Jak Air-Com zautomatyzował swój HR za pomocą HRnest
Opis firmy
Firma Air-Com Pneumatyka-Automatyka jest wiodącym dystrybutorem komponentów z pneumatyki i automatyki w Polsce z najszerszą ofertą liczącą 700 000 produktów. Spółka od lat zajmuje się dystrybucją wysokiej jakości urządzeń pneumatyki siłowej oraz automatyzuje procesy produkcyjne w przedsiębiorstwach działających w różnorodnych dziedzinach życia.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Przed pojawieniem się HRnest w firmie funkcjonowały wnioski papierowe. By złożyć wniosek urlopowy, najpierw pracownicy kontaktowali się z kadrową, żeby dowiedzieć się, ile mają dni urlopowych. Następnie przełożony po otrzymaniu wniosku urlopowego zgłaszał ten fakt mailowo kadrowej, a ona wprowadzała informację do systemu.
Mimo że staraliśmy się to robić na bieżąco, to z biegiem czasu stawało się to coraz bardziej problematyczne. Ponadto, bardzo ważne było uporządkowanie tego ze względu na pracowników, żeby wiedzieli, ile mają dni urlopowych i nie musieli za każdym razem dzwonić czy pisać maili w tej sprawie. Tak więc integracja była potrzebna.
Paweł Oskroba
Prezes Zarządu
Porządek w firmowej dokumentacji personalnej jest ważny nie tylko dla działów kadr, ale i pracowników. Daje to poczucie, że procesy HR są pod kontrolą, a przełożeni szanują czas swoich pracowników, nie zarzucając ich zbędnymi formalnościami, które spokojnie mogą być zautomatyzowane.
Wprowadzone rozwiązania
Szybkie wdrożenie i można działać
Po przeprowadzonym researchu narzędzi dostępnych w internecie, okazało się, że oferta HRnest była najkorzystniejsza. Samo wdrożenie trwało około tygodnia. Kadrowa pobrała plik, nadała pracownikom identyfikatory i uzupełniła informację o przysługujących i wykorzystanych dniach urlopowych. Kiedy plik był gotowy, każdy z pracowników dostał maila z dostępem do panelu i można było zacząć działać.
Już podczas wdrażania zaimponowało mi, że system jest praktycznie gotowy – w zasadzie wszystko można w nim “wyklikać” samodzielnie.
Paweł Oskroba
Prezes Zarządu
Dodatkowo we wdrażaniu pomocne były przewodniki HRnest przygotowane dla działu kadr i pracowników, które firma na początku pobrała.
Okazały się bardzo przejrzyście skonstruowane – zawarte w nich informacje są logiczne i nie trzeba się zastanawiać, jak coś działa. Przede wszystkim widać, że przez te wszystkie lata funkcjonowania HRnest “przerobił” mnóstwo przypadków i system jest przygotowany na różne sytuacje.
Paweł Oskroba
Prezes Zarządu
SaaS, który daje niezależność
HRnest nie był pierwszą firmową aplikacją, która działa w modelu Saas [Software as a Service – oprogramowanie jako usługa]. Jednak okazał się pierwszą, która dała tak dużą samodzielność w użytkowaniu.
Z mojej dotychczasowej obserwacji wynika, że w przypadku SaaSów rzadko jest tak, że można samodzielnie “wyklikać” jakieś rozwiązanie, tylko trzeba kontaktować się z dostawcą, żeby wprowadzić zmiany. To jest zdecydowanie przewaga HRnest.
Paweł Oskroba
Prezes Zarządu
System HRnest został zaprojektowany z myślą o jak największej niezależności ze strony użytkownika. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, ale i rozbudowanej oraz na bieżąco aktualizowanej zakładce Pomocy, potrzeba kontaktu z supportem jest praktycznie ograniczona do minimum. Jeśli jednak istnieje taka konieczność, zespół obsługi klienta jest dostępny mailowo, pod telefonem i na czacie.
Bezpieczeństwo danych to priorytet
Z uwagi na specyfikę pracy, firmie zależało na tym, żeby narzędzie było w chmurze, żeby można było się zalogować z dowolnego z miejsca i urządzenia.
Przyznam, na początku była pewna obawa w związku z tym, że to nie jest nasz system. Baliśmy się, że jeśli coś się stanie, wszystkie nasze dane przepadną… ale zaufaliśmy i mogę powiedzieć z przekonaniem – wszystko działa bezproblemowo.
Paweł Oskroba
Prezes Zarządu
Dla HRnest bezpieczeństwo danych stanowi najwyższy priorytet. Są one przechowywane na najbezpieczniejszych serwerach – Microsoft® Azure®, zgodnych ze światowymi i branżowymi standardami, w tym RODO. Ponadto, co 24 godziny tworzone są kopie zapasowe wszystkich baz danych i regularnie testowane są procedury przywracania tych kopii.
Różne typy wniosków urlopowych
Firmie zależało na tym, żeby w systemie były dostępne wszelkiego typu wnioski urlopowe definiowane przez kodeks pracy. Teraz pracownicy mają do wyboru około 30 rodzajów najpopularniejszych wniosków w tym m.in. urlop okolicznościowy, bezpłatny, macierzyński, zwolnienie lekarskie, praca z domu, czy urlop szkoleniowy.
Ponadto HRnest pozwala firmom tworzyć własne typy wniosków. W tym momencie klienci mają do dyspozycji ponad 170 różnych rodzajów wniosków urlopowych, z których część mogą dodać samodzielnie, a te bardziej wymyślne dodaje opiekun klienta, a całość zajmuje zaledwie w kilka minut.
Łatwy dostęp do prostych zadań
Firma doceniła z pozoru drobne usprawnienia czy funkcjonalności, jakie oferuje system, w tym wersję mobilną czy sposób rozliczeń.
Na szczególną uwagę zasługuje dobrze zrobiona wersja mobilna, z której pracownicy chętnie korzystają. Ponadto, sam sposób rozliczeń, czyli cena uzależniona od liczby pracowników i opłata abonamentowa, jest bardzo wygodny.
Paweł Oskroba
Prezes Zarządu
Pełna wersja mobilna systemu jest dostępna dla każdego posiadacza smartfonu i nie wymaga instalacji żadnej aplikacji, wystarczy dostęp do przeglądarki. Jeżeli zaś chodzi o płatności, to w systemie HRnest można ich dokonywać rocznie lub kwartalnie. Finalna cena jest uzależniona od ilości wybranych modułów i liczby pracowników.
Automatyczne rozwiązania
W ciągu 3 lat od wdrożenia systemu, z firmy, w której funkcjonowały wnioski papierowe, a pracownicy musieli kontaktować się z kadrową, żeby ustalić liczbę dni wolnych, Air-Com Pneumatyka-Automatyka zmieniła się w pełni zautomatyzowaną HR-owo organizację.
Teraz wszystko dzieje się automatycznie. Przychodzi wniosek, przełożony dostaje maila z powiadomieniem, akceptuje go i system przekazuje informację do kadr. Sytuacja jest jasna i każdy zaangażowany w ten proces na każdym etapie ma dostęp do informacji.
Paweł Oskroba
Prezes Zarządu
A jak po takim czasie użytkowania system ocenia zespół?
Generalnie bardzo dobrze oceniamy system, jego jakość i użyteczność. Od pracowników nie mam żadnych uwag i sam jako szef widzę duże plusy tego rozwiązania. Podsumowując HRnest to narzędzie idealne na naszą skalę.
Paweł Oskroba
Prezes Zarządu
Podsumowanie efektów
Celem AIR-COM było uporządkowanie i przyspieszenie procesów kadrowych, w szczególności obsługi wniosków urlopowych oraz dokumentacji pracowniczej. Dzięki wdrożeniu HRnest firma:
zyskała przejrzystość i porządek w obiegu dokumentów kadrowych,
przyspieszyła realizację wniosków urlopowych, co usprawniło codzienną pracę działu HR,
zyskała szybki dostęp do dokumentów, niezależnie od miejsca i czasu, dzięki pracy w chmurze,
zautomatyzowała komunikację z pracownikami, zmniejszając ilość wiadomości e-mail i rozmów telefonicznych,
odciążyła dział HR, który może teraz skupić się na działaniach wspierających pracowników i ich rozwój.
25/03/2025
