HRnest jako nowy członek zespołu
Opis firmy
ZEME od 2017 roku digitalizuje zarządzanie odpadami. Zapewnia odbiór odpadów, oferuje kompleksowe doradztwo oraz narzędzia cyfrowe.
Rozwiązania ZEME powstały z myślą o sieciach handlowych, centrach logistycznych, przemyśle oraz producentach opakowań miękkich.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
ZEME doskonale zdaje sobie sprawę z konieczności utrzymania porządku w wewnętrznych procesach oraz rzetelności przekazywanych informacji. Zyskuje to na znaczeniu jeszcze bardziej w obliczu dynamicznego rozwoju firmy.
Anna Łowińska, Administration Manager, zajmuje się w firmie wszystkim, co związane z administracją – rozpoczynając od typowych spraw biurowych, jak zarządzanie powierzchnią, dokumentami, sprzętem czy flotą po kontakt z Kancelarią Prawną. Od niedawna koordynuje również współpracę z zewnętrznymi kadrami i tu zauważyła potrzebę zmiany w procesach w tym obszarze.
Dotąd pracownicy wysyłali wnioski urlopowe mailowo, co utrudniało tworzenie podsumowań. ZEME korzystało również z arkuszy kalkulacyjnych do rejestracji czasu pracy, urlopów czy rezerwacji biurek, jednak to narzędzie okazało się nie dość wydajne.
Zwiększająca się liczba pracowników w firmie uświadamiała nam, że stosowany przez nas system wymagał zmiany. Narzędzie, z którego korzystaliśmy nie posiadało możliwości, których zaczęliśmy potrzebować, a jego aktualizacja i poprawa były zbyt czasochłonne. W HRnest wszystkie funkcje mamy gotowe i dostępne za pomocą kilku kliknięć.
Anna Łowińska
Administration Manager
Wprowadzone rozwiązania
Uporządkowanie procesów
Proces składania wniosków urlopowych w firmie ZEME wymagał dyscypliny i wykonania kilku kroków: wysłanie maila do przełożonego i uzyskanie jego akceptu, przekazanie informacji do kadr, wpisanie urlopu w firmowym kalendarzu. W HRnest cały proces ogranicza się do kilku kliknięć. Oszczędza to czas pracowników, minimalizuje ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego i pozwala ujednolicić nazewnictwo wniosków.
Korzystając z systemu wiemy dokładnie, jaki typ wniosku złożył pracownik. Z łatwością możemy rozróżnić czy jest to odbiór dnia wolnego za święto, czy może tzw. opieka nad dzieckiem.
Anna Łowińska
Administration Manager
Przełom roku przyniósł organizacji współpracę z zewnętrzną firmą zajmującą się kadrami i księgowością. Okazało się, że niespójna ewidencja generuje problemy z przekazaniem informacji między firmami. ZEME potrzebowało kompleksowego narzędzia, które umożliwi im bieżący dostęp do konkretnych danych, takich jak pozostały do wykorzystania urlop za poprzedni rok.
W HRnest od razu widzimy dokładną liczbę wykorzystanych i pozostałych dni urlopowych. Pozwala nam to lepiej kontrolować dane i dbać o ich wymianę z zewnętrznym biurem kadrowym.
Integracje z zewnętrznymi systemami
Wcześniej pracownicy ZEME niechętnie podchodzili do nowych narzędzi i aplikacji, które wymagały od nich zbyt wielu czynności. Wprowadzanie zmian w kalendarzach, arkuszach i oddzielne mailowe zgłaszanie urlopu do przełożonego, spotykało się z ich dezaprobatą. Dzięki integracji HRnest z zewnętrznymi systemami wszystkie procedury zostały skrócone i uproszczone.
W HRnest od razu widzimy dokładną liczbę wykorzystanych i pozostałych dni urlopowych. Pozwala nam to lepiej kontrolować dane i dbać o ich wymianę z zewnętrznym biurem kadrowym.
Anna Łowińska
Administration Manager
Integracje z zewnętrznymi systemami pozwoliły pracownikom ZEME połączyć kalendarz firmowy z kalendarzem HRnest. Dzięki temu, wszystkie informacje na temat urlopów i czasu pracy są zaciągane do ogólnego kalendarza prosto z systemu. Jest to nie tylko wygodne dla osób zatrudnionych, ale również oszczędza ich czas.
Pracownicy szczególnie zadowoleni są z funkcji integracji kalendarza urlopów HRnest z firmowym kalendarzem urlopów i nieobecności. Z czasem zaczęliśmy nazywać system “Ernestem” i w ten sposób stał się on kolejnym członkiem naszego zespołu.
Anna Łowińska
Administration Manager
Wsparcie w onboardingu
Przenoszenie danych i onboarding pracowników w systemie HRnest zależny jest od wielkości firmy i wybranych funkcji. Jest to jednak prosty i szybki proces. W przypadku ZEME cała procedura odbyła się w błyskawicznym tempie i zajęła niecałe 4 godziny.
Proces wdrożenia przebiegł bardzo szybko. Podjęliśmy decyzję, że wybieramy HRnest i chwilę później ogłaszałam pracownikom, że zaraz dostaną zaproszenia. Wprowadzenie odpowiednich tabel z danymi, a potem masowe wysłanie maili do użytkowników z hasłami do systemu zajęło mi nie więcej niż 4 godziny.
Anna Łowińska
Administration Manager
Oprócz wsparcia w postaci Działu Supportu, w HRnest są dostępne także inne formy pomocy w onboardingu. Nasi klienci mogą skorzystać z kursów Akademii HRnest, które przeprowadzą ich przez system krok po kroku. Do dyspozycji udostępniamy również Pomoc, która zawiera odpowiedzi na często pojawiające się pytania. Zapewniamy także Samouczki wewnątrz narzędzia. Po rejestracji i zalogowaniu się do systemu na każdej ze stron wyświetlają się wskazówki, jak działać z HRnest.
Bardzo doceniam wsparcie oferowane przez HRnest. Mam stały dostęp do Pomocy, a Samouczki w systemie precyzyjnie prowadziły mnie przez wszystkie etapy poznawania narzędzia. Dział Supportu również jest zawsze gotów rozwiać moje wątpliwości. To kompleksowe wsparcie daje mi poczucie bezpieczeństwa i oszczędziło mi wiele czasu.
Anna Łowińska
Administration Manager
Wszystko w jednym miejscu
W systemie HRnest wszystkie istotne informacje są dostępne z jednego panelu. Użytkownik z łatwością sprawdzi wykorzystanie dni urlopowych, status wystawionych wniosków czy zarejestrowany czas pracy.
Przełożeni mają bieżący dostęp do listy obecnych pracowników oraz informacje o pracownikach pracujących zdalnie. Wszystkie dane są przechowywane zgodnie z najlepszymi standardami bezpieczeństwa, a nieupoważnione osoby nie mają możliwości wprowadzania zmian.
Mam stały dostęp do wszystkich danych na temat urlopów i czasu pracy pracowników. W porównaniu do wcześniej wykorzystywanych rozwiązań HRnest ma wszystkie dane aktualizowane na bieżąco i podane są one w bardzo przejrzystej formie.
Anna Łowińska
Administration Manager
Funkcją systemu przydatną dla wielu przełożonych są Raporty. W narzędziu HRnest użytkownik wyfiltruje potrzebne dane za pomocą kilku kliknięć, a całe zestawienie wyeksportuje do Excela bądź pliku PDF.
Przy rosnącej liczbie osób w zespole bardzo przydają nam się zestawienia tworzone dla całych działów. Dzięki temu manager może efektywnie zarządzać pracą.
Anna Łowińska
Administration Manager
Podsumowanie efektów
Dzięki wdrożeniu HRnest, które trwało mniej niż 4 godziny, firma:
nie poświęca czasu na przygotowanie i przesyłanie raportów do kadr,
zyskała spójność i rzetelność wprowadzanych danych,
zminimalizowała wystąpienia ludzkich błędów i niedomówień,
ma dostęp do każdej informacji w mniej niż minutę ,
poprawiła komunikację poprzez stały dostęp do danych i łatwą administrację informacjami,
pożegnała się z problematycznymi narzędziami i nieuporządkowanymi typami wniosków,
zyskała poczucie bezpieczeństwa i bezpieczeństwo danych ,
wprowadziła wygodny system, dostępny z dowolnego miejsca.
April 28, 2025
