- Dokumenty
- Zgodność z RODO
- Wnioski pracownicze
Przechowywanie
dokumentów pracowników.
Koniec z segregatorami i chaosem w plikach. Wszystko bezpiecznie, przejrzyście i dostępne z każdego miejsca.
Capterra 4,8 ★★★★★ 100 000 użytkowników
Od lat pomagamy firmom usprawniać procesy HR
Załączniki i zapoznanie się
Dodawaj pliki dokumentów i zbieraj potwierdzenia zapoznania się od pracowników.
Integracja z programami K-P
Eksportuj dokumenty, dane i terminy bez konieczności ręcznego przepisywania.
Bez HRnest
Z HRnest
- RODO
- Bezpieczny dostęp
Zgodność z RODO i bezpieczeństwo danych
System spełnia wymogi RODO i działa na bezpiecznych serwerach Microsoft Azure. Masz pełną kontrolę nad tym, kto widzi jakie dokumenty. Wszystkie działania są rejestrowane, a dane – szyfrowane i automatycznie archiwizowane.
Dopasuj rejestrację czasu pracy do swojej firmy
Sprawdź, co możesz usprawnić z HRnest.
- Wszystko w jednym miejscu
Dokumentacja pracowników w jednym miejscu
Umowy, badania lekarskie, szkolenia, zasoby i kompetencje – wszystko przechowuj cyfrowo w jednym systemie. Każdy pracownik ma swój profil z kompletem informacji: limity urlopowe, dostępy, uprawnienia i wewnętrzne notatki kadrowe. Przypisuj dokumenty, filtruj po dowolnych kryteriach i eksportuj do Excela. Koniec z segregatorami.
- Bezpieczeństwo online
Pełna kontrola dostępu do dokumentów
Decydujesz, kto co widzi – czy to pracownik, przełożony czy dział kadr. Możesz przypisywać dokumenty do osób, działów lub całej organizacji. Uprawnienia ustawiasz raz, a system pilnuje reszty. Żadnych przypadkowych dostępów.
- Powiadomienia
Automatyczne przypomnienia o ważnych terminach
Zbliża się koniec badania lekarskiego albo umowy? HRnest przypomni wcześniej. Ustawiasz własne alerty i masz pewność, że nic nie przegapisz – ani Ty, ani pracownicy. Jeden system, zero stresu.
- Dostepność danych
Historia zmian i potwierdzenia zapoznania się
Każda zmiana dokumentu – dodanie, edycja, usunięcie – jest zapisana. Pracownicy mogą jednym kliknięciem potwierdzić, że zapoznali się z dokumentem. Masz pełną historię działań i porządek gotowy na każdy audyt.
- Integracja
Integracja z programami kadrowo-płacowymi bez przepisywania
Eksportuj dane i dokumenty do Excela, CSV, PDF lub bezpośrednio do systemów kadrowo-płacowych. Oszczędzasz czas, eliminujesz błędy i nie tracisz nerwów na ręczne klepanie danych. HRnest robi to za Ciebie.
Więcej możliwości, więcej czasu.
Nie chcieliśmy, aby przełożeni musieli posiadać kilka różnych loginów i haseł, aby zaakceptować wniosek podległych pracowników. W HRnest wszystko jest dostępne z jednego panelu. Dzięki temu sprawnie zarządzamy urlopami, ewidencjonujemy czas pracy i jesteśmy pewni, że nie przeoczymy żadnej istotnej informacji.
HRnest zdecydowanie pomaga nam zarządzać sprawami personalnymi. Skończyło się comiesięczne zliczanie wniosków, aktualizowanie Excela, te wszystkie procesy kadrowe zostały usprawnione.
Teraz wszystko dzieje się automatycznie. Przychodzi wniosek, przełożony dostaje maila z powiadomieniem, akceptuje go i system przekazuje informację do kadr. Sytuacja jest jasna i każdy zaangażowany w ten proces na każdym etapie ma dostęp do informacji.
Szybkie i łatwe zarządzanie czasem pracy.
Pomocne funkcje HRnest
- Samouczek
- Wprowadzenie
Akademia HRnest. Ogarnij HR raz, a dobrze.
Krótko, konkretnie i bez coachingu. Nasze darmowe kursy pokażą Ci, jak uporządkować urlopy, czas pracy i delegacje. Uczysz się wtedy, kiedy masz czas. I tylko tego, co się przydaje.
FAQ
Jak przechowywać dokumenty pracowników zgodnie z przepisami?
Dokumenty pracowników należy przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej, w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO. Systemy online pozwalają spełnić te wymagania i ułatwiają dostęp do dokumentów.
Jakie dokumenty pracowników trzeba archiwizować?
Należy przechowywać m.in. umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia lekarskie, szkolenia BHP, ewidencje czasu pracy, wnioski pracownicze oraz wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty pracownicze?
Zgodnie z polskim prawem, większość dokumentów należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia pracownika. Niektóre dokumenty mogą wymagać dłuższego przechowywania, np. ze względów podatkowych.
Czy można przechowywać dokumenty pracownicze tylko w formie elektronicznej?
Tak, elektroniczne przechowywanie dokumentów pracowniczych jest dopuszczalne, pod warunkiem zapewnienia integralności danych, ich dostępności oraz zgodności z przepisami prawa pracy i RODO.
Jak zabezpieczyć przechowywanie dokumentów pracowników online?
Warto korzystać z rozwiązań chmurowych z certyfikatami bezpieczeństwa, szyfrowaniem danych oraz możliwością nadawania uprawnień dostępu. Ważne są też automatyczne kopie zapasowe i rejestrowanie działań użytkowników.