Skuteczne transformacje wewnątrz organizacji
Opis firmy
Agencja Space of Ad istnieje na rynku już od ponad trzech lat. Realizuje kampanie dla klientów polskich i zagranicznych. Firma dynamicznie rozwija się pozyskując klientów m.in. z Niemiec, Hiszpanii, Portugalii, a w ostatnim czasie również Brazylii i Stanów Zjednoczonych. Space of Ad skupia specjalistów z wielu dziedzin, oferując kompleksową obsługę klientów od strategii, kreacji aż po egzekucję pomysłów, w tym produkcje video realizowane in-house, we własnym studio produkcyjnym.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Space of Ad jest firmą, która świetnie zdaje sobie sprawę, że odpowiedni rozwój firmy powinien opierać się na sprawnym zarządzaniu i bezpieczeństwie. Dlatego tak ważne było dla nich znalezienie odpowiedniego narzędzia do zarządzania procesami HR.
Aldona Muszyńska, która w tej firmie zajmuje stanowisko HR Managera, szukała sposobu na usprawnienie obiegu dokumentów oraz procesu akceptacji wniosków urlopowych. Zanim firma zaczęła zatrudniać coraz większą ilość pracowników, wnioski urlopowe wysyłano mailem. Pracownicy wysyłali wnioski do działu HR oraz do przełożonego. Przełożony następnie wysyłał odpowiedź poprzez skrzynkę mailową zarówno do pracownika, jak i do działu kadr. Zespół HR zbierał wszystkie informacje o urlopach w Excelu:
W tamtym czasie firma była w okresie intensywnego wzrostu i rozwoju. Wprowadzanie, przepisywanie i szukanie odpowiednich danych do Excela jest czasochłonne. W tak ważnym momencie dla firmy, jak tworzenie polityki HR, miałam wiele innych zadań, na których musiałam się skupić i szukałam rozwiązań, które usprawnią procesy HR.
Aldona Muszyńska
HR manager
Wprowadzone rozwiązania
Proste rozwiązanie to również szybkie wdrożenie
Postanowili więc znaleźć rozwiązanie, które zapewni nie tylko porządek, ale także bezpieczeństwo danych.
Zdecydowaliśmy się na HRnest, ponieważ system jest przejrzysty i zapewnia bezpieczeństwo danych. Chcieliśmy narzędzie proste, bez przerostu formy nad treścią. Program, który spełni nasze oczekiwania w obrębie skuteczności osiągania założonych celów, usprawni procesy i będzie łatwo dostępny dla wszystkich.
Aldona Muszyńska
HR manager
Przejrzysty interfejs i szybkie wdrożenie systemu HRnest ułatwiły Space of Ad podjęcie decyzji. Dział HR mógł rozpocząć korzystanie z systemu i porządkowanie kwestii urlopowych od pierwszego dnia, dzięki dużej liczbie wniosków urlopowych domyślnie dodanych do systemu. Pani Aldona, jako HR Manager, docenia przede wszystkim możliwość dostępu do informacji o nieobecnościach pracowników w jednym miejscu. Dane te są też widoczne dla całego zespołu.
Dane o urlopach w 3 kliknięcia
Space of Ad od początku korzysta z modułu Urlopy. Wykorzystują go do pełnego zarządzania nieobecnościami w firmie. HRnest pomaga zespołowi na każdym etapie – od wystawiania elektronicznych wniosków, poprzez planowanie urlopów w przejrzystych kalendarzach, aż po sporządzanie raportów i weryfikację danych.
Teraz w 3 kliknięcia wygeneruję raport pracowników, jeśli chodzi o wykorzystane urlopy, a także wyślę przypomnienie do przełożonych o tych zaległych, które muszą zostać wykorzystane w najbliższym czasie. Kolejną zaletą systemu jest to, że sam wszystko przelicza na godziny. Wcześniej przenosiłam to ręcznie. Zaoszczędzone godziny mogę wykorzystać na ważniejsze zawodowe tematy.
Aldona Muszyńska
HR manager
W HRnest znajduje się wiele rodzajów raportów, m.in. dotyczące rozbicia limitu urlopowego czy miesięcznego lub rocznego wykorzystania urlopu. Znajdziesz tam także prostą możliwość filtrowania wniosków oraz historię dokumentu. Dzięki naszemu rozwiązaniu zautomatyzujesz proces oraz zaoszczędzisz czas. Pozbędziesz się żmudnego przepisywania danych do Excela i znajdziesz czas rozwój innych działań HR.
Możliwość zmiany obiegu dokumentów
Dzięki możliwości prostej konfiguracji narzędzia pod własne potrzeby, zmieniano również drogę obiegu dokumentu, na taką, która dla konkretnego zespołu, była w tym czasie odpowiednia.
Od początku korzystamy z konfiguracji obiegu dokumentów. Przed wprowadzeniem aktualnego systemu korzystaliśmy z dwustopniowej akceptacji, ale aktualnie nie ma takiej konieczności. Dopasowaliśmy program do naszych potrzeb i wniosek po zatwierdzeniu przełożonego trafia natychmiast do działu HR.
Aldona Muszyńska
HR manager
Dodatkową zaletą jest również odczuwany spokój, ponieważ wszyscy pracownicy mają pewność, że dokument dotarł oraz bezpośredni podgląd, na którym etapie weryfikacji się znajduje.
Mamy pracowników w wielu lokalizacjach. Wniosek składany jest w ciągu kilku minut, całkowicie zdalnie. Nie wyobrażam sobie w obecnych czasach wniosków papierowych.
Aldona Muszyńska
HR manager
Stały dostęp do informacji
Firma posiada pracowników, którzy mieszkają w różnych częściach Polski. Duża część obowiązków wypełniania jest więc za pomocą pracy zdalnej. Wielu pracowników wspólnie pracuje przy poszczególnych projektach. Przejrzysty interfejs z dostępnością do aktualnych danych upraszcza przepływ informacji między pracownikami.
W HRnest każdy ma dostęp do strony głównej, gdzie może w kilka sekund sprawdzić, kogo dzisiaj spotka w biurze, kto ma urlop lub kto jest niedostępny.
Aldona Muszyńska
HR manager
HRnest stawia przede wszystkim na transparentność, kontrolę oraz bezpieczeństwo danych. Interfejs zaprojektowaliśmy tak, aby wszystkie niezbędne informacje znajdowały się pod ręką. Jako administrator systemu w firmie, masz możliwość ustawienia szybkich akcji, które przeniosą Cię do interesujących Cię informacji za pomocą jednego kliknięcia.
Powiadomienia, które usprawniają pracę wszystkim
Większa ilość pracowników spowodowała także większą liczbę terminów do dopilnowania. Firma Space of Ad korzysta z modułu Kartoteka oraz z automatycznych powiadomień, aby nie pominąć aktualności badań lekarskich czy szkoleń BHP. Teraz pracownik otrzymuje powiadomienie wraz z informacją czego ono dotyczy.
Obecnie dostajemy odpowiednio wcześnie automatycznie wygenerowane powiadomienia i możemy się przygotować do tematów, które będą pojawiać się w najbliższym czasie.
Aldona Muszyńska
HR manager
Ustawione przypomnienia skierowane są do pracownika i do przełożonego, aby on również był świadomy, że tego dnia jego podwładny znajduje się poza firmą, np. na badaniach okresowych. Ułatwia to zarządzanie płynnością pracy i zapobiega nieporozumieniom w dotrzymywaniu terminów.
Powiadomienia przypominają nam o zbliżających się wygasających terminach, ale również usprawniają pracę wszystkim – pracownikom i kierownikom. Ustawiliśmy przypomnienia w taki sposób, aby przełożony również był o wszystkim poinformowany.
Aldona Muszyńska
HR manager
Powiadomienia, które usprawniają pracę wszystkim
Firma Space of Ad od początku szukała rozwiązania, które zaspokoi ich potrzeby, ale również jest proste i nowoczesne. Dla Pani Aldony najważniejszymi aspektami korzystania z HRnest są:
- Dokładność
- Zaoszczędzony czas
- Porządek w dokumentacji
- Bezpieczeństwo danych osobowych
- Prosta komunikacja i płynny przepływ informacji
Największą zaletą systemu HRnest jest oszczędność czasu, ale także dokładność. Daje nam on także dostęp do informacji z każdego urządzenia mobilnego podłączonego do internetu oraz porządek w dokumentacji.
Aldona Muszyńska
HR manager
Dział HR poświęca ogromną ilość czasu na zadania związane z tworzeniem, akceptacją oraz porządkowaniem dokumentacji. Dzięki wdrożeniu HRnest zdejmiesz z barków pracowników żmudne i powtarzalne zadania.
Jestem zwolenniczką cyfryzacji i korzystania z nowych technologii. To ułatwia codzienne życie i pozwala na bardziej kreatywne działanie w pracy zawodowej. Mam czasu, aby wraz z resztą zespołu szukać skutecznych, nowoczesnych rozwiązań.
Aldona Muszyńska
HR manager
Podsumowanie efektów
Agencja Space of Ad potrzebowała rozwiązania, które ułatwi zarządzanie nieobecnościami w rozproszonym zespole i odciąży dział HR. Dzięki wdrożeniu HRnest firma:
uprościła proces wnioskowania o urlop i wyeliminowała konieczność podpisywania wniosków na papierze,
zapewniła pracownikom dostęp do informacji o dostępnej liczbie dni urlopowych,
ograniczyła liczbę zapytań kierowanych do działu HR,
zwiększyła samodzielność pracowników w obszarze planowania nieobecności,
wprowadziła rozwiązanie, które wspiera transparentność i samodzielność w organizacji.
April 15, 2025
