Codziennie korzystamy ze smartfonów i dziesiątek aplikacji dziennie. Większość firm tworzy również własne aplikacje bądź korzysta z systemów online, aby mieć dostęp do szybszych, efektywniejszych i prostszych w obsłudze rozwiązań.
Niestety, nadal często wykorzystywane są przestarzałe metody zarządzania urlopami, które stanowią wyzwanie zarówno dla pracowników, jak i działów HR. Pomimo wielu dostępnych rozwiązań przedsiębiorcy decydują się zostać przy papierowych wnioskach bądź nieczytelnych Excelach. Jakie są najczęstsze powody tej decyzji? Przeważnie pracodawcom wydaje się, że:
- nie jest to palący problemy
- systemy online są trudne w obsłudze
- przejście na takie narzędzie zajmie mnóstwo czasu
- niebezpieczne jest udostępnienie danych pracowników
- jest to drogie rozwiązanie
Czy któryś z tych powodów dotyczy Ciebie?
Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł, aby zrozumieć dlaczego systemy HR online są rozwiązaniem, które jest łatwe we wdrożeniu, bezpieczne oraz niesamowicie intuicyjne. Dział HR może w prosty sposób monitorować i zatwierdzać wnioski, a cała dokumentacja jest bezpiecznie przechowywana w formie elektronicznej.
Taka innowacja nie tylko zautomatyzuje i usprawni proces zarządzania urlopami, ale także przyczyni się do znaczącej oszczędności czasu i redukcji kosztów związanych z tradycyjną dokumentacją papierową.
Zalety elektronicznych wniosków urlopowych – dlaczego warto z nich korzystać?
Elektroniczne wnioski urlopowe urlopowe przynoszą liczne korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Dużym udogodnieniem jest możliwość składania wniosków w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia. Proces automatyzuje również akceptację wniosku, jego archiwizację oraz generowanie raportów.
Elektroniczne wnioski urlopowe są także bardziej przejrzyste i skuteczne. Przyspiesza się cykl wnioskowania, ponieważ nie ma potrzeby drukowania fizycznych dokumentów, zbierania podpisów osobiście ani oczekiwania na odpowiedni moment, aby uwzględnić wniosek w planowaniu pracy. Systemy także automatycznie przeliczają ilość dni urlopowych i informują zarówno pracownika, jak i pracodawcę o ich wykorzystaniu. To eliminuje ryzyko występowania błędów i nieporozumień.
Aplikacje HR, takie jak HRnest, posiadają także najwyższe, europejskie standardy zabezpieczeń. Zapewniają m.in bezpieczeństwo logowania, tworzenie kopii zapasowych, szyfrowanie danych, wykorzystywanie najlepszych zewnętrznych systemów oraz regularne szkolenie pracowników.
Dlatego warto korzystać z elektronicznych wniosków urlopowych, aby zwiększyć komfort, efektywność i bezpieczeństwo procesu.
Jak elektroniczna obsługa urlopów wpływa na efektywność pracy?
Największym benefitem korzystania z elektronicznej obsługi wniosków jest oszczędność czasu. Wniosek uzupełnia się automatycznie, korzystając z danych w profilu pracownika. Wystarczy wybrać datę oraz rodzaj wniosku i kliknąć „utwórz wniosek”. Nie trzeba szukać wzoru wniosku, drukować go, czy zanosić do lidera.
Proces ten jest niezwykle intuicyjny i prosty, co pozwala na uniknięcie marnowania czasu na szkolenia z zakresu obsługi systemu. Dzięki temu każdy pracownik od pierwszego dnia zyskuje więcej czasu na wykonywanie swoich obowiązków. Dodatkowo, pracownicy mogą śledzić swój urlop w panelu pracownika, co eliminuje konieczność kontaktowania się z działem kadr, HR czy kierownikami w tej kwestii.
Na czym polega digitalizacja procesu wnioskowania o urlop?
Digitalizacja procesu wnioskowania o urlop polega przede wszystkim na wykorzystaniu rozwiązań technologicznych do spersonalizowania obiegu dokumentów w systemie. Możesz odwzorować strukturę swojej firmy bezpośrednio w aplikacji, co pozwala na skrócenie kluczowych procesów, takich jak akceptacja wniosku, do jak najbardziej przejrzystej formy. To rozwiązanie, które wspiera pracowników na każdym etapie. Poniżej przedstawiamy przykładową ścieżkę dokumentu:
Pracownik składa wniosek za pomocą zaledwie 3 kliknięć.
Kierownik otrzymuje powiadomienie w systemie, a także wiadomość na mailu bądź Slacku (posiadamy wiele integracji usprawniających proces), aby go rozpatrzyć. Może skorzystać z planu urlopowego pracownika, działu, a nawet całej organizacji, aby upewnić się, że nie będzie on kolidował z założonymi celami firmy. Następnie wysyła swoją decyzję do działu kadr.
Dział kadr otrzymuje i akceptuje wniosek za pomocą jednego kliknięcia.
Dodatkowo, gdy pracownicy oczekują na decyzję, mogą podejrzeć jego status w kalendarzu.
Po akceptacji wniosku cały proces odbywa się automatycznie: urlop zostaje dodany do kalendarza, limit urlopowy jest aktualizowany, a wniosek jest archiwizowany z pełną historią akceptacji. Wniosek jest także uwzględniany w odpowiednich raportach.
Technologiczne rozwiązanie na problemy tradycyjnych wniosków
Tradycyjne formularze urlopowe są przestarzałe i niewygodne dla pracowników z kilku powodów. Po pierwsze, wymagają one ręcznego wypełniania, co jest czasochłonne i wzmacnia ryzyko wystąpienia błędu przy uzupełnianiu oraz wprowadzaniu danych. Pracownicy muszą spędzać czas na drukowanie, wypełnianie i dostarczanie formularzy do odpowiedniego działu, co dodatkowo obciąża ich harmonogramy. Ponadto, tradycyjne formularze urlopowe są papierowe, co oznacza, że łatwo mogą się zgubić lub zniszczyć. Wpływa to także na obowiązek prawidłowego prowadzenia tradycyjnej archiwizacji i uzupełniania segregatorów.
Dodatkowo, tradycyjne formularze nie oferują elastyczności, jeśli chodzi o dostęp do informacji o dostępnych urlopach i pozostałych saldo. Pracownicy muszą mieć dostęp do biura lub pytać personel HR, aby dowiedzieć się, ile dni urlopu zostało im jeszcze do wykorzystania. Poprzez proces digitalizacji oraz covid-19 znacznie wzrosła ilość pracowników wykonujących swoją pracę zdalnie co również wzmaga ten problem.
Elektroniczne rozwiązania pozwalają pracownikom śledzić dostępne dni urlopowe i pozostałe salda w czasie rzeczywistym, eliminując konieczność kontaktowania się z personelem HR lub biurem w celu uzyskania tych informacji.
Pobieranie niezbędnych danych do kontroli oraz programów K-P
System online nie tylko nalicza odpowiednią ilość dni urlopowych, ale także pilnuje jej zgodność z obowiązującymi przepisami. Wybrane osoby w systemie mają stały dostęp do aktualnych danych i mogą pobierać je jednym kliknięciem. Jedną z przydatnych funkcji w HRnest jest aktualizowany na bieżąco raport 'Wnioski wg czasu trwania’. Dzięki niemu w kilka chwil dowiesz się, którzy pracownicy na umowie o pracę nie wykorzystali obowiązkowego 14-dniowego urlopu.
Dla księgowych ważną funkcją jest możliwość eksportu danych z systemu online w formacie zgodnym z różnymi programami kadrowo-płacowymi. W HRnest obsługiwane są między innymi następujące programy:
- Symfonia Kadry i Płace
- Comarch ERP Optima
- WAPRO Gang
- R2Płatnik
- Enova365
- Enova
- TETA
- SAP
Lista obsługiwanych programów stale się rozszerza!
Elektroniczna ewidencja wniosków a komunikacja w firmie
Elektroniczna ewidencja wniosków to narzędzie, które umożliwia skuteczną komunikację wewnętrzną w firmie. Dzięki temu systemowi pracownicy mogą składać wnioski online, co znacznie usprawnia proces ich rozpatrywania. Kontakt między pracownikami, kierownikami, działami HR, a nawet szefostwem jest całkowicie zminimalizowany, a proces staje się bezpośredni i sprawiedliwy.
We wnioskach można załączać także komentarze i przesyłać je do pracowników bezpośrednio za pośrednictwem systemu. To eliminuje niepotrzebny stres oraz napięcia między działami, a także oszczędza nerwy i czas, które zwykle pojawiają się przy tak delikatnym temacie jak planowanie urlopów.
Dzięki temu pracownicy mogą szybko i łatwo zgłaszać swoje potrzeby, a dział kadr jest w stanie szybciej i łatwiej przetwarzać wnioski. Usprawnienie komunikacji wewnętrznej w biznesie ma pozytywny wpływ na atmosferę w pracy oraz zadowolenie i integrację pracowników.
Krok po kroku – jak uruchomić system elektronicznych wniosków urlopowych i stworzyć nowoczesny HR w Twojej firmie?
Rozpoczęcie implementacji systemu elektronicznych wniosków urlopowych oraz nowoczesnego rozwiązania HR w Twojej firmie wymaga kilku kluczowych kroków. Pierwszym jest znalezienie odpowiedniego oprogramowania, które spełni wszystkie potrzeby Twojej firmy. Następnie należy przeprowadzić adaptację systemu, co może wymagać współpracy z informatykiem bądź supportem z zewnętrznej firmy, którzy pomogą w jego implementacji.
Warto także przejść okres testowy, aby upewnić się, że system działa bez zarzutu i wprowadza zamierzone ułatwienia. W momencie, gdy system jest gotowy do użycia, należy poinformować wszystkich pracowników o tym, że będzie on używany do składania wniosków urlopowych i wyjaśnić, jak go używać.
Po wdrożeniu należy zapewnić odpowiednie szkolenie dla pracowników, aby zapoznali się z nowym systemem i nauczyli się korzystać z niego w sposób efektywny.
W przypadku jakichkolwiek problemów technicznych lub wątpliwości dotyczących systemu, pracownicy powinni mieć możliwość zgłoszenia ich do osób odpowiedzialnych za jego wprowadzenie.
W HRnest istnieje darmowy 14-dniowy okres próbny, w którym możesz poznać wszystkie możliwości systemu. Posiadamy także osobny dział supportu, który odpowie na wszystkie zadane pytania przed, w trakcie jak i po wdrożeniu systemu.
Elektroniczne wnioski urlopowe a ochrona danych osobowych – jak zadbać o prywatność pracowników?
Obowiązkiem pracodawcy jest wybór odpowiedniego narzędzia, które korzysta z prawidłowej ochrony danych osobowych. Aplikacja powinna spełniać wymogi zabezpieczeń technologicznych, takich jak odpowiednie serwery, kopie zapasowe, zabezpieczenia zewnętrzne, procedury usuwania danych, monitoring danych, silne hasła i szyfry. Należy również ograniczyć dostęp tylko do osób uprawnionych, tak aby uniknąć wycieku informacji.
Oczywiście, istotne jest, aby system spełniał przepisy RODO oraz korzystał z wszelkich procedur danych osobowych i przestrzegał środków bezpieczeństwa. Ponadto, aby pracownicy mający styczność z danymi przechodzili odpowiednie kursy z zakresu danych osobowych, aby posiadali wiedzę oraz umiejętności w obchodzeniu się wrażliwymi danymi.
Firmy zajmujące się danymi powinny spełniać najwyższe możliwe standardy zabezpieczeń. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej zapraszamy na naszą stronę bezpieczeństwa.
Wdrażanie systemu online w firmie
Nowoczesne narzędzia zaliczające się do działu Human Resources, takie jak elektroniczne wnioski urlopowe, przynoszą wiele korzyści nie tylko zespołowi HR, ale każdemu pracownikowi. Dodatkowo są one tak proste w obsłudze, że nie wymagają żadnych dodatkowych kompetencji czy szkoleń. Dzięki temu proces onboardingu narzędzia można zacząć już pierwszego dnia.
W HRnest przeniesienie danych do systemu odbywa się dzięki plikom Excel, ponieważ wiemy, że jest to narzędzie powszechnie znane naszym klientom. Wystarczy uzupełnić je według podanej legendy i załadować do systemu, a wszystkie niezbędne dane, zostaną dodane automatycznie.
Aby dowiedzieć się więcej o wdrażaniu oraz korzystaniu z systemu zapraszamy do darmowych kursów Akademii, w których nauczysz się wszystkiego za pomocą prostych działań, krok po kroku, wewnątrz systemu. Znajduje się tam również lekcja o masowym wprowadzaniu danych. Dowiesz się tam także jak HRnest pomoże Ci zarządzać czasem pracy oraz kartoteką pracownika.
Wdrożenie nowoczesnej technologii HR, przyniesie Twojej firmie wymierne korzyści, zarówno Tobie, Twoim pracowników, managerom, jak i działowi kadr. Rozwiązania cyfrowe to przyszłość procesów HR w Polsce!
HRnest to sprawdzone rozwiązanie, które pomoże Wam wprowadzić elektroniczne wnioski urlopowe oraz ustawić własny obieg dokumentów. Będziecie mogli również tworzyć przejrzyste kalendarze urlopów i na bieżąco śledzić plany urlopowe zespołu, aby dbać o ich efektywność. Pobierzecie także gotowe raporty i zestawienia oraz eksportujecie dane do programów K-P jednym kliknięciem. A to wszystko od 4zł dziennie! Dodatkowo, pierwsze 14 dni jest za darmo! Dodaj pracowników i zobacz jak nowe narzędzie pomoże rozwinąć skrzydła całej firmie.
Najczęściej zadawane pytania:
Papierowe wnioski urlopowe mogą powodować wiele problemów dla działu HR. Są one czasochłonne i wymagają ręcznego przetwarzania i przechowywania. Ponadto, istnieje ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentów, co może prowadzić do błędów w raportach oraz ewidencji. Korzystanie z wniosków urlopowych online upraszczają proces składania, rozpatrywania oraz archiwizacji wniosków. Usprawnia to pracę wszystkich pracowników oraz poprawia komunikację wewnętrzną.
Istnieje kilka powodów, dla których niektóre firmy wciąż korzystają z papierowych wniosków urlopowych. Po pierwsze, niektóre organizacje mogą obawiać się nowego podejścia i preferować tradycyjny sposób pracy, ze względu na poczucie bezpieczeństwa. Po drugie, niektóre firmy mogą nie wprowadzać systemów HR, ponieważ nie mają wystarczających zasobów finansowych lub technologicznych.
Nowoczesne rozwiązania HR mogą zdecydowanie zautomatyzować proces wniosków urlopowych. Składanie wniosków online nie wymaga takiego zaangażowania pracowników – mogą szybko i łatwo złożyć prośbę o urlop, bez konieczności drukowania i dostarczania dokumentów. Dodatkowo, systemy HR mogą automatycznie obliczać dostępne dni wolne oraz śledzić ich wykorzystanie, co pozwala uniknąć błędów w planowaniu urlopów.
