Wsparcie HR bez względu na wielkość organizacji
Opis firmy
Social Spot Sp. z o.o. to firma działająca w Polsce od 2020 roku. Początkowo specjalizowała się w obsłudze social mediów, ale stopniowo poszerzyła ofertę o dodatkowe usługi.
Agencja dostarcza kompleksowe rozwiązania marketingowe, obejmujące wszystkie etapy lejka sprzedażowego, aby zapewnić całościowe wsparcie dla swoich klientów.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Social Spot jest organizacją, która stawia na efektywną organizację pracy, chcąc skupić się głównie na twórczych działaniach dla klientów, a minimalizować czas poświęcany na formalności biurowe.
Współzałożycielka agencji, Ania Amsolik, zajmuje się zarówno zarządzaniem firmą, udziałem w spotkaniach projektowych, jak i pozyskiwaniem klientów. Na początku wraz z drugą współzałożycielką, Agnieszką, korzystały z narzędzi dostosowanych głównie do jednoosobowych działalności gospodarczych oraz podstawowych funkcji arkuszy kalkulacyjnych online. To właśnie wtedy podjęły decyzję o wdrożeniu systemu HRnest.
Kiedy struktura firmy uległa zmianie i liczba pracowników zaczęła wzrastać, tradycyjne metody zarządzania HR przestały być efektywne. Potrzebowałyśmy narzędzia, które odciąży mnie od biurokratycznych obowiązków i pozwoli przenieść te kwestie do sprawdzonego systemu online.
Ania Amsolik
Współzałożycielka
Wprowadzone rozwiązania
Lepsza kontrola nieobecności
Arkusze kalkulacyjne online nie zapewniały Ani wystarczającej kontroli nad nieobecnościami w firmie. Pracownicy samodzielnie wprowadzali informacje o nieobecnościach, co nie zawsze było łatwe do zweryfikowania. Dane często były aktualizowane z opóźnieniem, co powodowało problemy z komunikacją wewnętrzną. Dzięki HRnest firma ma dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym, co znacząco ułatwia pracę wszystkim zaangażowanym.
W tradycyjnych rozwiązaniach informacje docierały do nas z opóźnieniem. Natomiast dzięki HRnest wszystko jest widoczne od razu. Pracownicy są świadomi, że muszą wprowadzać dane do systemu, a jego intuicyjność sprawia, że robią to chętniej i są bardziej zaangażowani niż w przypadku arkuszy kalkulacyjnych.
Ania Amsolik
Współzałożycielka
Dzięki wdrożeniu HRnest proces zarządzania nieobecnościami jest klarowny i przejrzysty. Ania ma pewność, że wpisane nieobecności zgadzają się ze stanem faktycznym i nie musi zastanawiać się czy nie doszło do żadnego nadużycia.
HRnest zapewnia nam, że wszystkie dane są poprawne. Na spotkaniu wewnętrznym ustaliliśmy zasady korzystania z wniosków, co ujednoliciło system zarządzania nieobecnościami.
Ania Amsolik
Współzałożycielka
Przeniesienie biurokracji do świata online
HRnest umożliwia gromadzenie wielu informacji w jednym miejscu. Ania bardzo docenia możliwość działania online. Dzięki temu ma pewność, że w każdej chwili i z dowolnego miejsca może uzyskać dostęp do systemu, co daje jej dużą elastyczność w zarządzaniu sprawami administracyjnymi.
Będąc poza biurem, nie muszę się martwić o dostęp do systemu – wystarczy, że mam telefon, i mogę szybko sprawdzić potrzebne informacje. Cieszę się, że papierowe dokumenty to już przeszłość.
Ania Amsolik
Współzałożycielka
Dzięki przeniesieniu formalności związanych z urlopami, Ania nie musi już poświęcać dodatkowego czasu na weryfikację i przygotowywanie raportów. W HRnest generuje gotowe podsumowanie za pomocą jednego kliknięcia. Dzięki temu może się skupić na tym, co lubi najbardziej w swojej pracy – pracy kreatywnej oraz zarządzaniu firmą.
Dzięki systemowi mam spokojną głowę. HRnest generuje raporty, ja tylko eksportuję gotowe zestawienia.
Ania Amsolik
Współzałożycielka
Poprawa organizacji pracy
Kalendarz urlopów w HRnest pozwala na podgląd aktualnej sytuacji w firmie. Z jednego panelu można dowiedzieć się o nieobecnościach pracowników. Dzięki temu agencja może planować spotkania w taki sposób, aby nie wykluczyć żadnego z potrzebnych pracowników.
HRnest to nie tylko przejrzysty i intuicyjny interfejs, ale także źródło informacji o pracownikach. Korzystając z kalendarza, widzę jaka jest obecnie sytuacja w firmie i kto może uczestniczyć w spotkaniu.
Ania Amsolik
Współzałożycielka
Zarządzanie organizacją wymaga stałego planowania i rozdzielania zadań. Dzięki HRnest, Ania ma zawsze aktualne informacje o dostępności pracowników – wie, kto jest na urlopie, kto pracuje zdalnie, a kto jest gotowy do działania danego dnia. Wszystkie informacje dostępne są od razu po zalogowaniu. To umożliwia lepsze planowanie projektów i dostosowanie zadań do dostępnych pracowników.
Od momentu wdrożenia HRnest dużo łatwiej planuje nam się pracę. Informacje o urlopach są aktualizowane na bieżąco, dzięki czemu wiem na czyje wsparcie mogę liczyć w danym dniu i jakie zadania mogę skutecznie zrealizować.
Ania Amsolik
Współzałożycielka
Podsumowanie efektów
Dzięki zmianie z trudnych w utrzymaniu arkuszy kalkulacyjnych na HRnest firma Social Spot zyskała:
urlopy online
spójność i rzetelność wprowadzanych danych
jedno źródło informacji
dostęp do gotowych raportów
system dopasowany do swoich wewnętrznych procesów HR
funkcjonalny system, dostępny z każdego miejsca
minimalizację ludzkich błędów i niedomówień
dostęp do wszystkich potrzebnych informacji aktualizowanych na bieżąco
brak komunikacyjnego chaosu
April 23, 2025
