Jak zaoszczędzić czas pracy za pomocą HRnest?
Opis firmy
Ricoh to globalny dostawca rozwiązań dokumentowych, który posiada bogate tradycje w dostarczaniu zaawansowanych, tworzonych z myślą o klientach rozwiązań technicznych. Dostarczają rozwiązania cyfrowe, wsparte szerokim wachlarzem specjalistycznych usług outsourcingowych i konsultingowych. Ich globalna sieć zapewnia pełen zakres usług outsourcingowych oraz zarządzania drukiem (także produkcyjnym). Należą do grona dziesięciu największych firm informatycznych świata, są jedną z najbardziej etycznych organizacji na świecie, znajdują się na liście Fortune Global 500 i wśród 100 najbardziej zrównoważonych korporacji świata.
Są także największym producentem wielofunkcyjnych, cyfrowych urządzeń biurowych. Gama ich produktów obejmuje czarno-białe i kolorowe drukarki laserowe, faksy, powielacze cyfrowe, urządzenia do druku produkcyjnego, aparaty cyfrowe oraz oprogramowanie. Ricoh to przede wszystkim innowacje. Jako pierwsi na świecie wprowadzili na rynek: kopiarkę, urządzenie wielofunkcyjne, telefaks, skaner, płytę CD wielokrotnego zapisu i wiele innych produktów.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Przed pojawieniem się HRnest korzystaliśmyy z systemu E-proposal w Lotus Notes. Umożliwiał on składanie wniosków urlopowych i rozliczanie delegacji. Wyglądało to w ten sposób, że pracownik składał wniosek, menedżer go akceptował, po czym wpływał on do działu kadr. To była w zasadzie cała funkcjonalność, system nie ustalał limitów ani niczego nie zliczał. Było za to bardzo dużo manualnej pracy.
Dział kadr otwierał wniosek, musiał wprowadzić go do Excela, oznaczyć odpowiednim kolorem, wpisać w odpowiednią zakładkę i dopiero wówczas można było to wszystko podliczyć. W okresie, kiedy dział kadr był jednoosobowy, przed sezonem urlopowym, gdy w tym samym czasie potrafiło wpłynąć 50 wniosków, traciłam na to godzinę pracy.
Taki system wymagał codziennej, ręcznej aktualizacji. Wystarczyło, że nie było mnie w biurze i pojawiały się błędy. Zdarzały się sytuacje, że pracownicy składali wnioski na więcej dni, niż im przysługiwało i co gorsza, otrzymywali je, bo nikt oprócz działu kadr nie zweryfikował takiego wniosku.
Wdrożenie i funkcjonowanie systemu HRnest
Po raz pierwszy o systemie HRnest, wówczas jeszcze pod nazwą Urlopek, usłyszałam parę razy od nowozatrudnionych osób, które mówiły, że korzystały z niego w poprzednich miejscach pracy. Równolegle menedżer jednego z naszych działów, który miał wcześniej styczność z Urlopkiem, postanowił zacząć z niego korzystać w swoim zespole, ponieważ ze względu na jego specyfikę (12-godzinny zmianowy czas pracy) funkcjonujący oficjalnie system nie był w stanie go obsłużyć. Wzbudziło to mnóstwo emocji, ponieważ pracownicy tego działu musieli wypełniać wnioski w dwóch systemach. Zdarzało się, że o tym zapominali i przy weryfikacji na koniec miesiąca okazywało się, że pracownik wziął tylko urlop w Urlopku, a nie zgłosił go w drugim systemie. Powodowało to mnóstwo komplikacji, które przez kolejny miesiąc musiały być korygowane.
W czerwcu 2019 roku podjęliśmy decyzję, że przechodzimy na HRnest, samo wdrożenie było w lipcu. Zapoznanie się pracowników z systemem odbywało się poprzez sesje szkoleniowe, po rozesłaniu materiałów pracownikom pokazywałam im demo, jak wygląda system, gdzie trzeba kliknąć itp.
System okazał się tak prosty i intuicyjny, że zajmowało to około 15 minut, a pracownicy nie mieli żadnych problemów. W tym czasie było wprowadzonych kilka modernizacji, jak np. dwustopniowa akceptacja, dodaliśmy też zwolnienia lekarskie do typów wniosków. Nie było żadnych problemów technicznych.
Korzyści i zalety korzystania z systemu
Poprzedni system mógł być obsługiwany tylko na komputerze firmowym z dostępem do intranetu – pracownik będący w terenie był zmuszony zabierać ze sobą służbowego laptopa. Jeśli chciał wziąć urlop, musiał najpierw zajrzeć do zestawienia w intranecie, żeby sprawdzić, ile ma jeszcze dni do wykorzystania, a następnie wystawić wniosek w Lotusie. Było to dość uciążliwe i często zdarzało się, że po prostu zamiast tego dzwonił z prośbą o wystawienie wniosku w jego imieniu.
Teraz wystarczy mu do tego jego telefon, z którego w każdej chwili może sprawdzić, ile dni mu pozostało i następnie wystawić wniosek. Zarówno dla pracownika, jak i kadr jest to znaczne ułatwienie, skończyły się telefony w tej sprawie, odeszło też mnóstwo dodatkowej pracy.
Wszyscy w firmie są bardzo zadowoleni z systemu HRnest. Pracownicy mogą łatwo sprawdzić przysługujący im limit urlopowy, menedżer wie kogo i kiedy nie ma firmie, a działowi kadr przede wszystkim odeszła praca manualna.
Izabela Leszczyk – HR Manager, HR Department
Firma Ricoh Polska szukała rozwiązania, które wyeliminuje papierowy obieg dokumentów i ułatwi zarządzanie nieobecnościami pracowników. Dzięki wdrożeniu HRnest:
