Miłość od pierwszego wejrzenia
Opis firmy
Roboto Global Sp. z o.o. to firma specjalizująca się w tłumaczeniu, testowaniu i nagrywaniu dubbingów do gier komputerowych. Przedsiębiorstwo obsługuje przekłady we wszystkich językach, współpracując z lingwistami z całego świata oraz oferuje developerom gier wsparcie i doradztwo przy wydawaniu produktów.
Firma oferuje klientom kompleksowe usługi, które mogą obejmować tłumaczenie, testy funkcjonalne gry, testy lingwistyczne, a także dubbing i nagrania Voice Over (VO) w swoim własnym studiu nagrań.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Roboto jest organizacją, dla której odpowiednia koordynacja pracy jest kluczowa. Zatrudniając pracowników z różnych części świata, prawidłowe rozplanowanie działań stanowi fundament jej funkcjonowania.
Magdalena Oracz, Head of HR, od momentu rozpoczęcia pracy w Roboto dążyła do odejścia od papierologii. Na początku firma korzystała z papierowych wniosków, których przygotowanie było bardzo czasochłonne. Proces obejmował drukowanie, wycinanie i składanie dokumentów u przełożonego, co było niezwykle nieefektywne. Firma postanowiła przetestować dwie wybrane aplikacje, jednak żadna z nich nie spełniła oczekiwań. W końcu trafiła na HRnest, które okazało się satysfakcjonującym rozwiązaniem.
Systemy, które testowaliśmy były bardzo toporne w obsłudze. Po wdrożeniu drugiego z nich okazało się, że przestał być wspierany i musieliśmy szukać kolejnego rozwiązania. Wtedy trafiliśmy na HRnest, który okazał się miłością od pierwszego wejrzenia. Łatwość obsługi i przejrzystość narzędzia zaskoczyła nas bardzo pozytywnie.
Magdalena Oracz
Head of HR
Wprowadzone rozwiązania
Proste w obsłudze narzędzie
Poprzednio testowane rozwiązania w firmie Roboto okazały się nieprzyjazne dla użytkownika i trudne w obsłudze. Sytuacja zmieniła się, gdy pani Magdalena wspólnie z szefem Działu IT rozpoczęła poszukiwania nowego systemu. Tak trafili na HRnest. Pracownicy niemal od razu wiedzieli, jak z niego korzystać. System posiada również wiele wersji językowych, co umożliwia dostosowanie go do potrzeb firmy.
System jest tak prosty w użyciu, że trudno się w nim pomylić. Wszystko jest jasno wytłumaczone, co sprawia, że użytkownik od razu wie, co zrobić. To dokładnie to, czego oczekiwaliśmy od nowego systemu. Chcieliśmy, aby pracownicy mogli spędzać jak najmniej czasu zastanawiając się, co wybrać.
Magdalena Oracz
Head of HR
Jasne i klarowne instrukcje wewnątrz HRnest, ułatwiają wdrożenie narzędzia w firmie. Wystarczy zaimportować odpowiedni plik i uporządkować dane tak, aby wygodnie się z nimi pracowało. Firma Roboto wdrożyła HRnest w ciągu jednego dnia.
W ciągu 1 dnia usiadłam i wprowadziłam wszystkie dane za pomocą gotowych szablonów Excel. HRnest okazał się tak intuicyjny, że pracownicy również nie mieli pytań i problemów z opanowaniem systemu.
Magdalena Oracz
Head of HR
Większa kontrola nad planowaniem pracy
Rozbudowany kalendarz planów urlopowych w HRnest pozwala na bieżący dostęp do aktualnej sytuacji w firmie. Z jednego panelu można sprawdzić plany urlopowe, zatwierdzone wnioski urlopowe oraz zobaczyć, którzy pracownicy pracują zdalnie lub przebywają w delegacji. Dzięki tym funkcjom Roboto może skutecznie koordynować pracę, nawet w tak licznym międzynarodowym zespole.
HRnest pomaga zaplanować nam pracę. Szef działu widzi kto i kiedy ma urlop bądź plan urlopowy. Wtedy może podjąć odpowiednią decyzję o koordynowaniu działań czy akceptacji lub odrzuceniu wniosku urlopowego.
Magdalena Oracz
Head of HR
Funkcją, którą Roboto bardzo docenia jest możliwość dodawania zastępstw do wniosku urlopowego. Konieczność wskazania osoby zastępującej sprawia, że płynność działań nie zostaje zakłócona. Dodatkowo, kierownik ma dostęp do tej informacji, a także osoba wskazana na zastępstwo dostaje powiadomienie, więc cały proces jest transparentny i zewidencjonowany.
Dzięki zastępstwom mamy pewność, że wszystkie zadania są odpowiednio nadzorowane i nic nie zostanie pominięte. To przypomina nam, że przed wyjazdem na urlop trzeba przygotować zespół na ewentualne dodatkowe obowiązki.
Magdalena Oracz
Head of HR
Gotowe raporty
Dla firmy Roboto kluczowym kryterium przy wyborze systemu HR była możliwość generowania raportów. W HRnest można łatwo eksportować gotowe raporty dotyczące elektronicznych wniosków urlopowych oraz wykorzystania limitów urlopowych w określonym okresie. System pozwala na filtrowanie tych podsumowań według indywidualnych potrzeb, co umożliwia szybki dostęp do interesujących danych.
Wybierając system kierowałam się głównie przejrzystością i łatwością obsługi narzędzia. Dla mnie istotne były także zestawienia podsumowujące koniec miesiąca. W HRnest mogę pobierać gotowe raporty, bez obaw o błędy w obliczeniach.
Magdalena Oracz
Head of HR
Wcześniej przedsiębiorstwo wykorzystywało arkusze Excel – zarówno do ręcznego wprowadzania informacji o urlopach, jak i tworzenia raportów. Było to czasochłonne zadanie, które przy mniejszej liczbie pracowników zajmowało pani Magdalenie minimum pół dnia. Przy obecnym stanie zatrudnienia zajmowałoby to aż półtora dnia.
Teraz nie muszę ręcznie wpisywać urlopu do tabeli w Excelu i dłubać w plikach. Oszczędzam ogromną ilość czasu. Przy tej liczbie pracowników zajmowałoby mi to półtora dnia, ale dzięki HRnest mam je wszystkie dostępne z jednego panelu i pobieram w chwilę.
Magdalena Oracz
Head of HR
Jedno źródło informacji
Firma Roboto przeniosła dane zbierane w innych systemach i plikach do HRnest. Dzięki temu wyeliminowała chaos komunikacyjny oraz wprowadziła porządek w dokumentach. Pracownicy z łatwością poruszają się po systemie i nie mają problemu ze znajdowaniem odpowiednich funkcji.
Wszystkie informacje są jasno i klarownie wskazane w systemie. HRnest jest nie tylko przyjazny w obsłudze dla działu HR, ale także dla każdego zatrudnionego pracownika.
Magdalena Oracz
Head of HR
Ciągły dostęp do bieżących informacji na temat urlopów i planów urlopowych pozwala odpowiednio zaplanować pracę przedsiębiorstwa. Dzięki temu, że system działa w kilku wersjach językowych współpraca z osobami posługującymi się innymi językami niż polski jest równie prosta. To stanowi duże ułatwienie w branży gier komputerowych.
Z panelu HRnest wszyscy pracownicy mają dostęp do wszystkich potrzebnych informacji. System posiada wiele wersji językowych, dzięki temu za pomocą jednego narzędzia możemy rozplanować działania czy usprawnić komunikację między pracownikami z całego świata.
Magdalena Oracz
Head of HR
Podsumowanie efektów
Roboto, jak wiele organizacji, najpierw korzystało z papierowych wniosków oraz czasochłonnych arkuszy Excel. Następnie przeszło przez testy dwóch systemów, ale żaden nie spełnił ich oczekiwań. Dzięki wdrożeniu HRnest, które trwało zaledwie 1 dzień, firma:
oszczędza półtora dnia na generowaniu raportów,
ma dostęp do kilku wersji językowych systemu,
korzysta z jednego źródła informacji,
zminimalizowała wystąpienia ludzkich błędów i niedomówień,
ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji aktualizowanych na bieżąco,
eliminuje komunikacyjny chaos,
pożegnała się z nieintuicyjnymi Excelami,
wprowadziła funkcjonalny system, dostępny z każdego miejsca.
April 23, 2025
