Oszczędź etat w dziale HR
Opis firmy
Muehlhan Wind Service jest wiodącym niezależnym dostawcą kompleksowych usług w zakresie instalacji turbin wiatrowych oraz rozwiązań serwisowych i konserwacyjnych dla klientów z branży energetyki wiatrowej w ponad 35 krajach na całym świecie.
Pasjonując się energią wiatrową i kierując się chęcią wprowadzania zmian dla klientów, organizacja jest dumna z realizacji projektów różnej wielkości obejmujących wszystkie obszary branży: offshore, onshore, HVE, Inspekcja i naprawa łopat, serwisy i inspekcje, malowanie i kontrola korozji oraz rozwiązania w zakresie dostarczania siły roboczej, wymiana głównych komponentów czy specjalistyczne serwisy.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Muehlhan Wind Service to firma, w której kluczową rolę odgrywają transparentne procesy, a dbanie o odpowiednie warunki pracy dla pracowników stanowi jeden z priorytetów. Dlatego od początku poszukiwano rozwiązań umożliwiających automatyzację i optymalizację procedur.
Wojciech Szymański oraz Sandra Kowalska z działu People and Culture dążyli do wprowadzenia rozwiązania, które pozwoliłoby organizacji przenieść zarządzanie dokumentacją kadrową do formy elektronicznej. Wcześniej organizacja opierała się głównie na dokumentacji papierowej, nie korzystając z narzędzi do optymalizacji procesów HR. Gdy takie podejście przestało być efektywne, pani Sandra i pan Wojciech postanowili wdrożyć system HRnest.
Początkowo obawiałem się, że wdrożenie systemu zajmie dużo czasu. Okazało się jednak, że moje obawy były bezpodstawne. System był gotowy do użytku natychmiast po wprowadzeniu danych, co zajęło nam zaledwie jeden dzień.
Wojciech Szymański
People and Culture Manager
Wprowadzone rozwiązania
Prosty i intuicyjny system dla każdego
Wdrożenie HRnest w firmie Muehlhan Wind Service umożliwiło przeniesienie procesów HR do formy cyfrowej, co spotkało się z entuzjastyczną reakcją pracowników. Wystawienie wniosku urlopowego w systemie okazuje się dużo szybsze niż wypełnianie papierowego dokumentu. Natomiast sama prezentacja narzędzia w trakcie onboardingu zajmuje mniej niż 15 minut.
Pracownicy są bardzo zadowoleni, ponieważ nie muszą już kontaktować się z Działem Kadr w celu sprawdzenia swoich limitów urlopowych, zaplanowanych urlopów lub delegacji. Sami mają wgląd do swoich danych w każdym momencie, a złożenie wniosku w systemie zajmuje im kilka kliknięć.
Wojciech Szymański
People and Culture Manager
Muehlhan Wind Service zatrudnia także osoby z zagranicy. Dzięki wielojęzyczności HRnest, korzystanie z systemu jest łatwe i intuicyjne również dla pracowników spoza Polski. Wszystkie funkcje są przejrzyste i zrozumiałe.
Zatrudniając osoby nieposługujące się językiem polskim, zależało nam na tym, aby system był również dopasowany do ich potrzeb. HRnest działa w kilku językach i jest łatwy w obsłudze dla każdego.
Wojciech Szymański
People and Culture Manager
Zarządzanie dwiema organizacjami na jednym koncie
Muehlhan Wind Service zaczęło korzystać z systemu HRnest, gdy zatrudniało około 60 pracowników. W ciągu dwóch lat liczba zatrudnionych podwoiła się. Dzięki elastycznemu dopasowaniu systemu, pan Wojciech nie musiał wprowadzać żadnych zmian poza aktualizacją liczby pracowników w systemie.
Dzięki HRnest jestem spokojny o to, że tempo naszego wzrostu nie przeszkadza nam w korzystaniu z systemu. Dopasowuje się on do naszych potrzeb, a jeśli potrzebujemy asysty, to zawsze możemy liczyć na pomoc Działu obsługi klienta.
Wojciech Szymański
People and Culture Manager
Muehlhan Wind Service wykorzystuje dwa konta w systemie, aby rozdzielić pracowników według rodzaju wykonywanej pracy. Dzięki temu pan Wojciech nie musi tworzyć dodatkowych loginów i haseł do zarządzania zespołami – wszystko dostępne jest w jednym miejscu, co upraszcza zarządzanie.
Z HRnest możemy łatwo zarządzać pracownikami podzielonymi na dwie grupy. Wystarczy jeden login i hasło, aby efektywnie zarządzać wszystkimi procesami HR w całej firmie.
Wojciech Szymański
People and Culture Manager
Wyeliminowanie błędów i nieporozumień
Przeniesienie czasochłonnych i nieefektywnych procedur do systemu HRnest pozwoliło firmie na lepszą kontrolę nad procesami HR. Dzięki przejrzystym instrukcjom, wnioski są składane w zaledwie kilka kliknięć, a ewentualne błędy można naprawić w mniej niż 5 minut.
Wdrożenie HRnest umożliwiło nam przyspieszenie procedur HR. Dzięki systemowi pracownik wypełnia przygotowany już w systemie wniosek. Jeśli jednak zdarzy się błąd, mogę go naprawić natychmiast po zalogowaniu się do systemu.
Wojciech Szymański
People and Culture Manager
HRnest zapewnia również dostęp do pełnej historii wniosków. Dzięki temu, gdy pojawiają się wątpliwości dotyczące wykorzystanych dni urlopowych, można łatwo zweryfikować dane. Sprzyja to przejrzystej komunikacji i eliminuje potencjalne nieporozumienia.
Dzięki wglądowi w historię wniosków w HRnest, dokładnie wiem, kto i kiedy zgłaszał urlop. To ogromne ułatwienie dla Działu Kadr, ponieważ nie musimy szukać e-maili ani dokumentów – wszystko znajduje się w systemie.
Wojciech Szymański
People and Culture Manager
Oszczędność czasu i lepszy przepływ informacji
HRnest pomaga utrzymać porządek w codziennych procedurach HR, co znacząco przyspiesza wiele zadań, które tradycyjnie zajmowałyby znacznie więcej czasu. Muehlhan Wind Service może eksportować gotowe raporty z systemu jednym kliknięciem, z możliwością filtrowania według roku, miesiąca, działu, pracownika, rodzaju wniosku czy typu umowy. Uzyskanie potrzebnych danych zajmuje tylko kilka chwil.
System stanowi dla nas ogromne ułatwienie i przyspieszenie procesów. Bez HRnest potrzebowalibyśmy co najmniej jednego dodatkowego pracownika w Dziale Kadr, aby utrzymać obecną efektywność.
Wojciech Szymański
People and Culture Manager
HRnest znacznie poprawia komunikację w całej organizacji. Dział People and Culture ma pełny wgląd w każdy etap akceptacji wniosków. Może dostosować ścieżkę akceptacji do struktury firmy lub poszczególnych działów, a także jednym kliknięciem wysłać przypomnienie do przełożonego, który jeszcze nie podjął decyzji.
Dzięki HRnest nie muszę pisać maili do menedżerów z prośbą o akceptację wniosków. Wystarczy, że wyślę przypomnienie przez system, a często po krótkiej chwili już dostaję powiadomienie o podjęciu działania.
Wojciech Szymański
People and Culture Manager
Podsumowanie efektów
Firma Muehlhan Wind Service poszukiwała rozwiązania, które pozwoliłoby jej usprawnić procesu HR i zminimalizować zużycie papieru. Przy wyborze narzędzia kierowali się również jego intuicyjnością i łatwością użytkowania. Dzięki wdrożeniu HRnest, które trwało zaledwie 1 dzień, firma:
usprawniła komunikację wewnątrz firmy,
wprowadziła funkcjonalny system, dostępny z każdego miejsca,
ma większą kontrolę nad planami urlopowymi i może zarządzać kalendarzem urlopowym,
korzysta z jednego źródła informacji,
ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji aktualizowanych na bieżąco,
zminimalizowała wystąpienia ludzkich błędów i niedomówień,
pozbyła się chaosu komunikacyjnego poprzez stały dostęp do danych,
ograniczyła zużycie papieru.
April 24, 2025
