Włączenie integracji ze Slackiem umożliwia
- Zatwierdzanie i odrzucanie wszystkich wniosków
- Podgląd list nieobecnych
- Podgląd statusów wniosków
- Podgląd listy pracujących zdalnie
- Rejestrację czasu pracy
- Automatyczne powiadomienia
Korzyści z integracji
Integracja systemu HRnest z platformą Slack to nie tylko efektywność, ale także pełna kontrola nad procesami zarządzania personelem.
Akceptacja wniosków urlopowych oraz rejestracja czasu pracy zostaje usprawniona. Podgląd etapu procesu akceptacji wniosków oraz osób nieobecnych, a także pracujących zdalnie jest dostępny bezpośrednio ze Slacka. Dodatkowo, o wszystkich zmianach dostajesz powiadomienie bezpośrednio w komunikatorze.
Dostęp do różnych funkcji integracji zależy od tego, jakie uprawnienia przyznał pracownikowi Dział Kadr. Dzięki temu każdy ma dostęp tylko do tego, co naprawdę potrzebuje i co pasuje do jego roli w firmie. To nie tylko ułatwia pracę, ale też dba o to, żeby ważne procesy były bezpieczne i przeprowadzane zgodnie ze strukturą firmy.
Wystarczy wpisać odpowiednią komendę i korzystać z możliwości bez logowania się do systemu!
Przebieg integracji
Integrację trzeba najpierw uruchomić z poziomu Działu Kadr. W Konfiguracji w zakładce Integracje należy przejść do opcji Slack.
Następnie kliknąć Zmień.
Pojawią się wtedy 2 dodatkowe opcje, które pozwalają Twoim pracownikom na działania opisane poniżej na tej stronie. Jest to akceptacja wniosków przez kierowników oraz rejestracja czasu pracy pracowników.
Teraz każdy pracownik również poprzez wejście w Konfigurację i zakładkę Integracja ze Slackiem uruchomi integrację klikając przycisk Włącz.
Po otwarciu aplikacji Slack wystarczy zalogować się podając swój firmowy mail i klikając zielony przycisk Continue. W kolejnym etapie wystarczy kliknąć Allow, aby zezwolić na wysyłanie wiadomości.
Aby sprawdzić połączenie między aplikacjami pracownik może kliknąć przycisk Wyślij wiadomość tekstową, który znajduje się wewnątrz systemu.
Jeśli wiadomość o treści “Test” pojawi się w komunikatorze Slack od w konwersacji z HRnest to znaczy, że cała integracja przebiegła prawidłowo.
Komendy aktywujące działania
Slack jest narzędziem bardzo przejrzystym oraz intuicyjnym. Po kliknięciu w HRnest znajdziemy 3 zakładki:
- Home – w Home znajdziemy opis dostępnych w Slacku funkcji.
- Messages- w Messages znajdziemy komunikator do wysyłania komend oraz odbierania wiadomości systemowych od bota HRnest.
- About – w About znajdziemy komendy, które uruchamiają akcje dostępne również w systemie HRnest.
Aby uruchomić ich działanie na Slacku wystarczy wysłać wiadomość z odpowiednią komendą. Aktualnie istnieją 3 możliwości:
- /absentlist – Lista osób nieobecnych w czasie najbliższych 7 dni
- /workingremote – lista osób pracujących zdalnie w czasie najbliższych 7 dni
- /tracktime- rejestracja czasu pracy pracownika
Akceptacja wniosku
Już teraz w aplikacji Slack masz możliwość zatwierdzania i odrzucania wszystkich typów wniosków urlopowych. Ponadto, możesz w łatwy sposób śledzić statusy tych wniosków, dzięki czemu cały proces staje się bardziej transparentny.
Gdy wniosek zostanie złożony, osoba odpowiedzialna za jego rozpatrzenie otrzyma powiadomienie. Na Slacku, w wiadomości, wyświetla się informacja dotycząca wystawionego wniosku oraz 3 akcje do wyboru dla przełożonego:
- Zaakceptuj
- Odrzuć
- Szczegóły
Przyciski akcji umożliwiają bezpośrednie rozparzenie wniosku lub podejrzenie jego szczegółów. W przypadku podjęcia decyzji, do pozostałych zaangażowanych osób wysłane zostaną dodatkowe powiadomienia.
Rejestracja czasu pracy
Integracja umożliwia także rejestrowanie czasu pracy. Pracownicy nie musza logować się nawet do systemu HRnest, aby uzupełnić niezbędne dane.
Po wpisaniu komendy /tracktime można zarejestrować czas pracy bądź obecność. Slack odzwierciedla metodę rejestracji, którą pracownik ma ustawioną w systemie. 3 metody rejestracji, które działają w aplikacji Slack to:
- System start/stop
- Wskazywanie godzin
- Wskazywanie obecności
Podgląd osób najbliższych 7 dni
W komunikatorze Slack, możesz także podejrzeć listę nieobecnych pracowników oraz pracujących zdalnie, co pomaga w planowaniu zadań i zarządzaniu zespołem.
Na Slacku po wpisaniu oraz wysłaniu komendy /absentlist możesz uzyskać podgląd osób nieobecnych, natomiast wpisując /workingremote osób pracujących zdalnie. Jest to odpowiednik sekcji Najbliższe 7 dni z systemu.
Będąc zalogowanym na koncie Działu Kadr, możesz ustawić preferencje dotyczące możliwości podglądu działu, bądź innych pracowników.
Należy wejść w Konfigurację, a następne w zakładce Urlopy wybrać opcję Lista osób nieobecnych.
Lista pojawiająca się na Slacku jest adekwatna do wybranych w systemie opcji.
Znajdujący się na końcu przycisk Kalendarz nieobecności kieruje bezpośrednio do Kalendarza w Urlopach.
Automatyczne powiadomienia
Dzięki automatycznym powiadomieniom, nie przegapisz ważnych terminów ani zmian w procesach HR, co sprawia, że cały proces zarządzania personelem staje się bardziej efektywny i przejrzysty. Wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco informowani o istotnych wydarzeniach i ostatnich zmianach.
Automatyczne powiadomienia pozwalają również na szybką reakcję na nagłe zmiany, co wpływa na elastyczność i efektywność zespołu. Otrzymywanie ważnych informacje bezpośrednio na Slacku eliminuje konieczność ciągłego sprawdzania e-maili czy logowania się do systemu.
To udogodnienie pomaga zespołom HR i pracownikom utrzymać spójność i przejrzystość w komunikacji, co prowadzi do bardziej sprawnego zarządzania personelem i zwiększa produktywność całej organizacji.
FAQ
Czy można zmienić język na Slacku?
Treści wiadomości oraz danych mogą być wyświetlane w 2 językach: polskim bądź angielskim. Język, który jest ustawiony w systemie HRnest działa również w aplikacji Slack. Komendy uruchamiające akcję na Slacku działają jedynie w języku angielskim. Wszystkie komendy znajdziesz również w zakładce About.
Jak włączyć podgląd najbliższych 7 dni dla pracowników?
Ta funkcja odzwierciedla uprawnienia ustawione w systemie. Aby skonfigurować widoczność najbliższych 7 dni dla pracowników należy z konta Działu Kadr wejść w konfigurację. W module Urlopy wybrać Lista osób nieobecnych i zmienić ustawienia zależnie od własnych preferencji.
Jak wyłączyć powiadomienia na Slacku?
Zaloguj się do swojego konta i przejdź do Konfiguracji, która znajduje się na dole, w lewym menu. W zakładce Integracja ze Slackiem kliknij przycisk Wyłącz.
