Jak firma radziła sobie wcześniej?
XTrack Sp. z o.o. jest organizacją, która świetnie zdaje sobie sprawę z potrzeby porządku i harmonii w procesach HR. Szczególnie na etapie rozwoju firmy i zwiększającej się liczby pracowników.
Martyna Nadratowska, Kierownik Działu Usług Wspólnych, zarządza działaniami wspierającymi wszystkie działy wewnętrzne. W związku z tym chciała ujednolicić procesy HR w przedsiębiorstwie. Wcześniej każdy dział indywidualnie dobierał sobie narzędzie odpowiadające ich potrzebom. Do wniosków urlopowych wykorzystywano Excele, pliki PDF i przesyłanie maili do wyznaczonej osoby. Rozdrobnienie tych czynności było bardzo nieefektywne i sprawiało wiele problemów, przede wszystkim błędy w podsumowaniach czasu pracy.
Nasze metody zarządzania procesami HR były totalnie nieefektywne i problematyczne. Pracownicy frustrowali się ilością czasu, którą muszą poświęcić na weryfikację informacji. Ja traciłam kolejne godziny na przygotowanie odpowiednich zestawień i podsumowań. Aktualnie mając wszystkie dane w HRnest, oszczędzamy około 30 godzin miesięcznie.
Poprawa efektywności
Współpracujące z firmą XTrack kadry zwróciły uwagę na konieczność ujednolicenia procesów HR w organizacji. Przedsiębiorstwo potrzebowało narzędzia, które kompleksowo zajmie się urlopami, rejestracją czasu pracy, delegacjami i kartoteką. W trakcie poszukiwań odpowiedniego systemu, firmie polecono wypróbowanie HRnest.
Szukając systemu mieliśmy zdefiniowane wymagania. Podczas prezentacji narzędzia zadawaliśmy konkretne pytania – o wnioski urlopowe, rozliczanie delegacji czy ewidencjonowanie zasobów firmy. Od pani Marty dostaliśmy odpowiedź na wszystko, czego potrzebowaliśmy.
Zarządzanie i zbieranie informacji z każdego działu powodowało wiele komplikacji. W HRnest wszystko znajduje się w jednym miejscu. Pracownik nie gubi się w niezliczonej ilości plików i nie poświęca na to wiele czasu. Wystarczy kilka kliknięć, aby zarejestrował czas pracy czy złożył wniosek urlopowy.
Oszczędność czasu jest znacząca. Wcześniej na samą ewidencję czasu pracy musiałam poświęcać około 2 dni miesięcznie. W tym momencie zajmuje mi to pół dnia. To aż 75% zyskanego czasu.
Większa kontrola
System HRnest pozwala na dostęp do bieżących informacji. Przełożeni i pracownicy widzą kto i kiedy ma urlop, jaki jest stan jego limitu urlopowego czy kto pracuje zdalnie. Osoby zatrudnione z łatwością mogą wskazywać godziny pracy oraz przypisywać je do konkretnych projektów wraz z poświęconym na nie czasem. Jest to funkcja, która szczególnie przydaje się firmie XTrack, która rozlicza projekty finansowane z funduszy unijnych.
W związku z tym, że bierzemy udział w kilku projektach unijnych, skrupulatne rozliczanie czasu pracy jest dla nas bardzo ważne. Dzięki HRnest pracownik może od razu zaznaczyć, ile czasu przeznaczył na pracę przy tym projekcie i wskazać datę wykonania. Jest to dla nas duże ułatwienie, bo później eksportujemy tylko Excela lub PDF i całe zestawienie mamy gotowe.
HRnest ułatwia także zarządzanie zasobami w firmie. Sprawdza się to nie tylko w celu utrzymania porządku, ale również w przypadku spełnienia warunków różnych norm, w tym ISO. Przygotowanie odpowiedniego zestawienia powierzonego mienia pracownikom jest bardzo proste. Po wpisaniu i uaktualnieniu rzeczywistego stanu zasobów takie zestawienie tworzy się za pomocą jednego kliknięcia.
Aktualnie mamy wdrożone kilka norm, w tym normę ISO, w związku z czym potrzebujemy odpowiednich zestawień zasobów naszych pracowników. Bazowanie na ankietach czy kolejnych Excelach było bardzo uciążliwe. W HRnest wszystko mamy dostępne z jednego panelu.
Poskromienie chaosu komunikacyjnego
Rozdrobnienie wszystkich procesów HR sprawiało, że bieżące informacje często zawierały błędy lub niedopowiedzenia. Obliczenia kadr nie zgadzały się z danymi w Excelach. Pracownicy nie mieli czasu i chęci weryfikować wszystkich wprowadzonych informacji. Pojawiały się problemy komunikacyjne, które powodowały pewną frustrację u pracowników.
Wdrożenie systemu HRnest pomogło pozbyć się nam chaosu komunikacyjnego, którego przyczyną był między innymi brak ujednolicenia procesów HR między działami.
Komunikację w zespole ułatwia również możliwość włączania powiadomień, które ustawiane są w systemie. Dzięki przypomnieniom o szkoleniach BHP czy wygasających badaniach lekarskich, żaden ważny termin nie jest pomijany. Pracownik dostaje informację z odpowiednim wyprzedzeniem, że zbliża się czas odnowy tych dokumentów.
Teraz powiadomienia nie muszą lądować na kanele ogólnym, a przychodzą do pracowników w postaci maila. Mamy pewność, że wszyscy je otrzymali i mają możliwość zapoznania się z nimi.
Proste rozliczanie delegacji
Firma XTrack posiada pracowników będących w częstych delegacjach, przez co rozliczanie wyjazdów służbowych jest stałym elementem pracy działu Usług Wspólnych. W HRnest zarówno pracodawca, jak i pracownik mają ciągły dostęp do wszystkich informacji. Oszczędza to wielu pytań, ponieważ rozliczenie jest czytelnie przedstawione w narzędziu.
Funkcje delegacji w HRnest są nawet czymś więcej niż oczekiwaliśmy. Automatycznie łączenie Poleceń Wyjazdów Służbowych z rozliczeniem i dostęp do bieżących informacji to duże usprawnienie dla wszystkich pracowników.
Wystawianie dużej ilości delegacji miesięcznie poprzez system online wiąże się także z oszczędnością zasobów. XTrack na samych wnioskach urlopowych i delegacjach oszczędza co najmniej 40 kartek miesięcznie. Suma ta wzrasta wraz z doliczaniem kolejnych dokumentów, takich jak podsumowania czy ewidencja czasu pracy.
Sumując dokumentację delegacji i wniosków urlopowych drukowalibyśmy około 40 kartek miesięcznie. Wliczając pozostałe procesy, na pewno byłoby ich znacznie więcej. Oszczędzamy na zasobach, ale także zyskujemy większy porządek w papierach.
Wszystko w jednym miejscu
Firma XTrack przeniosła informacje zbierane w wielu różnych plikach i miejscach do naszego systemu. Pozwoliło to na poprawę komunikacji wewnętrznej, a także usprawnienie zarządzania tymi informacjami.
Całe wdrożenie systemu i przedstawienie go pracownikom zajęło nam około 3 dni. Pracownicy byli zadowoleni z przeniesienia wszystkiego w jedno miejsce.
Z HRnest każdy ma dostęp do swoich przepracowanych godzin, limitów urlopowych czy dokumentów, z którymi musi się zapoznać. Nie giną one w odmętach Excela czy maila. Pozwala to także uniknąć wielu pytań i zbędnych niedomówień między działami.
Ciągłe pytania o urlopy, limity czy godziny wydłużały naszą pracę. Teraz za pomocą HRnest każdy ma dostęp do wszystkich potrzebnych mu informacji i możemy poświęcać czas na inne obowiązki.
XTrack, jak wiele organizacji, korzystał z nieczytelnych plików i tabel Exceli udostępnianych między działami, co wywoływało chaos w danych i problemy z komunikacją wewnętrzną. Dzięki wdrożeniu HRnest, które trwało zaledwie 2 dni, firma:
