Prosty i intuicyjny system HR
Opis firmy
Cyfrowe.pl Sp. z o.o. to firma działająca od ponad 20 lat w branży e-commerce specjalizująca się w sprzedaży sprzętu foto-video. Oprócz sprzedaży online firma prowadzi 7 salonów stacjonarnych m.in. w Gdańsku, Krakowie, Katowicach, Łodzi, Poznaniu i dwa w Warszawie.
Firma oferuje szeroki asortyment produktów, takich jak aparaty cyfrowe, kamery, obiektywy, drony oraz akcesoria fotograficzne i filmowe. Cyfrowe.pl organizuje warsztaty i szkolenia dla pasjonatów fotografii i filmu, prowadzi wypożyczalnię sprzętu, oraz daje klientom możliwość zakupu sprzętu używanego wraz z opcją pozostawienia własnego sprzętu w rozliczeniu. Firma kładzie duży nacisk na profesjonalne doradztwo oraz kompleksową obsługę klienta, co przyczynia się do jej pozycji jako jednego z wiodących dostawców sprzętu foto-video w Polsce.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Cyfrowe.pl to firma, która lubi automatyzację i usprawnienia w procesach, dlatego od samego początku poszukiwała rozwiązań, które zapewnią zarówno automatyzację, jak i optymalizację procesu.
Anita Turek-Lizakowska, Kierownik Działu Administracji i Kadr, szukała rozwiązania, które pozwoliłoby organizacji zarządzać trzema spółkami z jednego panelu. Wcześniej firma korzystała z narzędzi, które nie tylko były mało elastyczne w kontekście oferowanych rozwiązań, ale także nieintuicyjne dla użytkowników. Jako przedsiębiorstwo silnie skoncentrowane na wygodzie użytkowników, Cyfrowe.pl szukało systemu, który spełni wszystkie ich wymagania, w tym także te związane z użytkowaniem narzędzia.
Nie chcieliśmy, aby przełożeni musieli posiadać kilka różnych loginów i haseł, aby zaakceptować wniosek podległych pracowników. W HRnest wszystko jest dostępne z jednego panelu. Dzięki temu sprawnie zarządzamy urlopami, ewidencjonujemy czas pracy i jesteśmy pewni, że nie przeoczymy żadnej istotnej informacji.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Wprowadzone rozwiązania
Wszystkie spółki w jednym miejscu
W strukturach Cyfrowe.pl są 3 podmioty prawne. Firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoli zarządzać wszystkimi spółkami bez konieczności korzystania z kilku różnych kont administracyjnych. W HRnest wszystkie niezbędne informacje są dostępne z jednego miejsca, a przełożeni nie muszą zmieniać kont w zależności od podmiotu, w którym aktualnie podejmują działania w systemie. Pracownicy całej grupy widzą swoje nieobecności, co jest kluczowe w przepływie informacji i codziennej pracy.
Korzystanie z innych narzędzi utrudniało akceptację wniosków urlopowych, szczególnie kiedy przełożony miał do akceptacji wnioski pracowników zatrudnionych w różnych podmiotach. Obecnie nie mamy tego problemu – jeden login i hasło wystarczą, aby skutecznie zarządzać urlopami i ewidencjonować czas pracy.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Cyfrowe.pl podkreśla także elastyczność systemu HRnest. System umożliwia dostosowanie funkcji narzędzia do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa- co jest niewątpliwie dużym plusem, jeśli w trakcie roku pojawia się taka potrzeba np. dodanie nowych typów nieobecności, nazw działów czy form zatrudnienia. Planowanie obiegu akceptacji wniosków, harmonogramów zajmuje zaledwie klika minut.
W raportach HRnest poprzez opcje filtrowania mamy dostęp do informacji z całej grupy Cyfrowe.pl, co eliminuje konieczność wyodrębniania spółek i ręcznego dopasowywania danych.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Łatwość obsługi systemu już od pierwszego dnia
Pani Anita bez trudu korzystała z systemu już od pierwszego logowania. W HRnest panel organizacji jest na tyle intuicyjny, że umożliwia użytkowanie narzędzia nawet bez czytania instrukcji. Proces migracji danych dla ponad 100 osób zajął około sześciu godzin, włączając w to uzupełnienie limitów urlopowych oraz zaległych urlopów.
Cały proces integracji HRnest sprawił mi ogromną satysfakcję. Pomimo pracy z nowym narzędziem, czułam się w nim bardzo pewnie i swobodnie, a całość zajęła mi nie więcej niż 6 godzin.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Cyfrowe.pl kładzie duży nacisk na potrzeby pracowników. Kiedy tylko pojawiły się sygnały o nieefektywności poprzedniego rozwiązania, firma zdecydowała się na wprowadzenie zmian. System HRnest jest na tyle prosty i intuicyjny, że jego obsługa nie sprawia trudności większej części użytkownikowi. W razie wątpliwości zawsze można skorzystać z Pomocy na stronie internetowej, interaktywnej Akademii HRnest lub wewnętrznych Samouczków w narzędziu.
Przed wyborem narzędzia staliśmy przed wyzwaniem nie tylko automatyzacji procesów, ale również zmniejszenia narastającego zmęczenia pracowników. Ręczne wprowadzanie danych i konieczność zadawania licznych pytań powodowały frustrację wśród zatrudnionych. Dzięki HRnest udało nam się wyeliminować ten problem.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Większa kontrola nad zarządzaniem urlopami i czasem pracy
Przeniesienie nieefektywnych i czasochłonnych procedur do HRnest umożliwiło firmie Cyfrowe.pl uzyskanie lepszej kontroli nad procesami HR. Za pomocą kilku kliknięć mogą złożyć wniosek w narzędziu, a przełożony ma natychmiastowy dostęp do informacji, które nie wymagają manualnego wprowadzania do systemu kadrowego. Dodatkowym plusem są powiadomienia mailowe jakie zarówno pracownik jak i przełożony otrzymuje, kiedy w systemie pojawia się zdarzenie.
Wdrożenie HRnest ułatwiło nam ewidencjonowanie czasu pracy, szczególnie w przypadku nadgodzin. Pracownik nie musi tworzyć dodatkowych zestawień, a kierownik ma pewność, że wszystkie dane wprowadzone do systemu są dokładne i zgodne ze stanem faktycznym.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
W HRnest możesz nie tylko rejestrować i ewidencjonować czas pracy, ale także składać i akceptować wnioski urlopowe w zaledwie trzy kliknięcia. Dzięki kalendarzowi planów urlopowych masz wgląd w obecną sytuację w firmie – możesz sprawdzić, kto i kiedy ma urlop oraz jakie są plany urlopowe pracowników. Cyfrowe.pl ma dostęp do tego widoku dla wszystkich pracowników, co pozwala na lepsze rozplanowanie pracy w najgorętszych okresach.
W HRnest każdy pracownik może sprawdzić swoje saldo urlopowe. Dzięki temu oszczędzam czas zarówno swój, jak i pracowników, ponieważ eliminuje to konieczność zadawania zbędnych pytań. Wszystkie potrzebne informacje są dostępne w panelu.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Porządek w procedurach i integracje zewnętrzne
Styl pracy Pani Anity charakteryzuje się dużą precyzją i skrupulatnością. W rezultacie wiele procesów w firmie Cyfrowe.pl jest starannie rozpisanych w dokumentach wewnętrznych. HRnest pomaga utrzymać porządek w licznych procedurach kadrowych, które firma stosuje na co dzień.
HRnest pozwala na systematyczną i dokładną ewidencję nadgodzin pracowników. Proces, który wcześniej wymagał głównie manualnej pracy, został całkowicie zautomatyzowany. Przyniosło to ulgę nie tylko pracownikom, ale również przełożonym, którzy nie muszą już ręcznie wprowadzać danych do systemu kadrowego.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
W HRnest na szczególną uwagę zasługują gotowe raporty, które ułatwiają podsumowanie danego okresu. Można je filtrować m.in. według roku, miesiąca, działu, danej osoby, rodzaju wniosku czy typu umowy. Dzięki temu przygotowanie zestawień na koniec miesiąca i uzyskanie potrzebnych danych zajmuje tylko kilka chwil.
Dzięki integracji HRnest z Comarch Optima mogę szybko i bezproblemowo importować wszystkie dane niezbędne do naliczenia list płac. System jest na tyle intuicyjny, że nie muszę tracić czasu na czytanie instrukcji, co usprawnia nasze procesy i przyspiesza pracę.
Anita Turek-Lizakowska
Kierownik Działu Administracji i Kadr
Podsumowanie efektów
Firma Cyfrowe.pl poszukiwała rozwiązania, które pozwoliłoby jej jeszcze bardziej usprawnić procesy kadrowe. Przy wyborze narzędzia kierowali się również jego intuicyjnością i łatwością użytkowania. Dzięki wdrożeniu HRnest, które trwało zaledwie 6 godzin, firma:
wprowadziła funkcjonalny system, dostępny z każdego miejsca
ma większą kontrolę nad rejestracją czasu pracy i zarządzaniem urlopami
zminimalizowała wystąpienia ludzkich błędów i niedomówień
korzysta zjednego źródła informacji
ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji aktualizowanych na bieżąco
pozbyła się chaosu komunikacyjnego poprzez stały dostęp do danych
zyskała spójność i rzetelność wprowadzanych danych
pożegnała się z czasochłonnymi dotychczasowymi rozwiązaniami
April 23, 2025
