- Delegacje
- Rozliczanie podróży
- Aktualny kurs NBP
Delegacja bez Excela, bez zgadywania, bez błędów.
Twórz i rozlicz delegacje online – raz, a dobrze. Zgodnie z przepisami, bez papierów, bez ręcznego klikania.
Capterra 4,8 ★★★★★ 100 000 użytkowników
Od lat pomagamy firmom usprawniać procesy HR
PWS bez papierów
Twórz elektroniczne polecenia wyjazdu – szybko, zgodnie z przepisami i bez drukowania.
Diety? Liczą się same
System przeliczy wszystko: kursy, posiłki, ryczałty – Ty tylko zatwierdzasz.
Jedno miejsce, cała delegacja
Faktury, rachunki, załączniki – wszystko zebrane w jednym formularzu.
Obieg, który ogarnia się sam
Automatyczna ścieżka akceptacji – bez przypominania i dopytywania.
Szukasz? Masz.
Po nazwisku, dacie, statusie – znajdziesz każdą delegację bez klikania po omacku.
Bez HRnest
Z HRnest
- Wyjazd służbowy
- PWS
Elektroniczne polecenia wyjazdu służbowego
Wystaw PWS online – dla delegacji krajowych i zagranicznych. Środek transportu, cel, zaliczka? Klikasz i masz.
System poprowadzi Cię za rękę – bez skomplikowanych formularzy, bez drukowania. Po prostu wybierasz, kto jedzie, gdzie i po co.
Możesz dodać delegację bezkosztową, zaznaczyć czy wraca tego samego dnia, ustawić sposób rozliczenia. Szybko, czytelnie i zgodnie z przepisami.
Dopasuj rejestrację czasu pracy do swojej firmy
Sprawdź, co możesz usprawnić z HRnest.
- Usprawnione rozliczenia
Automatyczne przeliczanie kosztów
System sam oblicza diety (wliczając szpitale i posiłki), ryczałty, kursy NBP i faktury. Bez pomyłek i ręcznych wprowadzeń.
Zapomnij o arkuszach i kombinowaniu z kalkulatorem. HRnest wie, kiedy i ile się należy – nawet jeśli ktoś był w szpitalu, zjadł trzy posiłki albo wracał przez trzy kraje. Wszystko liczone zgodnie z aktualnymi stawkami i przepisami. Ty tylko zatwierdzasz.
- Wsparcie rozliczeń
Pełne rozliczenie delegacji
Zaliczki, rachunki, komentarze, załączniki – rozlicz wszystko w jednym miejscu. Bez bałaganu. Masz wszystko pod ręką: koszty noclegów, faktury za paliwo, przejazdy, diety, rachunki. Dodajesz dokumenty, dopisujesz uwagi, system sam sprawdza, co się zgadza. Jeden formularz – zero maili, excelowych tabelek i niepotrzebnych nerwów.
- Dokumenty online
Obieg dokumentów online
Delegacja krąży po firmie jak trzeba – pracownik, kierownik, kadry. Cały proces z historią zatwierdzeń. Nie musisz już gonić nikogo o podpisy. Każdy wie, kiedy przyszła jego kolej – powiadomienia, statusy, komentarze. Możesz ustawić własną ścieżkę akceptacji albo skorzystać z gotowego schematu. A wszystko zapisane w historii – czarno na białym.
- Usprawniona rejestracja czasu
Rejestracja czasu pracy w delegacji
Pracownik wrócił z delegacji o 23:15? System na podstawie danych z wniosku to odnotuje – dokładnie, z podziałem na dni i godziny.
Rejestracja czasu pracy w delegacji w HRnest działa automatycznie, jeśli wskazano daty i godziny wyjazdu oraz powrotu. Taki czas możesz wykorzystać do ewidencji pracy, rozliczeń z klientami czy raportowania projektowego. Wszystko działa bez konieczności logowania się z biura – także w aplikacji mobilnej lub z użyciem kodów QR.
- Dostęp do danych
Raporty i zestawienia
Po osobach, działach, typach delegacji. Potrzebujesz? Eksportujesz. Szukasz raportu dla księgowości? A może dla kierownika działu? Klik i masz. HRnest generuje zestawienia kosztów, typów delegacji, liczby wyjazdów – jak chcesz i kiedy chcesz. A jeśli lubisz Excela, to też się dogadacie – eksport jest gotowy od ręki.
- Usprawnione przeszukiwanie
Wyszukiwanie i filtrowanie
Wszystkie rozliczenia pod ręką. Szukasz po dacie, pracowniku, statusie – masz. Nie pamiętasz, kiedy ktoś był na wyjeździe? Albo nie wiesz, czy delegacja została zatwierdzona? Wpisz, co wiesz, a system znajdzie resztę. Filtrowanie działa szybko, przeszukiwanie jeszcze szybciej. Nie trzeba kopać w papierach ani przeglądać folderów.
- Historia działań
Transparentność działań
Wiesz, kto, co i kiedy. Zero wątpliwości, pełna kontrola. Zmieniono datę? Dodano komentarz? Delegacja została cofnięta? Masz pełną historię operacji – kto kliknął, co edytował i kiedy to zrobił. Wszystko jasno pokazane. Działy kadr i kierownicy nie muszą zgadywać, co się stało – po prostu sprawdzają.
- Dostep do danych
Eksport i integracje
Excel, Symfonia, SAP, Comarch – dane lecą tam, gdzie trzeba. Masz też API i Slacka. Dane z HRnest nie zostają w systemie – bez problemu zintegrujesz je z księgowością, kadrami czy narzędziami do raportowania. Eksporty do Excela? Są. Integracje z ERP? Są. Automatyczne powiadomienia na Slacku? Jasne. Ty wybierasz, co i gdzie.
Więcej możliwości, więcej czasu.
W HRnest bardzo dużym plusem jest to, że wszystko się ze sobą łączy. Jak wypisuję polecenie wyjazdu służbowego, to ono ma swój numer i gdy robię rozliczenie, to polecenie jest automatycznie połączone z tym rozliczeniem. Dzięki temu od razu wszystko widać – czy była zaliczka, w jakiej wysokości, odkąd, dokąd, w jakim celu była to podróż służbowa, czy delegacja została już rozliczona czy nie. To wszystko odbywa się na zasadzie jednego formularza, dzięki czemu jest czytelne dla pracownika, przełożonego i kadrowej.
Poprzedni system nie nadążał za naszym rozwojem, co wiązało się z wieloma ograniczeniami. Dlatego zaczęliśmy poszukiwania nowego systemu. HRnest zapewnia nam obsługę nie tylko delegacji, ale również urlopów i dokumentów pracowniczych.
Sumując dokumentację delegacji i wniosków urlopowych drukowalibyśmy około 40 kartek miesięcznie. Wliczając pozostałe procesy, na pewno byłoby ich znacznie więcej. Oszczędzamy na zasobach, ale także zyskujemy większy porządek w papierach.
Szybkie i łatwe zarządzanie czasem pracy.
Pomocne funkcje HRnest
- Samouczek
- Wprowadzenie
Akademia HRnest. Ogarnij HR raz, a dobrze.
Krótko, konkretnie i bez coachingu. Nasze darmowe kursy pokażą Ci, jak uporządkować urlopy, czas pracy i delegacje. Uczysz się wtedy, kiedy masz czas. I tylko tego, co się przydaje.
FAQ
Jak działa automatyczne przeliczanie kosztów delegacji?
System sam liczy diety, kursy, kilometrówki i ryczałty – zgodnie z przepisami.
Czy mogę rozliczyć delegację na telefonie?
Jasne. Wersja mobilna daje Ci dostęp do PWS i pełnego rozliczenia.
Jak wygląda proces akceptacji rozliczeń?
Pracownik przesyła rozliczenie, które trafia do wskazanej osoby – np. kierownika lub działu kadr. Po zatwierdzeniu dokument trafia do archiwum, a wszystkie etapy są zapisane w historii.
Czy obsługujecie delegacje zagraniczne?
Tak. Wybierasz kraj, resztę – kursy, diety – system ogarnia sam.
Czy dane można zintegrować z systemem księgowym?
Czas pracy zarejestrowany w delegacji można wyeksportować do programów kadrowo-płacowych.