20%
Oszczędność czasu na ewidencji
40h
Miesięcznie na inne zadania
1 dzień
Pracy Działu Administracji
Nie bój się automatyzacji procesów z HRnest
Opis firmy
Zaufane.pl to narzędzie do pozyskiwania, zarządzania i publikowania opinii produktowych i o sklepie. Wspiera działania marketingowe i pomaga zwiększać sprzedaż dzięki pozytywnym doświadczeniom klientów.
Firma jest jednym z oficjalnych partnerów Google i działa w 26 językach. Umożliwia wyświetlanie złotych gwiazdek w reklamach tekstowych i produktowych zwiększając konwersję i budując zaufanie i wiarygodność.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Zaufane to firma, która precyzyjnie planuje swoje wewnętrzne procesy. W związku z tym od samego początku istnienia spółki podejmowano próby ich automatyzacji.
Sebastian Horoszko, Prezes Zarządu Zaufane.pl, szukał rozwiązania, które pozwoliłoby przedsiębiorstwu odejść od manualnego akceptowania wniosków urlopowych czy wypisywania list obecności. Dokumenty często musiały być fizycznie wysyłane do pracowników, co wydłużało czas oczekiwania na odpowiedź zwrotną i generowało dodatkowe koszty. Firma potrzebowała narzędzia, które zautomatyzuje wewnętrzne procesy HR oraz zniweluje liczbę błędów ludzkich.
Potrzebowaliśmy systemu, który sprostałby naszym oczekiwaniom i wspomógł już istniejące procesy. Gdy tylko otrzymałem dostęp do HRnest, to poczułem, że dzięki temu systemowi możemy ruszyć do przodu.
Sebastian Horoszko
Prezes Zarządu
Wprowadzone rozwiązania
Proste i szybkie wdrożenie
Przed wdrożeniem HRnest, Zaufane skrupulatnie przygotowało swoje procedury dotyczące zarządzania urlopami, ewidencji czasu pracy czy przerw w jej trakcie. Testując system, okazało się, że każdy z zaplanowanych procesów można odwzorować za pomocą funkcji HRnest. Produkt przyjął się tak dobrze wśród zespołu, że nawet podczas zmian spółkowych firma nie rozważała zmiany narzędzia. Ich myśli zajmowały kolejne usprawnienia, w których pomoże im HRnest.
System przyjął się tak pozytywnie, że podczas zmian organizacyjnych nawet nie myśleliśmy o innym narzędziu. Jedyne pytanie, które się pojawiło, to co możemy jeszcze zoptymalizować przy pomocy HRnest. Od początku wiedziałem, że to system, dzięki któremu pójdziemy do przodu.
Sebastian Horoszko
Prezes Zarządu
Z perspektywy szefa wprowadzanie narzędzia wiąże się z czasochłonnym procesem decyzyjnym. Sebastian potrzebował zaledwie kilku dni, aby zdecydować się na HRnest. Natomiast samo wdrożenie podzielił na dwa etapy. Najpierw Zaufane uruchomiło moduł Urlopy, poświęcając około jednego dnia na przygotowanie i import danych. Kolejnym krokiem było wdrożenie modułu Czas Pracy, które zajęło mniej niż cztery godziny.
Tak naprawdę proces podjęcia decyzji zajął nam najwięcej czasu. Wdrożenie systemu przebiegło bardzo sprawnie i nie sprawiło problemów ani administratorom, ani pracownikom. Wprowadzenie modułu Urlopy zajęło nam około 1 dnia, a modułu Czas Pracy około 4 godziny.
Sebastian Horoszko
Prezes Zarządu
Dostęp do systemu z każdego miejsca
Styl pracy szefa organizacji w znacznym stopniu różni się od sposobu pracy pracownika. Sebastian często podróżuje, co w wielu przypadkach uniemożliwia mu bycie w biurze. Konieczność podpisania bądź zaakceptowanie wniosku na miejscu, były trudne do zrealizowania podczas wyjazdów służbowych. HRnest pozwala na dostęp do systemu z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Za pomocą kilku kliknięć możesz zaakceptować wniosek bądź sprawdzić czas pracy, nawet podczas delegacji.
Jako szef, często biorę udział w wielu spotkaniach biznesowych czy wyjazdach służbowych. Dzięki HRnest mogę zdalnie zarządzać firmą. Nie muszę pojawiać się w biurze, aby podpisać wniosek czy listę obecności.
Sebastian Horoszko
Prezes Zarządu
Zaufane.pl stosuje rozproszony styl pracy. Posiada pracowników pracujących całkowicie zdalnie i nie tylko w Polsce, ale także za granicą. W związku z tym proces wysyłania dokumentów i ich zwrotu do siedziby, pochłaniał bardzo dużo czasu i pieniędzy. W HRnest wszystkie potrzebne dane są zawsze pod ręką. Nie trzeba dodatkowo szukać informacji między mailami lub oczekiwać przesyłki.
Wcześniej musiałem odszukiwać wnioski na mailach lub stawiać się w biurze osobiście, aby podpisać dokument, który później jeszcze miał zostać wysłany do pracownika. Teraz robię to za pomocą jednego panelu, co oszczędza mi nie tylko czas, ale także pieniądze.
Sebastian Horoszko
Prezes Zarządu
Elastyczny czas pracy i urlopy cząstkowe
W związku z rozproszonym stylem pracy, firma Zaufane wprowadziła także elastyczny czas pracy. Dzięki HRnest, każda z przepracowanych godzin jest ewidencjonowana w systemie. Pracownik może wpisywać przerwy i nie musi być dostępny przez osiem godzin pod rząd. Pozwala to dopasować osobom zatrudnionym grafik do ich stylu życia, ale także ułatwia administracji rozliczanie godzin.
Wdrożenie HRnest ułatwiło nam wprowadzenie elastycznego czasu pracy. Teraz mamy wgląd do rzeczywistej liczby godzin poświęconych na pracę, co ułatwia mi kontrolę nad planowaniem pracy i rozłożeniem działań w firmie.
Sebastian Horoszko
Prezes Zarządu
HRnest nie tylko ułatwia ewidencję i rejestrację czasu pracy, ale także pozwala w łatwy i szybki sposób rozliczyć wnioski urlopowe. Za pomocą kilku kliknięć możesz zaakceptować lub odrzucić wniosek. Zaufane wprowadziło również urlopy cząstkowe, których manualne rozliczanie było bardzo czasochłonne. Akceptacja wniosku, wyliczanie godzin i ręczne obliczanie limitów urlopowych wymagało zaangażowania kilku osób.
System automatycznie wylicza limity urlopowe i godziny, co jest niezwykle przydatne przy urlopach cząstkowych. Dzięki temu, pracownik może z jednej strony zaopiekować się najważniejszymi zadaniami, a z drugiej właśnie skorzystać z kilku godzin wolnego.
Sebastian Horoszko
Prezes Zarządu
Większa kontrola nad rejestracją czasu pracy
Rejestracja i ewidencja czasu pracy jest jednym z wyzwań każdego pracodawcy. Końcowo, to oni są rozliczani ze wszystkich wymagań formalno-prawnych. Sebastian jako szef, chciał mieć pewność, że wszystkie dane w jego organizacji będą zgodne ze stanem rzeczywistym, a limity pracy zdalnej nie zostaną przekroczone.
Korzystając z HRnest uzyskaliśmy rzetelność i systematykę w ewidencji czasu pracy, ponieważ dane mamy na bieżąco dostępne w systemie. Rejestrujemy wszystko dużo dokładniej, co pozwala zaoszczędzić około 20% czasu przeznaczanego wcześniej na skrupulatne prowadzenie ewidencji.
Sebastian Horoszko
Prezes Zarządu
Organizacja wprowadziła kilka metod rejestracji czasu pracy, które są obsługiwane w HRnest. Większość pracowników korzysta z kodów QR, które wystarczy zeskanować z czytnika, aby udokumentować czas pracy. Firma ma wtedy pewność, że czas wejścia i wyjścia został zarejestrowany zgodnie z czasem rzeczywistym. Dla innych typów umów, takie jak umowa zlecenie czy B2B, Zaufane wykorzystuje metodę Start/Stop, czyli wskazywanie rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Oszczędność czasu i zasobów
Korzystanie z systemu HR jest oszczędnością nie tylko czasu i energii pracodawcy, ale także wszystkich pracowników. Zaufane szacuje, że biorąc pod uwagę wyłącznie osoby zatrudnione, oszczędzają około czterdziestu roboczogodzin w miesiącu. Dodatkowo należy doliczyć czas Działu Administracji, który musiałby poświęcić dodatkowy dzień roboczy na przygotowanie i wysyłkę raportów do zewnętrznych kadr.
Każdy pracownik Zaufane oszczędza około 2 godzin miesięcznie dzięki automatyzacji procesów HR. Dział Administracji oszczędza jeszcze więcej, ponieważ na koniec miesiąca nie musi wszystkiego szukać na mailach i odpowiadać na różnego rodzaju pytania. Po prostu eksportuje gotowy raport.
Sebastian Horoszko
Prezes Zarządu
HRnest to nie tylko oszczędność czasu, ale także pieniędzy. Przygotowanie, wydruk i fizyczna wysyłka dokumentów generowały przedsiębiorstwu dodatkowe koszty. Aktualnie zewnętrzne kadry także mają dostęp do systemu, więc samodzielnie zajmują się eksportem potrzebnych raportów prosto z systemu.
Odkąd wdrożyliśmy HRnest, nie musimy już tracić pieniędzy na comiesięczne wysyłanie raportów do kadr zewnętrznych. Wszystkie potrzebne informacje są dostępne w systemie, a ich eksport to dosłownie parę kliknięć.
Sebastian Horoszko
Prezes Zarządu
Podsumowanie efektów
Zaufane na początku działało z procesami w sposób manualny, co było nieefektywne i czasochłonne. Organizacja szukała systemu, w którym będzie mogła odwzorować swoje wypracowane procedury. Dzięki wdrożeniu HRnest, które trwało zaledwie 1 dzień, firma:
oszczędza 20% czasu na ewidencji czasu pracy,
oszczędza 2 godziny miesięcznie każdemu pracownikowi, co łącznie daje około 40 godzin miesięcznie na inne zadania niż procesy HR,
oszczędza administracji około jednego dnia pracy w miesiącu,
wprowadziła funkcjonalny system, dostępny z każdego miejsca,
ma większą kontrolę nad rejestracją czasu pracy i limitami pracy zdalnej,
zminimalizowała wystąpienia ludzkich błędów i niedomówień ,
korzysta z jednego źródła informacji,
ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji aktualizowanych na bieżąco,
usprawniła model elastycznego czasu pracy i urlopów cząstkowych.
April 29, 2025
