Jak kancelaria JSP przyspieszyła procesy HR dzięki HRnest?
Opis firmy
Kancelarię Jagodziński Skrzypek Radcowie Prawni tworzy zespół radców prawnych, adwokatów, doktorów nauk prawnych, aplikantów radcowskich i adwokackich oraz prawników pod kierownictwem r.pr. dr Marcina Jagodzińskiego i r.pr. Macieja Skrzypka. Kancelaria świadczy usługi doradztwa prawnego dla przedsiębiorców polskich i zagranicznych oraz jednostek sfery publicznej. Zajmuje się również obsługą prawną klientów indywidualnych w ramach usługi Private Lawyer.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Branża prawnicza jako zawód zaufania publicznego postrzegana jest jako bardzo tradycyjna, a wręcz konserwatywna. Wynika to obowiązku posługiwania się aktami papierowymi w postępowaniach sądowych i nie tylko. Stąd przywiązanie do tej formy również w działaniach administracyjno-kadrowych.
Korzystanie z usług kadrowych delegowanych do firmy zewnętrznej od zawsze wiązało się z pewnym ryzykiem – dokumentacja papierowa może ona ulec zniszczeniu, zagubieniu, łatwiej też popełnić błąd oraz przede wszystkim z biegiem lat niepotrzebnie zajmuje coraz więcej miejsca. Kolejną wątpliwą kwestią był fakt RODO, czyli bezpieczeństwa danych wrażliwych pracowników, w momencie zagubienia bądź doręczenia dokumentów w nieodpowiednie miejsce.
Powoli jednak sądy, jak i kancelarie prawne otwierają się na nowe rozwiązania i technologie, a trend ten zauważalny jest wśród klientów HRnest.
Największą HR-ową bolączką kancelarii JSP była ilość dokumentów oraz długość ścieżki ich obiegu.
Błędnie wystawione wnioski urlopowe, problem z dostępnością przełożonego, związane z tym opóźnienia, a także biuro kadrowe w innej miejscowości – to wszystko powodowało, że wnioski czasem się gubiły i w efekcie robił się bałagan.
Beata Gawron
Marketing & Office Manager JSP
Wprowadzone rozwiązania
Dostęp do wielu procesów HR
Wówczas z inicjatywą wyszła Office Manager kancelarii, która chcąc uporządkować te kwestie i zmniejszyć ilość obowiązków z tym związanych, zrobiła research aplikacji do zarządzania urlopami i delegacjami. Nie było problemu z przekonaniem do tego przełożonych, bowiem kancelaria ta jest otwarta na rozwiązania technologicznie i korzysta z wielu innych programów online. Po porównaniu kilku aplikacji pod względem funkcjonalności, ceny, strony wizualnej i organizacyjnej zdecydowano się na HRnest:
Głównie co skusiło nas, oprócz atrakcyjnej i konkurencyjnej ceny, to fakt, że jest bardzo duże pole do manewru, tzn. jest duża dostępność funkcjonalności związanych z HR.
Beata Gawron
Marketing & Office Manager JSP
W zależności od rodzaju konta (Pracownik, Kierownik, Dział Kadr) panel główny systemu HRnest jest dostosowany do najważniejszych potrzeb użytkownika. Jego interfejs został tak zaprojektowany, żeby wykonać niezbędne czynności bądź uzyskać maksimum informacji przy użyciu jak najmniejszej liczby kliknięć. Ponadto, w zależności od wybranych przez firmę modułów, panel użytkownika zmienia się pokazując powiązane z nimi funkcjonalności.
Przez kolejne 30 dni Office Manager testowała kluczowe funkcje związane z modułami Urlopy i Delegacje. Na co na początku zwróciła uwagę?
Przyciągnął moją uwagę czytelny panel początkowy. Wszystkie istotne dla mnie informacje, takie jak: złożone wnioski urlopowe, ile dni urlopu sama wykorzystałam, ile mi ich zostało, kto jest w danym tygodniu na urlopie z zespołu – znajdują się na stronie głównej. Nie muszę szukać po kartach informacji na najbliższy tydzień, tylko wszystko mam w jednym miejscu zaraz po zalogowaniu.
Beata Gawron
Marketing & Office Manager JSP
HRnest skraca komunikacje i przyspiesza procesy
Mimo, że testy trwały 30 dni, pierwsze efekty można było odczuć praktycznie od razu. Ponieważ pracownicy kancelarii najczęściej wnioskują o urlopy jednodniowe, w ciągu miesiąca potrafiła się ich zebrać pokaźna suma. Każdy z wniosków wymagał sprawdzenia, włożenia do teczki, przedłożenia u przełożonego, a następnie sprawdzenia, czy został on zaakceptowany = podpisany, następnie należało go przesłać skanem do kadrowej i upewnić się czy go odebrała. Po wdrożeniu HRnest działania te znacznie przyspieszyły:
Ta droga skróciła się do jednego elementu, mianowicie zalogowania się na platformę, sprawdzenia czy przełożony wniosek zaakceptował i już wiem, że nasze kadry to dostały. Tak samo, jeżeli chodzi o dane do listy płac, kwestie home office, zwolnień lekarskich, urlopów macierzyńskich, urlopów na naukę, to wszystko załatwia za nas aplikacja HRnest. Ani kadrowa nas już nie pyta o to, ile pracownik wykorzystał dni urlopowych, ani my nie pytamy, ile nam zostało dni urlopowych do końca, bo wszystko jest udostępnione w systemie.
Beata Gawron
Marketing & Office Manager JSP
Wymagane prawem formalności kadrowe nawet w najmniejszej firmie są czasochłonne, a ich ilość potrafi przytłoczyć. HRnest przyspiesza i skraca te wszystkie procesy, pozwalając zaoszczędzić sporo czasu i energii, zarówno pracownikom, działom HR, jak i managerom.
Odzyskany czas
Również dla przełożonego wdrożenie HRnest okazało się dużą i przede wszystkim pozytywną zmianą.
Przełożony zauważył, że pracownicy mają więcej czasu na merytoryczną pracę i nie zajmują się na dobrą sprawę kwestiami administracyjno-organizacyjnymi. Nie muszą się stresować ani martwić czy chodzić co chwilę do przełożonego. On też ma spokojną głowę, bo nikt co 3 minuty nie puka do jego gabinetu z prośbą o podpis wniosku urlopowego.
Beata Gawron
Marketing & Office Manager JSP
Za pomocą HRnest firmy mogą ograniczyć obowiązki organizacyjne swoich pracowników do minimum. Dzięki prostemu w obsłudze panelowi wszyscy mogą w pełni skoncentrować się na działaniach merytorycznych, sprowadzając takie czynności jak złożenie czy akceptacja wniosku urlopowego do czysto technicznych czynności.
Wygodne rozliczanie delegacji
W kancelarii JSP zarządzanie delegacjami należy do obowiązków Office Managera. Pracownicy przekazują informację, o wyjeździe danego dnia np. na rozprawę bądź spotkanie z klientem do innego miasta, a Office Manager gromadzi wszelkie potrzebne dane, żeby wystawić polecenie wyjazdu służbowego, a następnie rozliczyć delegację.
Wcześniej bywało to problematyczne, ponieważ biura kadrowe pracują na różnych wzorach dokumentów. Wystarczyło, że kancelaria zmieniła biuro, czy nawet osobę obsługującą i okazywało się, że dokumenty są niewłaściwe, niekompletne i wymagają poprawy. Z tego powodu rozliczenia delegacji były czasochłonne i wiązały się z koniecznością ponownego wydruku dokumentów i przesyłania ich, co w skali roku generowało niepotrzebne koszty.
W HRnest bardzo dużym plusem jest to, że wszystko się ze sobą łączy. Jak wypisuję polecenie wyjazdu służbowego, to ono ma swój numer i gdy robię rozliczenie, to polecenie jest automatycznie połączone rozliczeniem. Dzięki temu od razu wszystko widać – czy była zaliczka, w jakiej wysokości, odkąd, dokąd, w jakim celu była to podróż służbowa, czy delegacja została już rozliczona czy nie. To wszystko odbywa się na zasadzie jednego formularza, dzięki czemu jest czytelne dla pracownika, przełożonego i kadrowej.
Beata Gawron
Marketing & Office Manager JSP
W module Delegacje elektroniczne polecenie wyjazdu służbowego można wystawić przy pomocy jednego formularza – wystarczy określić cel podróży, miejsca i daty oraz środek lokomocji, można też wnioskować o zaliczkę. Ten sam dokument jest podstawą do wygenerowania wstępnego rozliczenia delegacji. Pracownik może samodzielnie wprowadzić do systemu informacje o przebiegu podróży i środkach lokomocji wraz ze skanami rachunków i faktur. HRnest automatycznie przeliczy wartości diet i ryczałtów należnych pracownikowi. A wszystko to dzieje się online.
Bezpieczne dane osobowe
Wcześniej w kancelarii wszelkie dokumenty kadrowe gromadzono i co kilka miesięcy wysyłano do zewnętrznego biura kadrowego w postaci większych pakietów. Ponieważ były one przesyłane tradycyjną drogą, istniało pewne ryzyko, że przesyłka może zaginąć, a dane wrażliwe zostaną przechwycone przez osobę do tego nieupoważnioną. Dzięki przejściu na HRnest nie ma potrzeby wysyłania żadnej dokumentacji pocztą, wystarczy dostęp do aplikacji.
W HRnest kwestia RODO i ochrony danych, zarówno od strony pracownika jak i pracodawcy, jest na najwyższym poziomie. Wszyscy mamy zapewnione poczucie bezpieczeństwa.
Beata Gawron
Marketing & Office Manager JSP
HRnest jest w pełni dostosowany do aktualnych przepisów, a jednocześnie wspiera pracodawców (administratorów danych) w realizowaniu obowiązków, jakie nakłada na nich RODO. System korzysta z serwerów Microsoft® Azure® – jednych z najbezpieczniejszych serwerów na świecie, zgodnych z wieloma światowymi i branżowymi standardami. W HRnest dane pracowników są bezpieczne.
Samowystarczalność i łatwość w obsłudze
Dla pracowników największym utrudnieniem była kwestia złożenia wniosku urlopowego, począwszy od wydrukowania go, przez dostanie się do przełożonego, na zdobyciu podpisu kończąc. Powodowało to niepotrzebny stres, szczególnie kiedy urlop wypadł nagle lub przełożonego nie było na miejscu w kancelarii.
Teraz pracownicy w każdej, dowolnej chwili mogą usiąść przed komputerem i zastanowić się, nawet wieczorem, z partnerem czy partnerką i wystawić na spokojnie wniosek urlopowy poprzez zalogowanie się do aplikacji. Wszyscy są zachwyceni, że nie muszą już tego robić w wersji papierowej.
Beata Gawron
Marketing & Office Manager JSP
System jest prosty dla pracowników na każdym szczeblu, a każde działanie skraca się do paru kliknięć. Dzięki temu Kancelaria Jagodziński Skrzypek Radcowie Prawni jest przykładem klienta, który od początku testów, poprzez wdrożenie systemu, na codziennym użytkowaniu kończąc, jest całkowicie samodzielny i nie potrzebował dotychczas kontaktu z supportem.
Jak więc po dwóch latach korzystania z systemu kancelaria JSP ocenia HRnest?
Fakt, że nigdy nie musiałam kontaktować się z supportem HRnest, tylko potwierdza, że jestem zadowolona ze współpracy. Zdecydowanie zostaniemy przy urlopach i delegacjach, bo to się sprawdza w stu procentach i z tego korzystamy miesiąc w miesiąc. Nie wyobrażamy sobie bez tej funkcji życia.
Beata Gawron
Marketing & Office Manager JSP
Podsumowanie efektów
Zespół Kancelarii JSP szukał narzędzia, które uporządkuje dokumentację kadrową, przyspieszy procesy HR i uprości zarządzanie nieobecnościami. Dzięki wdrożeniu HRnest:
uporządkował ewidencję nieobecności i dokumenty kadrowe,
zautomatyzował proces składania i akceptowania wniosków urlopowych,
ograniczył konieczność codziennego kontaktu z działem HR w sprawach pracowniczych,
zapewnił pracownikom i menedżerom szybki dostęp do kluczowych informacji kadrowych,
pozwolił zespołowi HR skupić się na działaniach rozwojowych zamiast administracyjnych.
March 28, 2025
