie.
Dla pani Joanny jako HR Admin & Payroll Managerki, szczególnie przydatną funkcją jest Kalendarz urlopów, który umożliwia podgląd bieżącej sytuacji w firmie z jednego widoku. Dzięki niemu widzi liczbę osób na urlopie, planowane urlopy oraz dni pracy zdalnej, co ułatwia obliczanie ryczałtu z tego tytułu dla pracowników.
W systemie od razu widzę kto i kiedy wykorzystuje możliwość home office oraz czy dany wniosek został zaakceptowany przez przełożonego. Dzięki temu mogę upewnić się o poprawności wprowadzonych danych, co znacznie ułatwia obliczanie należnego ryczałtu za pracę zdalną.
System łatwy w obsłudze dla każdego
W HRnest możesz zarządzać nie tylko procesami HR osób zatrudnionych na umowę o pracę, ale także na umowach cywilnoprawnych i B2B. Dzięki temu ustawisz konkretne limity urlopowe, a także dostosujesz wnioski zależne od umowy. Nie potrzebujesz dodatkowych narzędzi do monitorowania urlopów każdego pracownika, co zdecydowanie oszczędza czas działu kadr, pracowników i managerów.
Dzięki HRnest nie muszę przeskakiwać między różnymi systemami, aby uzyskać potrzebne dane. Wszystkie informacje o pracownikach mam dostępne w jednym narzędziu, bez względu na typ umowy.
W Gigantach Programowania nikt nie miał problemu z opanowaniem systemu. Od samego początku narzędzie było przejrzyste i intuicyjne dla użytkowników. Obecnie wdrożenie nowego pracownika zajmuje około 15 minut, niezależnie od jego stanowiska.
HRnest to system dla każdego. Pracownicy od początku entuzjastycznie podeszli do jego wprowadzenia. Nigdy nie otrzymałam opinii, że HRnest jest trudny w obsłudze i że ktoś miał problemy mimo dostępnych instrukcji.
Szczegółowe raporty gotowe do pobrania
Według pani Joanny, jedną z najbardziej użytecznych funkcji w HRnest są gotowe raporty. W raportach czasu pracy natychmiast widoczny jest podział na różne typy zarejestrowanego czasu pracy. Miesięczne zestawienie obejmuje zarówno przepracowane godziny, jak i podział na pracę zdalną oraz szczegółowo zdefiniowane rodzaje urlopów.
W HRnest bardzo pomocne są raporty z rozbiciem na typy nieobecności i rejestracji czasu pracy w podsumowaniach. Od razu widzę, kto i kiedy pracował zdalnie, ile godzin ogólnie przepracował oraz jak długo przebywał na zwolnieniu.
Raporty w HRnest, to nie tylko zestawienia gotowe do eksportu, ale także możliwość dostosowania ich do indywidualnych potrzeb. Dzięki zaawansowanym funkcjom filtrowania, każdy może łatwo wyodrębnić potrzebne informacje. Raporty mogą być filtrowane według dat, roku, osoby, działu, rodzaju wniosku czy wniosków utworzonych/urlopów rozpoczętych do określonego dnia.
Bardzo często korzystam z możliwości filtrowania raportów. Dzięki temu mam podgląd sytuacji w każdym dziale i całej firmie. Z łatwością przygotowuję zestawienia, które później mogę udostępniać managerom i omawiać z nimi dane.
Odpowiednie informacje w odpowiednim czasie
Najtrudniejszym kwestią w aspekcie zarządzania procesami HR dla Gigantów Programowania było uzyskiwanie odpowiednich informacji od pracowników na czas. Dzięki HRnest znacznie się to poprawiło. Pracownicy mają ciągły dostęp do aktualnych danych w systemie, co zminimalizowało liczbę pytań o limity urlopowe czy ewidencję czasu pracy.
Zyskaliśmy 90% czasu, który przeznaczaliśmy na komunikację wewnętrzną – wdrażania w procesy, liczne pytania pracowników o limity czy urlopy. Wszystkie potrzebne informacje mają teraz dostępne w HRnest.
Codzienną pracę w organizacji usprawniają również powiadomienia i komunikaty systemowe. Pani Joanna nie musi osobiście kontaktować się z każdym działem lub managerem. Wystarczy, że ustawi powiadomienia w HRnest, które automatycznie zostaną wysłane do zainteresowanych. Dzięki temu pracownicy dotrzymują terminów i nie trzeba im przypominać o rejestracji przepracowanych godzin czy akceptacji wniosków.
Możliwość ustawiania przypomnień i powiadomień w systemie to ogromna oszczędność czasu dla całej organizacji. Wraz z usprawnieniem komunikacji pracownicy oszczędzają na procesach HR co najmniej 1 dzień miesięcznie, a managerowie minimum 3 dni.
Celem Gigantów Programowania było zrezygnowanie z papierowych wniosków i jednoczesne wprowadzenie systemu umożliwiającego zarządzanie zarówno aspektami kadrowymi, jak i procesami HR. Dzięki wdrożeniu HRnest firma:
