Miej kontrolę nad faktycznym czasem pracy w swojej firmie
Opis firmy
e-Packman Sp. z o.o. działa w Polsce od 2015 roku. Na początku firma świadczyła usługi doradztwa, analiz i zarządzania projektami z zakresu logistyki. W 2018 roku rozwinęła działalność i od tego momentu świadczy kompleksowe usługi fulfillmentowe.
Firma zajmuje się kompleksowym procesem realizacji zamówień, który obejmuje przechowywanie, kompletację, pakowanie oraz dostawę produktów w e-commerce i B2B do odbiorców końcowych.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
e-Packman to firma, która intensywnie się rozwija, a jej usługi fulfillmentowe cieszą się rosnącą popularnością. W związku z tym przedsiębiorstwo aktywnie poszukuje rozwiązań wspierających automatyzację i optymalizację procesów.
Jak podkreśla założyciel i prezes, Łukasz Gwiazdowski, każda szansa na usprawnienie działań jest niezwykle cenna. Na początku ręczne weryfikowanie list z ewidencją czasu pracy zajmowało cały dzień roboczy 1 osobie i często było obarczone błędami lub niejasnościami. Właśnie wtedy Agata, odpowiedzialna za administrację i HR, wraz z kierownikiem magazynu – Przemkiem, uznali, że konieczna jest automatyzacja oraz wdrożenie narzędzia, które ułatwi codzienne zadania związane z ewidencją czasu pracy czy nieobecnościami. Tak zapadła decyzja o wyborze HRnest.
Szybki rozwój firmy oraz intensywne okresy pracy w logistyce uświadomiły nam potrzebę wsparcia administracyjnego. Wprowadzenie HRnest okazało się przełomem, znacząco usprawniającym nasze działania.
Łukasz Gwiazdowski
Założyciel i Prezes Zarządu
Wprowadzone rozwiązania
Rejestracja czasu pracy na magazynie za pomocą Kodów QR
HRnest usprawnia procesy HR niezależnie od branży, w której działa firma. W przypadku e-Packman system jest wykorzystywany głównie w pracy magazynowej. Pracownicy korzystają z kodów QR, aby szybko i precyzyjnie rejestrować swój rzeczywisty czas pracy.
Pracownik skanuje kod QR przy wejściu do magazynu, automatycznie rozpoczynając rejestrację czasu pracy. Dzięki HRnest nasz zespół został odciążony od ręcznego wypełniania dokumentów, co pozwala skupić się na innych zadaniach.
Łukasz Gwiazdowski
Założyciel i Prezes Zarządu
Przeniesienie procesu rejestracji do systemu online znacząco ułatwiło życie nie tylko pracownikom, ale również kierownikowi magazynu. Wcześniej to on, wspólnie z Agatą, zajmował się weryfikacją i porządkowaniem danych związanych z czasem pracy. Teraz, dzięki automatyzacji, ma więcej czasu na koordynowanie pracy magazynu i dbanie o jej płynność.
Od wdrożenia HRnest kierownik magazynu może w pełni skupić się na organizacji i zarządzaniu zespołem. Bez konieczności angażowania się w formalności związane z rejestracją czasu pracy. Wszystko jest dostępne w systemie.
Łukasz Gwiazdowski
Założyciel i Prezes Zarządu
Wyeliminowanie oszustw przy rejestracji czasu pracy
e-Packman to firma rodzinna, w której większość pracowników jest zatrudniana z polecenia, co od początku buduje wysoki poziom zaufania. Niemniej, dokładne rozliczanie czasu pracy jest niezbędne, niezależnie od relacji panujących w zespole. Po wdrożeniu systemu HRnest okazało się, że kilka osób zatrudnionych nadużywało tego zaufania. Dzięki wprowadzeniu Kodów QR Łukasz dowiedział się, że niektórzy pracownicy nieuczciwe rozliczają swój czas pracy – rozpoczynając ją dużo później niż deklarowali.
System kodów QR pomógł wyeliminować nieuczciwość w rejestracji czasu pracy już po 1 miesiącu od wdrożenia. Teraz mam pewność, że moi pracownicy podchodzą do swoich obowiązków w sposób rzetelny i uczciwy.
Łukasz Gwiazdowski
Założyciel i Prezes Zarządu
Wprowadzenie HRnest zapewniło firmie stały dostęp do wszystkich danych, gwarantując ich spójność i wiarygodność. Wcześniej papierowa forma procesu często prowadziła do problemów. Nieczytelne zapisy, błędy i trudności z weryfikacją autentyczności danych były na porządku dziennym. Przepisanie danych by przekazać je Księgowości do rozliczenia wypłat było bardzo uciążliwe. Teraz wszystkie informacje są dostępne automatycznie, co eliminuje jakiekolwiek wątpliwości dotyczące ich prawdziwości.
HRnest pozwala nam mieć pewność, że dane są prawidłowe i spójne. Wystarczy kilka kliknięć, aby szybko odnaleźć potrzebne informacje, które zawsze odpowiadają rzeczywistości.
Łukasz Gwiazdowski
Założyciel i Prezes Zarządu
Obsługa wszystkich umów i porządek w administracji
HRnest obsługuje wszystkie typy umów, co pozwala e-Packman skutecznie zarządzać administracją również w przypadku pracowników zatrudnionych na innych zasadach niż umowa o pracę. System dostosowuje się do potrzeb firmy, przenosząc dotychczasowe procesy do wygodnej formy online.
W HRnest obsługujemy pracowników na wszystkich typach umów. Dzięki temu mamy dostęp do wszystkich informacji z jednego miejsca, co zdecydowanie ułatwia nam pracę administracyjną.
Łukasz Gwiazdowski
Założyciel i Prezes Zarządu
Początkowo ewidencja czasu pracy w e-Packman była prowadzona ręcznie. Agata poświęcała jeden dzień w miesiącu na przepisywanie danych do Excela, ich weryfikację i przygotowanie podsumowań do księgowości. Często przy wsparciu kierownika magazynu. Obecnie cały proces został uproszczony. Podsumowania są generowane w systemie i eksportowane w zaledwie kilka kliknięć. Przez 18 miesięcy korzystania z HRnest firma zyskała nie tylko porządek w dokumentach, ale również znaczną oszczędność czasu i zasobów więc planuje korzystanie z kolejnych usług dostępnych w HRnest związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej typu: ewidencja umów, szkoleń, ubrań BHP, przekazanego sprzętu.
Agata oszczędza około 8 godzin miesięcznie, które może przeznaczyć na inne zadania, a od wdrożenia HRnest firma zaoszczędziła ponad 5 000 złotych tylko na przygotowaniu miesięcznych raportów.
Łukasz Gwiazdowski
Założyciel i Prezes Zarządu
Podsumowanie efektów
e-Packman, zmieniając stosy papierowych list na HRnest, zyskał:
brak nieścisłości w rejestracji czasu pracy,
spójność i rzetelność wprowadzanych danych,
jednego źródła informacji,
dostęp do gotowych raportów,
system dopasowany do swoich wewnętrznych procesów HR,
funkcjonalny system, dostępny z każdego miejsca,
minimalizację ludzkich błędów i niedomówień,
dostęp do wszystkich potrzebnych informacji aktualizowanych na bieżąco.
April 28, 2025
