Prosty w użyciu system HR to łatwiejsza praca i szybszy onboarding
Opis firmy
Rodowita z Roztocza to producent naturalnej wody mineralnej. Nazwa wody nawiązuje do dzikiej, naturalnej przyrody, nietkniętej ręką człowieka, czyli dokładnie takiej, jaką wciąż można spotkać na terenie Roztocza. Jej receptura zawiera 564 mg/l składników mineralnych, w tym kationy: wapnia, magnezu, potasu i sodu, oraz krzemionkę, jak i aniony: fluorków, chlorków, siarczanów i wodorowęglanów. Firma Rodowita z Roztocza jest stosunkowo młoda na rynku – pierwsza ciężarówka wyjechała z rozlewni w sierpniu 2019 roku. W grudniu 2022 roku, firma uzyskała Pozytywną Opinię Instytutu Matki i Dziecka w żywieniu dzieci od 3 r.ż, kobiet w ciąży oraz karmiących piersią.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Rodowita z Roztocza przed poznaniem naszego systemu korzystała z formatek przygotowanych w Excelu, przez co występowały problemy informacyjne. Brak ustrukturyzowania i przejrzystości skutkował nieskutecznym krążeniem danych. Kolejnym wyzwaniem okazało się aktualizowanie danych na bieżąco lub dochodzenie do historycznych zmian. Firma korzysta z zewnętrznej firmy do księgowości, która jest dodatkowym partnerem w obiegu dokumentów. Wymiana excelowa powodowała, że dane były gromadzone w kilku miejscach i wymagało to dużego nakładu pracy, żeby zapewnić ich poprawność.
Tworzyły się napięcia pomiędzy kadrami i naszą firmą. Wiadomo, że kwestia urlopów jest dosyć newralgiczna i każdemu zależy na tym, żeby mieć dni wolne dobrze rozliczone. Musieliśmy wdrożyć taki system, który pozwoli nam zapanować nad tym chaosem i wymianą informacji.
Agnieszka Kosiorek
Dyrektor Finansowy
Wprowadzone rozwiązania
Szybki onboarding
System HRnest poleciło im biuro księgowe. Rozwiązanie to, zostało więc już przetestowane przez kadrową i zarekomendowane do zarządzania urlopami. Już po pierwszej prezentacji z naszym supportem przekonali się, że system jest intuicyjny i prosty w obsłudze. Od razu podjęli decyzje o wprowadzeniu go do organizacji.
Mieliśmy jedynie obawy czy jest to stabilny system, który zapewni nam ciągłość trzymanej dokumentacji, a także czy komunikacja między systemem kadrowym a HRnestem będzie działać. Szybko nasze wątpliwości zostały rozwiane, a system spełnił nasze oczekiwania.
Agnieszka Kosiorek
Dyrektor Finansowy
Firma Rodowita z Roztocza ceni sobie prostą wymianę danych między aplikacją a programami kadrowo-płacowymi. Pracownicy korzystają z elektronicznych wniosków, a dział finansowy, z wielką ulgą, porzucił arkusze w Excelu i przeniósł dane do HRnest.
Masowe wprowadzanie danych
Dużym benefitem jest możliwość wprowadzenia dużej ilości danych, małym nakładem pracy. System korzysta z gotowych arkuszy, które przenoszą niezbędne informacje do naszego systemu.
Dzięki możliwości masowego wczytania danych oszczędzamy bardzo dużo czasu. Nie marnujemy go na ręczne wprowadzanie danych, ponieważ są one bardzo łatwo zaciągane, tak naprawdę jednym kliknięciem.
Agnieszka Kosiorek
Dyrektor Finansowy
W HRnest skupiamy się na komforcie i prostocie. Wprowadziliśmy już setki firm, dzięki którym jesteśmy przygotowani na szybkie i wygodne wdrożenia nowych przedsiębiorstw. Prezentacja, samouczki, Akademia HRnest, a także stały kontakt z supportem zapewniają dogłębne poznanie aplikacji i bezpieczne korzystanie z niesionych przez nią możliwości już od pierwszego dnia testowania.
W momencie, gdy rozpoczynaliśmy współpracę, nie było szablonu, w którym od razu moglibyśmy dodać przełożonego do konta pracownika. Skontaktowaliśmy się z supportem, a oni wraz z informatykami, stwierdzili, że jest to przydatna opcja dla wielu firm i wprowadzili taką możliwość. Szybka i bezproblemowa komunikacja sprawiła, że jednocześnie przyczyniliśmy się do rozwoju systemu.
Agnieszka Kosiorek
Dyrektor Finansowy
Oszczędność czasu dla firmy i pracownika
HRnest określany jest przede wszystkim jako prosty i przejrzysty. Rodowita podkreśla, że pracownicy na każdym szczeblu nie mają problemu z jego obsługą. Przez półtora roku współpracy nie pojawiły się żadne problemy czy wątpliwości. Z czasem, gdy firma się rozrastała i zatrudniani byli nowi pracownicy, wdrożenie ich nie wymagało żadnych specjalnych szkoleń.
System jest tak prosty, że nie wymaga od nas, żebyśmy każdego pracownika specjalnie przyuczali do tego jak należy go używać. Tak naprawdę wysyłamy mu zaproszenie i on wie co ma zrobić. Sam może wyklikać to czego potrzebuje i myślę, że to jest największy plus.
Agnieszka Kosiorek
Dyrektor Finansowy
Nie jest to jedynie oszczędność czasu, ale także przyjemny onboarding, który nie naraża pracownika na stres związany z obsługą niezrozumiałego dla niego systemu. Otrzymuje on zaproszenie poprzez maila, a aplikacja jest na tyle zrozumiała i prosta, że od razu może z niej korzystać.
Limity urlopowe pod kontrolą
Pilnowanie urlopów i ich zgodności z prawem nie jest prostym zadaniem, a temat robi się jeszcze trudniejszy przy większej ilości pracowników. Na szczęście w HRnest możesz ustawić limity, a system sam będzie ograniczał wnioski zależnie od podanych danych.
Limity dla pracownika naliczane są zgodnie z przepisami prawa pracy. Ogromnym plusem jest to, że system nie pozwoli wystawić wniosku, jeśli tego limitu już nie ma. Pracownicy mają stały dostęp do aplikacji i sami mogą tego pilnować.
Agnieszka Kosiorek
Dyrektor Finansowy
Brak obecności pracownika, wpływa także na płynność pracy i wykonywanie zadań niezbędnych do rozwoju firmy. Najlepszym rozwiązaniem na niepożądane skutki niedopilnowania ciągłości pracy są przejrzyste i transparentne grafiki urlopów.
Działy, w których jest większa liczba pracowników, gdzie pracę ciężej jest zorganizować, korzystają z grafików. Przełożeni proszą, aby zaplanować i wprowadzić urlopy do systemu. Dzięki temu bez problemów zachowują ciągłość pracy
Agnieszka Kosiorek
Dyrektor Finansowy
Automatyczne raporty
Funkcjonalnością, którą firma bardzo sobie ceni są automatyczne raporty. Wykorzystują je nie tylko managerowie, ale także Pani Agnieszka, sprawująca pozycję dyrektora finansowego. Tworzone w systemie raporty pomagają jej zbiorczo porównać dane, monitorować aktualny stan urlopów i dopilnować przestrzegania limitów dla wszystkich pracowników.
Z racji swojej funkcji tworzę raporty dla całej firmy. W ciągu roku, wykorzystujemy je, aby dopilnować, by pracownicy wykorzystywali swoje urlopy. Pod koniec roku, raporty z HRnest służą mi do zawiązania rezerw na niewykorzystane urlopy. Na ich bazie upewniam się, że wszystko się zgadza, że wszystko mamy prawidłowo zaewidencjonowane. Jesteśmy spółką audytowaną i takie rzeczy są kontrolowane.
Agnieszka Kosiorek
Dyrektor Finansowy
Pani Agnieszka najwięcej czasu oraz spokoju zyskuje dzięki automatycznie wysyłanym raportom cyklicznym. Gdy odkryła tę możliwość w naszym systemie, od razu postanowiła ją wypróbować. Teraz regularnie otrzymuje niezbędne dla niej dane, nie musząc ich ani przygotowywać, ani szukać.
Po czasie sama odkryłam funkcję wysyłania na maila raportów cyklicznych. W parę kliknięć ustawiłam w systemie, żeby raz na miesiąc otrzymywać raport dotyczący całej firmy, pokazujący jaki jest stan niewykorzystanych urlopów. Dzięki temu, mam większą kontrolę nad aktualną sytuacją w naszej firmie.
Agnieszka Kosiorek
Dyrektor Finansowy
Prosty system to łatwiejsza praca
Firma Rodowita z Roztocza z chęcią przystąpiła do współpracy nad tym artykułem, ponieważ stwierdziła, że HRnest to narzędzie, które stało się im niezbędne w kontrolowaniu wszystkich działań związanych z urlopami.
W tej chwili HRnest jest wyznacznikiem tego czy urlop został zaakceptowany czy nie. Przejrzyste, aktualne dane mamy w jednym miejscu. Jest głównym źródłem informacji i to z niego zaczytują się później dane do Optimy. Nie ma tu skomplikowanej, zbędnej komunikacji.
Agnieszka Kosiorek
Dyrektor Finansowy
Tak jak woda dba o niezbędne funkcjonowanie organizmu, tak nasz system dba o prawidłowe funkcjonowanie działań HR. Dbamy o przejrzystość i przystępność systemu na każdym szczeblu, aby przenieść procesy HR na wyższy standard.
System bardzo nam się podoba i jesteśmy zadowoleni z jego wdrożenia. Z ręką na sercu polecam HRnest, ponieważ bardzo ułatwił i usprawnił naszą pracę.
Agnieszka Kosiorek
Dyrektor Finansowy
Podsumowanie efektów
Rodowita szukała prostego, intuicyjnego narzędzia, które usprawni zarządzanie nieobecnościami i ułatwi onboardowanie nowych pracowników. Dzięki wdrożeniu HRnest firma:
przyspieszyła i uprościła proces składania i akceptacji wniosków urlopowych,
zyskała jasny i uporządkowany dostęp do informacji o urlopach i nieobecnościach,
usprawniła onboarding nowych pracowników dzięki dostępowi do historii i planów nieobecności zespołu,
ograniczyła potrzebę bieżącej komunikacji z działem HR,
zapewniła zespołowi narzędzie, które każdy z łatwością obsługuje już po pierwszym zalogowaniu.
March 28, 2025
