Close

Obowiązki pracodawcy dotyczące czasu pracy – jak im sprostać?

Wiele osób aspiruje by założyć własną firmę. Bycie pracodawcą wiąże się z ogromną satysfakcją i dużą niezależnością. Z drugiej strony, obowiązki pracodawcy zdają się nie mieć końca. Pilnowanie ich wszystkich, zwłaszcza przy rozbudowanym zespole, może przyprawiać o zawrót głowy.  

Jakie są podstawowe obowiązki pracodawcy i jak sobie z nimi dobrze radzić? Jak działać by nie sprowadzić na siebie masy stresu i niepotrzebnych kosztów?  

Czytaj dalej i zadbaj o spokój nie tylko swój, ale też pracowników.  

Poznaj swoje obowiązki 

Zgodnie z kodeksem pracy na pracodawcy ciąży bardzo duża ilość obowiązków. Przede wszystkim jest to:  

  • Pilnowanie ewidencji czasu pracy 
  • Udzielanie należnego pracownikom urlopu 
  • Obliczanie nadgodzin
  • Rozliczanie pracowników zgodnie z umowami 
  • Pilnowanie terminów ważności umów, aktualności badań lekarskich czy szkoleń BHP

Doświadczenie wielu firm, w tym także naszych klientów, pokazuje, że system „papierowy”, ani nawet najsprytniejsza tabelka w Excelu nie pomagają zapanować nad chaosem związanym z taką ilością zadań. Aby łatwiej wprowadzać, filtrować oraz znajdować potrzebne informacje czy dokumenty, najlepiej korzystać z zaawansowanego, ale prostego w użyciu narzędzia. 

Kontrola z urzędu może być bardzo stresującym doświadczeniem, a dodatkowo może stać się bolesnym obciążeniem finansowym. Korzystanie z odpowiedniego narzędzia zapewni Ci możliwość wyciągnięcia danych, np. ewidencję czasu pracy za pomocą paru przycisków. Najlepiej jakby taki system oferował również możliwość przedstawienia zbiorczego raportu, a także archiwizowania wszystkich dokumentów w jednym miejscu.  

Odkryj swoje możliwości 

Odpowiedzią na te wyzwania związane z ewidencją czasu pracy jest zintegrowany system do obsługi wszystkich tych procesów w chmurze. Wdrożenie w firmie systemu do elektronicznej ewidencji czasu pracy i prowadzenia kartoteki pracowniczej to szybki proces. W organizacji do 100 osób zajmie tylko 1 dzień – zobacz sam!  Większość danych można łatwo zaimportować, a samo narzędzie odciąży Twoją administrację, zwiększy wydajność Twojej firmy i pozwoli Ci spać spokojniej. Poznaj możliwości narzędzia i dowiedz się, dlaczego jest ono wygodne, nie tylko z perspektywy pracodawcy, ale także kadr czy samego pracownika. Poza intuicyjnym interfejsem, możliwością zalogowania się z różnych urządzeń zapewni Ci on spokój dzięki takim funkcjom jak:

Grafiki pracy i rozliczanie nadgodzin 

Podstawową funkcją potrzebną przy pilnowaniu ewidencji czasu pracy jest stworzenie przejrzystego dla wszystkich grafiku. Perspektywa pracownika jest prosta: widzi on swoje godziny pracy, te które już przepracował, ale także plan na najbliższy okres. Może on zaznaczać tam swoją obecność i przedział czasowy w jakim pracował – wszystkie te informacje są widoczne dla działu kadr oraz pracodawcy. Aplikacja zawiera także automatyczne przeliczanie nadgodzin i godzin nieprzepracowanych. Dzięki systemowi można także łatwo podejrzeć – przez wybrane przez pracodawcę upoważnione osoby – dni, w jakie pracownicy z konkretnego działu są dostępni. Zapewnia to każdemu przejrzysty i prosty kalendarz pracy.

Hrnest system do rejestracji czasu pracy, elektronicznych wniosków urlopowych i obsługi kartoteki pracowniczej
Z HRnest możesz ewidencjonować czas pracy, zarządzać wnioskami urlopowymi i prowadzić kartotekę dokumentów pracowniczych

Łatwe do rozliczenia urlopy  

Na czas pracy pracownika wpływa także liczba jego dni wolnych. Zadaniem pracodawcy jest nie tylko dbanie o to, aby każdy pracownik otrzymał należne mu dni wolne, ale także by raz w roku otrzymał minimum 14-dniowy okres urlopowy.  Jako pracodawca możesz także dodawać niestandardowe dni urlopowe. W systemie znajdziesz już ponad 170 rodzajów wniosków do wyboru, które aktualizowane są wraz z potrzebami firm – jednym z nich jest np. wniosek o odbiór nadgodzin. Już przy składaniu przez pracownika wniosku zaznaczyć można osobę zastępującą, która przejmie obowiązki (w tym także czas pracy) danego pracownika.  

Z perspektywy pracodawcy wyliczanie urlopu, jego obowiązkowość, a także elastyczność, to wcale nie jest prosty temat. Aby dowiedzieć się o tym więcej zachęcamy do przeczytania naszego artykułu – Urlop zgodny z prawem – czy to takie proste?

Dokumentacja pracownicza w jednym miejscu 

Jako pracodawca musisz również pamiętać o dopilnowywaniu terminów związanych ze szkoleniami BHP czy aktualności badań lekarskich. Dzięki systemowi masz pod ręką przejrzysty kalendarz odpowiedzialny tylko za dotrzymanie ich ważności, a także możliwość ustawienia powiadomień, które zadbają by tak ważne sprawy nie uszły Twojej uwadze. Przez prawo jesteś także zobligowany do przechowywania przez 10 lat dokumentów pracowniczych. Należą do nich akty osobowe pracowników, a także dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem do pracy, m.in.: 

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą m.in: ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych oraz stosowania indywidualnych rozwiązań dotyczących organizacji czasu pracy 
     
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego 

Dzięki systemowi z łatwością nie tylko wygenerujesz, ale będziesz miał_a łatwy dostęp do potrzebnych danych.  

Wypróbuj system i bądź spokojny  

Dzięki systemowi do zarządzania informacjami o pracownikach zyskujesz pełny i przejrzysty obraz sytuacji w firmie. Dane możesz łatwo wyfiltrować oraz aktualizować, unikając niepotrzebnych kosztów oraz zapewniając sobie pełne bezpieczeństwo na wypadek urzędowej kontroli. Już nigdy nie przegapisz ważnego terminu badań czy odnowienia uprawnień i szkoleń! Jednocześnie możesz lepiej zaplanować pracę zespołu za pomocą przejrzystego grafiku pracy. Transparentność procesów w firmie uchroni Cię przed niedopowiedzeniami i konfliktami na linii pracownik-pracodawca, a także samych pracowników. 

bezpieczne i zgodne z RODO narzędzie do ewidencjonowania czasu pracy. 

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.