Rezultaty cyfryzacji HR już od pierwszego dnia
Opis firmy
Fundacja Medycyny Prenatalnej im. Ernesta Wójcickiego, została założona przez małżeństwo lekarzy – Nicole i Kubę, którzy po własnych bolesnych przeżyciach związanych z położnictwem, odnaleźli w sobie siłę i motywację, by utworzyć fundację o imieniu ich zmarłego synka.
Działania Fundacji skoncentrowane są na różnych formach udzielania pomocy i wspierania kobiet oraz ich rodzin, właśnie w trudnych sytuacjach okołoporodowych. Ich celem jest przede wszystkim podnoszenie jakości opieki prenatalnej w Polsce. Na co dzień udzielają bezpłatnego wsparcia psychologicznego i prawnego oraz zapewniają dostęp do specjalistycznych konsultacji.
Jak firma radziła sobie wcześniej?
Pani Olga Kryśkiewicz, aktualnie Wiceprezeska fundacji, powiedziała nam, że przed aplikacją firma przeprowadzała procesy HR w sposób tradycyjny. Korzystali z papierowych wniosków oraz segregatorów, aby zbierać oraz archiwizować je w firmie. Szukali czegoś co ujednolici proces, usprawni organizację i pozwoli pracownikom zyskać czas oraz spokój.
Szukaliśmy nowego rozwiązania głównie dla wygody oraz ułatwień organizacyjnych. Aby wszystko było w jednym miejscu, aktualizowane na bieżąco. Chcieliśmy mieć pełną kontrolę i przejrzystość informacji oraz aby użytkowanie było łatwe dla pracodawcy, jak i pracownika.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
Wprowadzone rozwiązania
Proste użytkowanie na każdym szczeblu
Głównym atutem naszej aplikacji, na który zwraca uwagę rozmówczyni, jest łatwość w obsłudze. Pani Olga rozwinęła swoją karierę w fundacji, dzięki czemu miała szansę doświadczyć aplikacji z perspektywy pracownika jak i kierownika zespołu. Korzystany przez nich Moduł urlopy usprawnia pracę nie tylko z obu wspomnianych perspektyw, ale także działowi kadr. Posiada on stały dostęp do danych, dzięki czemu łatwo weryfikuje wszystkie kwestie dotyczące urlopów.
W HRnest z łatwością wprowadza się, wgrywa czy modyfikuje dane. Jest to niesamowicie proste i ogromnie ułatwia wnioskowanie o urlop. Nie trzeba nic drukować, podpisywać ani oczekiwać na kogoś, co oszczędza też czas. Efektywność i szybkość obsługi procesów mocno na tym zyskała.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
Poza zarządzaniem urlopami, fundacja korzysta także z Modułu Czasu Pracy. Nasz system ułatwia wprowadzanie danych przez pracownika, a także dba o ich aktualność oraz rzetelność. Z perspektywy kierownika wszystkie dane są transparentne oraz zebrane w jednym miejscu, co bardzo ułatwia zarządzanie.
Rejestracja Czasu Pracy również nie wymaga zaangażowania żadnych dodatkowych osób. Od strony pracownika oznaczanie godzin jak i składanie wniosków urlopowych jest ekstremalnie proste.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
Zarządzanie małym zespołem
Pani Olga, wraz z awansem, otrzymała nowe zadania, które opanowała w mgnieniu oka. Prosta w obsłudze aplikacja oraz przejrzysty interfejs sprawiły, że odnalezienie się na nowym stanowisku nie stanowiło żadnego problemu.
Nowe obowiązki, jak wprowadzanie limitów urlopowych czy dodawanie pracowników, też jest proste w obsłudze. Nie musiałam sięgać do żadnych instrukcji ani specjalnie sprawdzać jak się tym zająć.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
Jako kierownik Pani Olga przede wszystkim ceni sobie oszczędność czasu oraz przejrzystość zebranych danych. Nie obawia się, że dane nie zostaną poprawnie uzupełnione czy odpowiednio zarchiwizowane, ponieważ aplikacja dba o to sama.
Nawet jeśli ktoś z pracowników popełni błąd i źle coś wprowadzi, to z konta kierowniczego mogę bez problemu to edytować i automatycznie zapisać. Nawet gdy konto zostanie dezaktywowane, cała dokumentacja jest przetrzymywana, co z punktu widzenia prawnego jest dla nas bardzo ważne.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
Rezultaty już od pierwszego dnia użytkowania
Dzięki temu, że pracownicy od razu wiedzą, jak korzystać z aplikacji, zyskuje cała firma. Nie trzeba przeprowadzać specjalnych szkoleń czy odpowiadać na setki pytań. W razie potrzeby istnieje dodatkowo rozwinięta sekcja pomocy, a także możliwość bezpośredniego kontaktu z supportem, aczkolwiek Fundacja Ernesta nie ma nawet potrzeby, aby korzystać z tych udogodnień.
Bardzo rzadko zdarzały się jakieś pytania ze strony pracowników. Wszyscy, bez żadnych instrukcji potrafią ten system obsłużyć. Dzięki HRnest w prosty oraz przejrzysty sposób dbamy o urlopy, jak i czas pracy.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
Pani Olga uważa, że już od pierwszego dnia odczuwa się różnicę w zarządzaniu procesami HR. Planowanie urlopów czy oznaczanie pracy zdalnej zajmuje chwilę w systemie, a sprawia, że cała firma dostaje niezbędne informacje do prawidłowego funkcjonowania.
Już od pierwszego dnia korzystania, pracownicy mogą zaplanować urlop czy wnioskować o pracę zdalną. Dzięki temu kierownik, wie kto jest w pracy oraz czy jest dostępny stacjonarnie. Można także łatwo wprowadzić urlopy i upewnić się czy są dobrze zaplanowane.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
Podstawowy i zadaniowy tryb pracy
Podstawowy i zadaniowy tryb pracy
Jako stale rozwijająca się fundacja, posiadają pracowników, którzy podejmują współpracę na różnych zasadach. HRnest umożliwia wybranie systemu rejestracji czasu pracy zależnie od umowy na jakiej pracownik się znajduje. Wprowadza się jeden system rejestracji, dzięki czemu obsługa dalej jest prosta i nie zawiera żadnych zbędnych elementów.
Korzystamy z możliwości indywidualnej konfiguracji kont pracowniczych, ponieważ zatrudniamy pracowników w podstawowym jak i zadaniowym trybie pracy. Możliwości różnych rodzajów rejestracji czasu pracy bardzo ułatwia nam kontrolę i planowanie.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
Przejrzyste kalendarze uwzględniają każdy rodzaj pracy. Dzięki temu wystarczy wyświetlić jeden plik, by bez problemu dowiedzieć się, kiedy jakiś projekt zostanie ukończony bądź bez problemu zaplanować spotkania z niezbędnymi członkami zespołu.
Niezależnie od trybu pracy, patrzymy na stworzony w systemie kalendarz i od razu widzimy, kiedy ktoś pracuje i jak zaplanować spotkania, aby na pewno niezbędni pracownicy mogli się na nim pojawić. W HRnest jest to bardzo przejrzyste.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
System aktualizowany na bieżąco
Fundacja Ernesta bardzo ceni sobie transparentność i aktualność danych. Niestety w ciągle zmieniającymi się przepisami, może to stanowić nie lada problem. Na szczęście HRnest jako SaaS (Software as a Service) sam dba o aktualizację systemu.
Gdy tylko zmienia się coś w prawie, to odpowiednie funkcje od razu pojawiają się w systemie. Jest to bardzo wygodne, ponieważ przepisy zmieniają się nieustannie.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
System przygotowuje się na najnowsze zmiany i uwzględnia je tuż przed wdrożeniem je w życie. Nowe zmiany ogłaszane są jako changelog na naszej stronie Internetowej, tak aby każdy z klientów mógł dowiedzieć się co się zmieniło w przepisach oraz jak nasz system dopasował się do nowej sytuacji.
Jak tylko pojawiły się zmiany w związku z pracą zdalną, to zależało nam, by ta opcja pojawiła się w systemie. Okazało się, że została ona już uwzględniona! Wystarczyło dodać ją do swojego modułu i bez problemu wszystko działało.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
Niezbędnik małej organizacji
Zarządzanie małym zespołem to również dużo obowiązków. Dzięki HRnest możesz przyspieszyć oraz ułatwić wszystkie związane z tym procesy. Fundacja Ernesta zyskała bezpośredni podgląd do urlopów oraz czasu pracy i efektywnie zarządza zespołem.
HRnest jest dobry dla każdej wielkości firmy, ale szczególnie dla małych organizacji. Jest to ogromne ułatwienie w kwestiach urlopowych czy rejestracji czasu pracy. Posiadanie takiego narzędzia to też ogromna pomoc w kwestii prawnej i kadrowej.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
Fundacja przed podjęciem współpracy posiadała obawy czy wprowadzenie nowego systemu nie wywoła nowych komplikacji. Obawiali się nieefektywność oraz trudności we wdrożeniu. Szybko przekonali się jednak, że jest to narzędzie proste, które oszczędza czas oraz nerwy, co pozwala, aby pracownicy skupili się na swoich zadaniach oraz obowiązkach.
Mamy niewielki zespół, ale wielkie plany, więc zależy nam na tym, by maksymalnie usprawnić swoją pracę. System HRnest jako codziennie używane narzędzie pracy, sam załatwia za nas wiele zadań i pozwala skupić się na tym, co jest dla nas ważne.
Olga Kryśkiewicz
Wiceprezeska fundacji
Podsumowanie efektów
Fundacja Ernesta, potrzebowała rozwiązania, które usprawni obieg dokumentów kadrowych i pozwoli pracownikom na łatwiejszy dostęp do danych. Dzięki wdrożeniu HRnest firma:
zautomatyzowała proces zgłaszania i akceptowania nieobecności,
przyspieszyła obieg dokumentów kadrowych i uporządkowała ewidencję,
umożliwiła pracownikom sprawdzanie dostępnych dni urlopowych bez konieczności kontaktu z działem HR,
ułatwiła planowanie pracy zespołów poprzez szybki wgląd w nieobecności,
zapewniła wygodny dostęp do danych kadrowych z dowolnego miejsca.
April 15, 2025
