Jak przy pomocy HRnest zintegrować rozproszoną organizację?
Opis firmy
KOLEO to w 100% polska nowoczesna technologia, która powstała, by rozwiązać problemy pasażerów Polskiej kolei, z których najważniejszym jest mała dostępność i niewygodny proces zakupowy, a także brak wiedzy wśród pasażerów o różnych przewoźnikach kolejowych, ich ofercie oraz cenach biletów na danym obszarze.
KOLEO to platforma, która pomaga każdego dnia tysiącom pasażerów kolei zaplanować swoją podróż – służbową, do szkoły, do rodziny, na weekend lub na wakacje. KOLEO to jedyne w Polsce takie miejsce, gdzie można szybko i wygodnie sprawdzić rozkład jazdy pociągów, cenę biletów uwzględniającą wszystkie zniżki i promocje oraz bezpiecznie kupić bilet bez kolejki. Platforma jest dostępna poprzez stronę WWW oraz aplikacje mobilne na systemy Android i iOS.
Ich od samego początku było ułatwianie podróży koleją po Polsce. Dzięki KOLEO pasażer może znaleźć swoje połączenie oraz poznać najkorzystniejszą dla niego ofertę podróży, oraz cenę biletu. Dzięki silnemu zapleczu inżynierów, matematyków i programistów w ciągu 2 lat zbudowali unikalną w Polsce technologię, która umożliwia wdrożenie tzw. wspólnego biletu dla wielu przewoźników.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Nie mogę powiedzieć, jak wyglądało zarządzanie kadrami w Astarium przed pojawieniem się systemu HRnest, ponieważ zaczęliśmy go używać (wtedy jeszcze jako Urlopek) wraz ze startem naszej firmy. Jesteśmy firmą o rozproszonej organizacji, mamy oddziały w 4 miastach i ponad połowa osób pracuje poza głównym biurem, tak więc od początku wiedzieliśmy, że obieg dokumentów inny niż cyfrowy nie wchodzi w grę.
Wystartowaliśmy mniej więcej w tym samym czasie, więc można powiedzieć, że nasza firma rozwijała się razem z HRnest.
Wdrożenie i funkcjonowanie systemu HRnest
Wpisałem w wyszukiwarkę hasło “system do zarządzania urlopami” i tak trafiłem na Urlopka. Zachęcił mnie kilkutygodniowy darmowy okres próbny. Od początku było widać, że to nie jest jakiś “gotowiec”, tylko że system jest stworzony z dbałością o szczegóły.
Zaczęliśmy więc testy. Przede wszystkim sprawdzaliśmy funkcjonalność kalendarza, czy dni są dobrze liczone, ponieważ część naszych pracowników jest zatrudniona w skali miesiąca, a część na godziny. Jako że system podczas testów wypadł niezawodnie, przekazaliśmy loginy pracownikom. Obecnie, każdy nowy pracownik zapoznaje się z systemem w ramach onboardingu.
Korzyści i zalety korzystania z systemu HRnest
Tak jak wcześniej wspomniałem, jesteśmy rozproszoną organizacją. Dzięki HRnest od razu widzę, kiedy dany pracownik składa wniosek urlopowy i jednocześnie mam w tym samym miejscu informację o nieobecnościach, co jest bardzo wygodne. To daje też komfort pracownikom, że mogą sobie ten wniosek samodzielnie “wyklikać”, gdziekolwiek się znajdują.
Taki wspólny system spaja całą organizację, ponieważ pozwala odczuć, że jest wobec wszystkich równy i uczciwy. Nie ma mowy o sytuacji, że np. pracownik z centrali ma większą szansę na otrzymanie urlopu niż pracownik z któregoś z oddziałów.
Super jest to, że twórcy systemu są otwarci na sugestie klientów i wprowadzają proponowane przez nich zmiany. W naszym przypadku jedną z nich była na przykład możliwość eksportowania kalendarza w formacie ICS, co pozwoliło na subskrypcję kalendarza z urlopami do kalendarza w komputerze lub telefonie.
Druga to integracja ze Slackiem, który jest naszym podstawowym komunikatorem w pracy. Dzięki temu jesteśmy na bieżąco z wnioskami pracowników i oszczędzamy czas, który musielibyśmy przeznaczyć na przełączanie się pomiędzy aplikacjami.
Podobnie jak HRnest, jesteśmy małą firmą i ważne jest dla nas samo podejście do współpracy, to jak się rozmawia z klientem – tu podejście do klienta jest wyjątkowe. Wierzę w to, że HRnest to będzie narzędzie, z którego będziemy korzystać przez lata.
KOLEO poszukiwało narzędzia, które pozwoli zapanować nad obiegiem dokumentów kadrowych i zautomatyzuje procesy związane z planowaniem oraz ewidencją czasu pracy. Dzięki wdrożeniu HRnest firma:
