HR miękki i HR twardy: Czym się różnią? Poznaj różnice i sprawnie zarządzaj firmą

Wprowadzenie do HR: Czym zajmuje się dział zarządzania zasobami ludzkimi?

Dział HR, czyli zarządzania zasobami ludzkimi (Human Resources), to kluczowa część każdej organizacji. To tu podejmowane są istotne decyzje dotyczące m.in. rekrutacji, szkolenia, i zarządzania pracownikami. HR to nie tylko zarządzanie ludźmi; to także kształtowanie kultury organizacyjnej, co ma bezpośredni wpływ na wyniki firmy. W małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP), gdzie zasoby są ograniczone, właściwe zarządzanie HR nabiera szczególnego znaczenia. W tym artykule wyjaśnimy, na czym polegają różne aspekty działania HR, z naciskiem na ich wpływ na biznes i zastosowanie w firmach MŚP.

• HR miękki vs HR twardy – jakie są różnice?
• Czym zajmuje się dział HR miękki?
• Twardy HR – czym jest i jak wpływa na firmę?
• Wpływ HR miękkiego i twardego na wyniki biznesowe w MŚP
• Czy jeden pracownik może zarządzać oboma aspektami HR-u?
• Czy pracownik HR jest niezbędny w organizacji?
• Jak wybrać system HR do wsparcia zarządzania w MŚP? Poznaj HRnest

HR miękki vs HR twardy – jakie są różnice?

Choć dział HR w firmie zajmuje się wieloma zadaniami, te zadania często można podzielić na dwie kategorie: HR twardy i HR miękki. Ale czym one się różnią?

• HR miękki: To strona działu HR skupiająca się na ludzkich aspektach zarządzania. Obejmuje to takie kwestie jak rekrutacja, onboarding, rozwój osobisty pracowników, ich motywacja i zaangażowanie, a także tworzenie i podtrzymywanie kultury organizacyjnej.
• HR twardy: Ta strona jest bardziej proceduralna i techniczna. Skupia się na sprawach kadrowo-płacowych, formalnych i administracyjnych. To tutaj pojawia się często kwestia prawa pracy, rozliczeń urlopów, czy innych kwestii pracowniczych. 

Różnice te nie są jedynie akademicką dyskusją. Mają one konkretny wpływ na to, jak każda firma jest zarządzana, jakie są jej wyniki, a w konsekwencji na jej sukces na rynku. W szczególności w MŚP, gdzie zasoby są ograniczone, umiejętność zbalansowania obu tych aspektów może być kluczowa.

Czym zajmuje się dział HR miękki?

HR miękki dba o ludzkie aspekty w zarządzaniu firmą. Można go postrzegać jako serce i duszę działu HR, które napędza kulturę organizacyjną i zadowolenie pracowników. Poniżej przedstawiamy kluczowe elementy HR miękkiego:

• Rekrutacja i selekcja: Procesy te są bardzo zorientowane na wyniki. Stworzenie efektywnego systemu rekrutacji kandydatów na nowe stanowiska to klucz do znalezienia odpowiednich osób.
• Rozwój pracowników: Obejmuje to szkolenia, kursy i wszelkie inicjatywy mające na celu rozwój zawodowy pracowników. Odpowiednie zarządzanie talentami sprawia, że pracownicy są gotowi na ciągłe zdobywanie nowej wiedzy. 
• Motywacja i zaangażowanie: Skupia się na zrozumieniu motywacji pracowników do działania i jak można zwiększyć ich zaangażowanie w realizowane projekty. Dobry proces feedbackowania i ocen pracowniczych wspiera jakość pracy. 
• Kreowanie i rozwijanie kultury organizacji: Rolą nowoczesnego działu HR jest to, by wartości firmy były znane, zrozumiałe i realizowane przez wszystkich pracowników.
• Komunikacja wewnętrzna: Otwarta i jasna komunikacja między różnymi szczeblami organizacji to również zadanie dla HR miękkiego.
• Dobrostan pracowników: Obejmuje to nie tylko aspekty zdrowia fizycznego, ale również i psychicznego pracowników.

Zrozumienie i implementacja tych elementów mogą być kluczowe dla długoterminowego sukcesu firmy, zwłaszcza w kontekście MŚP, gdzie każdy pracownik jest niezwykle cenny.

Twardy HR – czym jest i jak wpływa na firmę?

Twardy HR to strona zarządzania zasobami ludzkimi (HR) skoncentrowana na aspektach technicznych i proceduralnych. Osoby pracujące w tym dziale zajmują się przede wszystkim sprawami kadrowymi i płacowymi oraz dbają o to, aby dokumenty i sprawy formalne były w pełni zgodne z prawem. Oto co wchodzi w zakres działań twardego HR:

• Naliczanie wynagrodzeń i przygotowywanie listy płac: Twardy HR jest odpowiedzialny za precyzyjne naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Sporządzanie deklaracji i zaświadczeń do ZUS, US: Jednym z kluczowych zadań jest zatroszczenie o wszelkie formalności prawne, takie jak deklaracje i zaświadczenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz Urzędu Skarbowego (US).
• Prowadzenie dokumentacji pracowniczej: Twardy HR zarządza kompletną dokumentacją pracowników, od umów o pracę do różnych zaświadczeń i świadectw.
• Monitorowanie upływu ważnych terminów: W ramach tego obszaru, HR monitoruje kluczowe daty i terminy, takie jak okresy próbne, ważność certyfikatów czy inne daty istotne dla stosunku pracy.
• Ewidencja czasu pracy i urlopów: Twardy HR zajmuje się również prowadzeniem ewidencji czasu pracy, rejestrowaniem nieobecności pracowników i zarządzaniem urlopami wypoczynkowymi.

W kontekście MŚP, efektywne zarządzanie tymi aspektami przez twardy HR jest kluczowe dla utrzymania organizacji na właściwym kursie. Działy te są istotne dla wyników finansowych i ogólnej efektywności działania firmy, a ich prawidłowe zarządzanie jest szczególnie ważne dla firm z ograniczonymi zasobami.

Wpływ HR miękkiego i twardego na wyniki biznesowe w MŚP

Zarówno miękki, jak i twardy HR mają znaczący wpływ na wyniki biznesowe, szczególnie w kontekście małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), gdzie każdy pracownik i każda decyzja mogą mieć dużą wagę.

HR miękki:

• Zmniejszenie rotacji pracowników: Dobre relacje, rozwój i zadowolenie pracowników wpływają na mniejszą rotację, co z kolei obniża koszty rekrutacji i szkolenia nowych pracowników.
• Zwiększenie produktywności: Zaangażowani i zmotywowani pracownicy są bardziej produktywni, co wpływa pozytywnie na wyniki firmy.
• Poprawa reputacji firmy: Działania w ramach HR miękkiego często wpływają pozytywnie na markę pracodawcy, co ułatwia przyciąganie talentów i zwiększa konkurencyjność na rynku.

HR twardy:

• Optymalizacja kosztów: Efektywny system wynagrodzeń i korzystanie z różnych form zatrudnienia mogą znacząco wpływać na obniżenie kosztów operacyjnych.
• Zgodność z przepisami: Unikanie kar i opóźnień związanych z niezgodnością z prawem, co może być szczególnie istotne dla MŚP z ograniczonymi zasobami prawnymi.
• KPIs i zarządzanie wynikami: Systematyczna analiza wskaźników może pomóc w identyfikacji słabych punktów i możliwościach dla dalszego rozwoju, co wpływa na strategię firmy i jej wyniki finansowe.

Czy jeden pracownik może zarządzać oboma aspektami HR-u?

W małych i średnich przedsiębiorstwach, gdzie zasoby są ograniczone, często jedna osoba odpowiada za zarządzanie oboma aspektami HR: miękkim i twardym. To możliwe, ale wymaga pewnej elastyczności, umiejętności organizacji pracy i szerszego spojrzenia na zarządzanie zasobami ludzkimi.

• Elastyczność: Musi być w stanie przejść od analizy wskaźników wyników do rozmów rozwojowych z pracownikami.
• Umiejętność priorytetyzacji: Z równą starannością musi traktować zarówno wymagania prawne i proceduralne, jak i potrzeby oraz dobrostan pracowników.
• Wsparcie technologiczne: Skorzystanie z dedykowanego oprogramowania do zarządzania HR, takiego jak HRnest, może znacząco ułatwić pracę i pozwolić na skupienie się na strategicznych aspektach działalności.

Czy pracownik HR jest niezbędny w organizacji?

Pytanie o konieczność zatrudnienia pracownika HR w organizacji często pojawia się, zwłaszcza w kontekście małych i średnich przedsiębiorstw. Odpowiedź na nie zależy od wielu czynników, takich jak skala działalności, złożoność procesów czy też zasoby finansowe.

• Outsourcing kadr i płac: Jeżeli firma jest na etapie, gdzie nie jest w stanie utrzymać pełnoetatowego pracownika HR, może zdecydować się na outsourcing niektórych zadań, jak kadry i płace, do biura rachunkowego. To pozwala skoncentrować się na kluczowych aspektach działalności, jednocześnie zapewniając zgodność z przepisami prawa.
• Wsparcie przez systemy HR: Dla firm, które nie są w stanie zatrudnić dedykowanego pracownika HR, technologie mogą okazać się bardzo pomocne. Systemy HR, takie jak HRnest, mogą usprawnić wiele procesów i odciążyć zarządzających.

Dlatego można powiedzieć, że choć pracownik HR może nie być „niezbędny” w każdym przypadku, funkcje HR są niezbędne dla zdrowego funkcjonowania firmy. Na różne sposoby można je zrealizować – poprzez zatrudnienie pracownika, outsourcing, czy wsparcie technologiczne.

Jak wybrać system HR do wsparcia zarządzania w MŚP? Poznaj HRnest

Wybór systemu HR jest kluczowym elementem, który może znacząco wpłynąć na efektywność zarządzania zasobami ludzkimi. Dlatego warto zwrócić uwagę na kilka aspektów:

• Skalowalność: Idealny system HR będzie rosnąć razem z Twoją firmą. HRnest oferuje różnorodność funkcji, które mogą być dostosowane do rozmiarów i potrzeb przedsiębiorstwa.
• Intuicyjność i łatwość użycia: System powinien być łatwy w obszarze, nawet dla osób, które nie mają doświadczenia w zarządzaniu HR.
• Cyfryzacja procesów HR: W dzisiejszych czasach wsparcie cyfrowe jest nieocenione w zarządzaniu ewidencją czasu pracy, zarządzaniem nieobecnościami, onboardingu nowych pracowników, czy pilnowaniu terminów i przekazywaniu dokumentacji. Dzięki temu stajesz się bardziej efektywny i zorganizowany.
• Cena i dostępność: Dla MŚP budżet jest często ograniczony, więc warto szukać rozwiązań, które oferują dobre stosunki jakości do ceny.

HRnest jest jednym z systemów, które spełniają te kryteria. Jest to wszechstronne narzędzie, które może pomóc w zarządzaniu zasobami ludzkimi w sposób efektywny, niezależnie od wielkości firmy. Dzięki temu staje się on nieocenionym wsparciem nie tylko dla działu HR, ale i dla całej organizacji.