HRnest usprawnia pracę – niezależnie od stanowiska

Nasz system automatyzuje procesy HR nie tylko dla działu kadr, ale też dla całej firmy. Każdy – od specjalisty po kierownika – może załatwiać sprawy samodzielnie, bez zbędnych maili i telefonów.

Dzięki aplikacji HRnest wiele rzeczy dzieje się automatycznie. Pracownik nie musi pytać, dopytywać ani czekać – system przypomina, informuje i pokazuje wszystko tam, gdzie trzeba. Powiadomienia i komunikaty docierają do właściwej osoby, we właściwym czasie.

W tej lekcji pokażemy Ci, jak wykorzystać te funkcje w praktyce – i czym różnią się komunikaty od powiadomień. Prosto, jasno, z przykładami.

Powiadomienia – nie zapominaj o ważnych terminach 

Moduł Kartoteka umożliwia wysyłanie dwóch rodzajów przypomnień – podstawowych powiadomień oraz własnych powiadomień. 

Powiadomienia przypominają nam o zbliżających się wygasających terminach, ale również usprawniają pracę wszystkim – pracownikom i kierownikom. Ustawiliśmy przypomnienia w taki sposób, aby przełożony również był o wszystkim poinformowany.

Aldona Muszyńska
HR manager, Space of Ad

Podstawowe powiadomienia 

Podstawowe powiadomienia dotyczą Umów, Badań lekarskich oraz Szkoleń BHP. 

W Kartotece wystarczy przejść do którejś z tych sekcji, a następnie wybrać Dodaj dokument. Możesz także edytować dodane już dokumenty, aby ustawić im powiadomienie już po dodaniu dokumentu.

Wystarczy, że przesuniesz suwak przy haśle Powiadomienia, a potem wybierzesz datę oraz to czy powiadomienie ma otrzymać pracownik, przełożony czy oboje.

W oknie edycji możesz także zmienić najważniejsze parametry lub dodać nowe załączniki.

Własne powiadomienia 

Ten typ powiadomienia możesz konfigurować dowolnie. Mogą to być powiadomienia o urodzinach, ppk czy wygasaniu terminu paszportu.

Wystarczy w Kartotece wejść w zakładkę Własne Powiadomienia i wybrać przycisk Dodaj własne powiadomienie.

Uzupełnienie danych oraz dodanie załączników działa w taki sam sposób jak w podstawowych ustawieniach. Również za pomocą suwaka pojawi się możliwość ustawienia powiadomień.

Wszystkie powiadomienia w HRnest (stworzone przez Ciebie i automatyczne) są wysyłane mailowo. Dzięki temu zwiększasz pewność, że pracownik zapozna się z daną informacją. 

Komunikaty – ogłoszenie informacji dla całej firmy

W HRnest możesz tworzyć komunikaty, które pojawiają się od razu po zalogowaniu – na górze ekranu, w specjalnej belce. To idealne miejsce, żeby poinformować wszystkich o firmowych zmianach, nadchodzącym wydarzeniu albo po prostu złożyć życzenia świąteczne.

Z poziomu konta Działu Kadr możesz zarządzać powiadomieniami, które trafiają bezpośrednio do pracowników. W prawym górnym rogu znajdziesz ikonę powiadomień – kliknij ją, by otworzyć panel zarządzania.

Zobaczysz tam listę wszystkich utworzonych wiadomości – wraz z tytułem, datą utworzenia, publikacji i informacją, czy mail został już wysłany.

W tym miejscu możesz tworzyć nowe komunikaty oraz zarządzać tymi, które zostały już utworzone.

Komunikaty wyświetlają się pracownikom od razu po zalogowaniu, ale domyślnie nie trafiają na skrzynkę mailową.

Jeśli chcesz, żeby wiadomość została również wysłana mailem – najpierw opublikuj komunikat w systemie, a następnie wybierz odpowiednią opcję z menu. Tylko wtedy system wyśle informację także na adres e-mail pracownika.

Masz kontrolę nad tym, jak komunikat dotrze – zależnie od jego wagi i kontekstu.