Jak Air-Com zautomatyzował swój HR za pomocą HRnest

Case study

Case Study HRnest Air-com
Air-com logo
Branża
Przemysł/pneumatyka automatyka
Z HRnest od
2019
Liczba kont
70 

Opis firmy

Firma Air-Com Pneumatyka-Automatyka jest wiodącym dystrybutorem komponentów z pneumatyki i automatyki w Polsce z najszerszą ofertą liczącą 700 000 produktów. Spółka od lat zajmuje się dystrybucją wysokiej jakości urządzeń pneumatyki siłowej oraz automatyzuje procesy produkcyjne w przedsiębiorstwach działających w różnorodnych dziedzinach życia.  

Case Study HRnest Air-com Pneumatyka

Jak firma radziła sobie wcześniej? 

Przed pojawieniem się HRnest w firmie funkcjonowały wnioski papierowe. By złożyć wniosek urlopowy, najpierw pracownicy kontaktowali się z kadrową, żeby dowiedzieć się, ile mają dni urlopowych. Następnie przełożony po otrzymaniu wniosku urlopowego zgłaszał ten fakt mailowo kadrowej, a ona wprowadzała informację do systemu. 

Mimo że staraliśmy się to robić na bieżąco, to z biegiem czasu stawało się to coraz bardziej problematyczne. Ponadto, bardzo ważne było uporządkowanie tego ze względu na pracowników, żeby wiedzieli, ile mają dni urlopowych i nie musieli za każdym razem dzwonić czy pisać maili w tej sprawie. Tak więc integracja była potrzebna.

Case Study HRnest Air-com Paweł Oskroba

Paweł Oskroba

Prezes Zarządu

Porządek w firmowej dokumentacji personalnej jest ważny nie tylko dla działów kadr, ale i pracowników. Daje to poczucie, że procesy HR są pod kontrolą, a przełożeni szanują czas swoich pracowników, nie zarzucając ich zbędnymi formalnościami, które spokojnie mogą być zautomatyzowane. 

Wprowadzone rozwiązania

Szybkie wdrożenie i można działać

Po przeprowadzonym researchu narzędzi dostępnych w internecie, okazało się, że oferta HRnest była najkorzystniejsza. Samo wdrożenie trwało około tygodnia. Kadrowa pobrała plik, nadała pracownikom identyfikatory i uzupełniła informację o przysługujących i wykorzystanych dniach urlopowych. Kiedy plik był gotowy, każdy z pracowników dostał maila z dostępem do panelu i można było zacząć działać.  

Już podczas wdrażania zaimponowało mi, że system jest praktycznie gotowy - w zasadzie wszystko można w nim “wyklikać” samodzielnie.

Dodatkowo we wdrażaniu pomocne były przewodniki HRnest przygotowane dla działu kadr i pracowników, które firma na początku pobrała.  

Okazały się bardzo przejrzyście skonstruowane - zawarte w nich informacje są logiczne i nie trzeba się zastanawiać, jak coś działa. Przede wszystkim widać, że przez te wszystkie lata funkcjonowania HRnest “przerobił” mnóstwo przypadków i system jest przygotowany na różne sytuacje. 

SaaS, który daje niezależność

HRnest nie był pierwszą firmową aplikacją, która działa w modelu Saas [Software as a Service – oprogramowanie jako usługa]. Jednak okazał się pierwszą, która dała tak dużą samodzielność w użytkowaniu. 

Z mojej dotychczasowej obserwacji wynika, że w przypadku SaaSów rzadko jest tak, że można samodzielnie “wyklikać” jakieś rozwiązanie, tylko trzeba kontaktować się z dostawcą, żeby wprowadzić zmiany. To jest zdecydowanie przewaga HRnest.

System HRnest został zaprojektowany z myślą o jak największej niezależności ze strony użytkownika. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, ale i rozbudowanej oraz na bieżąco aktualizowanej zakładce Pomocy, potrzeba kontaktu z supportem jest praktycznie ograniczona do minimum. Jeśli jednak istnieje taka konieczność, zespół obsługi klienta jest dostępny mailowo, pod telefonem i na czacie. 

Bezpieczeństwo danych to priorytet

Z uwagi na specyfikę pracy, firmie zależało na tym, żeby narzędzie było w chmurze, żeby można było się zalogować z dowolnego z miejsca i urządzenia. 

Przyznam, na początku była pewna obawa w związku z tym, że to nie jest nasz system. Baliśmy się, że jeśli coś się stanie, wszystkie nasze dane przepadną... ale zaufaliśmy i mogę powiedzieć z przekonaniem - wszystko działa bezproblemowo. 

Dla HRnest bezpieczeństwo danych stanowi najwyższy priorytet. Są one przechowywane na najbezpieczniejszych serwerach – Microsoft® Azure®, zgodnych ze światowymi i branżowymi standardami, w tym RODO. Ponadto, co 24 godziny tworzone są kopie zapasowe wszystkich baz danych i regularnie testowane są procedury przywracania tych kopii. 

Różne typy wniosków urlopowych

Firmie zależało na tym, żeby w systemie były dostępne wszelkiego typu wnioski urlopowe definiowane przez kodeks pracy. Teraz pracownicy mają do wyboru około 30 rodzajów najpopularniejszych wniosków w tym m.in. urlop okolicznościowy, bezpłatny, macierzyński, zwolnienie lekarskie, praca z domu, czy urlop szkoleniowy.  

Ponadto HRnest pozwala firmom tworzyć własne typy wniosków. W tym momencie klienci mają do dyspozycji ponad 170 różnych rodzajów wniosków urlopowych, z których część mogą dodać samodzielnie, a te bardziej wymyślne dodaje opiekun klienta, a całość zajmuje zaledwie w kilka minut. 

Łatwy dostęp do prostych zadań

Firma doceniła z pozoru drobne usprawnienia czy funkcjonalności, jakie oferuje system, w tym wersję mobilną czy sposób rozliczeń. 

Na szczególną uwagę zasługuje dobrze zrobiona wersja mobilna, z której pracownicy chętnie korzystają. Ponadto, sam sposób rozliczeń, czyli cena uzależniona od liczby pracowników i opłata abonamentowa, jest bardzo wygodny. 

Pełna wersja mobilna systemu jest dostępna dla każdego posiadacza smartfonu i nie wymaga instalacji żadnej aplikacji, wystarczy dostęp do przeglądarki. Jeżeli zaś chodzi o płatności, to w systemie HRnest można ich dokonywać rocznie lub kwartalnie. Finalna cena jest uzależniona od ilości wybranych modułów i liczby pracowników. 

Automatyczne rozwiązania

W ciągu 3 lat od wdrożenia systemu, z firmy, w której funkcjonowały wnioski papierowe, a pracownicy musieli kontaktować się z kadrową, żeby ustalić liczbę dni wolnych, Air-Com Pneumatyka-Automatyka zmieniła się w pełni zautomatyzowaną HR-owo organizację.  

Teraz wszystko dzieje się automatycznie. Przychodzi wniosek, przełożony dostaje maila z powiadomieniem, akceptuje go i system przekazuje informację do kadr. Sytuacja jest jasna i każdy zaangażowany w ten proces na każdym etapie ma dostęp do informacji.

A jak po takim czasie użytkowania system ocenia zespół?  

Generalnie bardzo dobrze oceniamy system, jego jakość i użyteczność. Od pracowników nie mam żadnych uwag i sam jako szef widzę duże plusy tego rozwiązania. Podsumowując HRnest to narzędzie idealne na naszą skalę.

Paweł Oskroba
Prezes zarządu
AIR-COM Pneumatyka Automatyka spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k.

Poznaj inne historie:

Case Study HRnest Rodowita

Case study

Rodowita Logo
Prosty w użyciu system HR to łatwiejsza praca i szybszy onboarding
>>
Case Study HRnest Space of Ad

Case study

Space of Ad Logo
Skuteczne transformacje wewnątrz organizacji
>>

Wypróbuj!

Testuj przez 14 dni za darmo.

Bez zobowiązań.

Mniej niż 1% klientów odchodzi z HRnest.

Wygląda na to, że gdy raz skorzystasz z HRnest, nie ma już powrotu.