- Dokumenty
- Zgodność z RODO
- Wnioski pracownicze
Przechowywanie
dokumentów pracowników.
Koniec z segregatorami i chaosem w plikach. Wszystko bezpiecznie, przejrzyście i dostępne z każdego miejsca.
Capterra 4,8 ★★★★★ 100 000 użytkowników
Od lat pomagamy firmom usprawniać procesy HR.
Załączniki i zapoznanie się
Dodawaj pliki dokumentów i zbieraj potwierdzenia zapoznania się od pracowników.
Bez HRnest
Z HRnest
- RODO
- Bezpieczny dostęp
Zgodność z RODO i bezpieczeństwo danych
System spełnia wymogi RODO i działa na bezpiecznych serwerach Microsoft Azure. Masz pełną kontrolę nad tym, kto widzi jakie dokumenty. Wszystkie działania są rejestrowane, a dane – szyfrowane i automatycznie archiwizowane.
Dopasuj rejestrację czasu pracy do swojej firmy
Sprawdź, co możesz usprawnić z HRnest.
- Jedno źródło danych
Dokumentacja pracowników w jednym miejscu
Umowy, badania lekarskie, szkolenia, zasoby i kompetencje – wszystko przechowywane cyfrowo w jednym systemie. Przypisuj dokumenty do pracowników, filtruj po dowolnych kryteriach, eksportuj do Excela. Koniec z segregatorami, chaos znika.
- Zarządzanie dostępami
Pełna kontrola dostępu do dokumentów
Decydujesz, kto co widzi – czy to pracownik, przełożony czy dział kadr. Możesz przypisywać dokumenty do osób, działów lub całej organizacji. Uprawnienia ustawiasz raz, a system pilnuje reszty. Żadnych przypadkowych dostępów.
- Powiadomienia
Automatyczne przypomnienia o ważnych terminach
Zbliża się koniec badania lekarskiego albo umowy? HRnest przypomni wcześniej. Ustawiasz własne alerty i masz pewność, że nic nie przegapisz – ani Ty, ani pracownicy. Jeden system, zero stresu.
- Potwierdzanie dokumentów
Załączniki i potwierdzenia zapoznania się
Dodajesz załączniki bezpośrednio do dokumentów – np. umowy, regulaminy czy instrukcje. Pracownik otwiera plik i potwierdza zapoznanie się jednym kliknięciem. To prostszy obieg dokumentów i sprawniejszy onboarding bez papierów i mailowych przypomnień.
- Integracje z programami K-P
Integracja z programami kadrowo-płacowymi bez przepisywania
Eksportuj dane i dokumenty do Excela, CSV, PDF lub bezpośrednio do systemów kadrowo-płacowych. Oszczędzasz czas, eliminujesz błędy i nie tracisz nerwów na ręczne klepanie danych. HRnest robi to za Ciebie.
- Panele online
Dokumentacja pracowników w jednym miejscu
Umowy, badania lekarskie, szkolenia, zasoby i kompetencje – wszystko przechowywane cyfrowo w jednym systemie. Przypisuj dokumenty do pracowników, filtruj po dowolnych kryteriach, eksportuj do Excela. Koniec z segregatorami, chaos znika.
- Planowanie pracy
Pełna kontrola dostępu do dokumentów
Decydujesz, kto co widzi – czy to pracownik, przełożony czy dział kadr. Możesz przypisywać dokumenty do osób, działów lub całej organizacji. Uprawnienia ustawiasz raz, a system pilnuje reszty. Żadnych przypadkowych dostępów.
- Ewidencja i raporty
Automatyczne przypomnienia o ważnych terminach
Zbliża się koniec badania lekarskiego albo umowy? HRnest przypomni wcześniej. Ustawiasz własne alerty i masz pewność, że nic nie przegapisz – ani Ty, ani pracownicy. Jeden system, zero stresu.
- Planowanie pracy
Historia zmian i potwierdzenia zapoznania się
Każda zmiana dokumentu – dodanie, edycja, usunięcie – jest zapisana. Pracownicy mogą jednym kliknięciem potwierdzić, że zapoznali się z dokumentem. Masz pełną historię działań i porządek gotowy na każdy audyt.
- Ewidencja i raporty
Integracja z programami kadrowo-płacowymi bez przepisywania
Eksportuj dane i dokumenty do Excela, CSV, PDF lub bezpośrednio do systemów kadrowo-płacowych. Oszczędzasz czas, eliminujesz błędy i nie tracisz nerwów na ręczne klepanie danych. HRnest robi to za Ciebie.
Więcej możliwości, więcej czasu.
System HRnest rozwijał się razem z nami – od ręcznego uzupełniania Excela do centralnego miejsca, gdzie mamy wszystkie dane kadrowe i dokumenty pracowników pod ręką.
[HRnest] zdecydowanie pomaga nam zarządzać sprawami kadrowymi – nie muszę się zastanawiać, gdzie są umowy, aneksy czy inne dokumenty, bo wszystko mamy online.
Teraz wszystko dzieje się automatycznie – nie musimy już ręcznie segregować dokumentów czy śledzić, kto i co złożył. System robi to za nas.
Szybkie i łatwe zarządzanie czasem pracy.
Pomocne funkcje HRnest
- Samouczek
- Wprowadzenie
Akademia HRnest. Ogarnij HR raz, a dobrze.
Krótko, konkretnie i bez coachingu. Nasze darmowe kursy pokażą Ci, jak uporządkować urlopy, czas pracy i delegacje. Uczysz się wtedy, kiedy masz czas. I tylko tego, co się przydaje.
FAQ
Jak przechowywać dokumenty pracowników zgodnie z przepisami?
Dokumenty pracowników należy przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej, w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO. Systemy online pozwalają spełnić te wymagania i ułatwiają dostęp do dokumentów.
Jakie dokumenty pracowników trzeba archiwizować?
Należy przechowywać m.in. umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia lekarskie, szkolenia BHP, ewidencje czasu pracy, wnioski pracownicze oraz wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty pracownicze?
Zgodnie z polskim prawem, większość dokumentów należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia pracownika. Niektóre dokumenty mogą wymagać dłuższego przechowywania, np. ze względów podatkowych.
Czy można przechowywać dokumenty pracownicze tylko w formie elektronicznej?
Tak, elektroniczne przechowywanie dokumentów pracowniczych jest dopuszczalne, pod warunkiem zapewnienia integralności danych, ich dostępności oraz zgodności z przepisami prawa pracy i RODO.
Jak zabezpieczyć przechowywanie dokumentów pracowników online?
Warto korzystać z rozwiązań chmurowych z certyfikatami bezpieczeństwa, szyfrowaniem danych oraz możliwością nadawania uprawnień dostępu. Ważne są też automatyczne kopie zapasowe i rejestrowanie działań użytkowników.
