Delegacja to inaczej podróż służbowa bądź wyjazd służbowy. Odbywa się na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy. Wyjazd służbowy powinien rozpocząć się poleceniem wyjazdu służbowego, które określi czas podróży i jej cel.
Reguły informowania pracownika o wyjeździe za granicę w celach służbowych obowiązują również w przypadku zatrudnienia na innych zasadach niż umowa o pracę, na przykład:
- powołania,
- wyboru,
- mianowania,
- spółdzielczej umowy o pracę.
Udział pracowników w delegacjach zagranicznych może przynieść firmie wiele korzyści. Poza oczywistą szansą na nawiązanie nowych kontaktów biznesowych, taka forma współpracy może przyczynić się do wzbogacenia wiedzy pracowników, poszerzenia ich horyzontów oraz zwiększenia motywacji do pracy. Niemniej jednak, należy również pamiętać o kosztach generowanych przez wyjazdy służbowe.
Jakie konkretnie korzyści może przynieść twojej firmie udział pracowników w delegacjach zagranicznych? Jak rozliczać koszty? Dowiedz się, czytając poniższy artykuł.
Bezpośrednie korzyści dla pracodawcy związane z uczestnictwem pracownika w zagranicznej podróży służbowej
Korzyści z delegacji zagranicznych dla firmy mogą przyjmować różne postacie. Przede wszystkim organizacja może zaoszczędzić na kosztach produktów i usług, które są tańsze za granicą. Dzieje się tak poprzez zdobycie nowych kwalifikacji, pomysłów czy technologii z innych krajów. Jakość produktów lub usług oferowanych przez firmę, może również być dzięki temu wyższa.
Delegacje zagraniczne mogą otworzyć nowe rynki dla firmy, co przyczynia się do wzrostu obrotów i zysków. Pozwalają na prezentowanie swojej firmy, produktów i usług w nowym środowisku. To również przyczynia się do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku globalnym.
Delegacje zagraniczne oferują okazję do nawiązania kontaktów z nowymi partnerami biznesowymi. Może to prowadzić do zawarcia korzystnych umów handlowych. Możliwość spotkania się osobiście pozwala budować zaufanie oraz lepiej zrozumieć potrzeby i oczekiwania drugiej strony. Pełni to kluczową rolę w budowaniu relacji biznesowych. Przyczynia się to do zwiększenia prestiżu marki i zainteresowania potencjalnych klientów.
Wpływ delegacji zagranicznych na pracę zespołową
Delegacje zagraniczne często wpływają na efektywność pracy zespołowej. Wyjazdy służbowe do innych krajów mogą spowodować trudności w tworzeniu harmonogramu pracy zespołu. Komunikacja może być utrudniona ze względu na różnicę czasu, co może prowadzić do opóźnień w realizacji projektów. Jednak podróże służbowe mogą również przynieść wiele korzyści pracownikom, takie jak zdobycie nowych doświadczeń, poznanie nowych kultur i sposobów pracy. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio planować i organizować takie wyjazdy. Tak, by nie zakłócały one pracy zespołowej, a wręcz przeciwnie – wspierały rozwój zespołu i przyczyniały się do skutecznej realizacji celów.
Wyjazd służbowy a rozwój kariery pracownika
Delegacje zagraniczne mogą znacznie przyczynić się do rozwoju kariery zawodowej pracownika. Umożliwiają nawiązanie kontaktów z nowymi partnerami biznesowymi i poszerzenie sieci zawodowych znajomości. Dzięki temu można zdobyć cenne doświadczenie oraz informacje z pierwszej ręki na temat obcych rynków.
Delegacje zagraniczne są doskonałą okazją do nauki nowych języków oraz poszerzenia umiejętności międzykulturowych. Może to znacząco zwiększyć atrakcyjność pracownika na rynku pracy. Poza tym, praca w międzynarodowym środowisku może być doskonałym elementem w CV. Wskazuje na elastyczność, umiejętność adaptacji do nowych warunków oraz otwartość na nowe doświadczenia. Podróże służbowe często są związane z projektami lub zadaniami specjalistycznymi, poszerzając zakres obowiązków i umiejętności pracownika. Takie doświadczenia mogą finalnie przyczynić się do awansu lub otrzymania podwyżki w firmie.
Koszty związane z podróżą służbową
Delegacja zagraniczna to również aspekty finansowe. Wyjazd służbowy zobowiązuje osobę zatrudniającą do zwrotu kosztów noclegów, diet, czy na podstawie przedłożonych przez pracownika innych udokumentowanych wydatków. Pracodawca powinien zapewnić koszty całodziennego wyżywienia, jak i przejazdów środkami transportu. Zarówno do miejscowości docelowej za granicą, jak i podczas dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Pracownik w trakcie zagranicznej podróży służbowej otrzymuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca, lotniska czy portu. Ryczałt ten jest równy stawce diety w miejscu docelowym. Dodatkowo, ma prawo do zwrotu 10% wartości diety za każdy dzień podróży na pokrycie wydatków związanych z korzystaniem z lokalnych środków transportu. Nie dotyczy to pracowników, którzy wykorzystują w celach służbowych samochody osobowe. Niemniej, pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika.
W przypadku podróży służbowej za granicę pracodawca pokrywa koszt bagażu do 30 kg. Jednak dzieje się tak tylko w określonych warunkach: wyjazd odbywa się poza granice Europy lub trwa ponad 30 dni.
Pracownicy w delegacjach zagranicznych zazwyczaj otrzymują zaliczki w walucie kraju, do którego jadą. Jeśli pracownik wyrazi zgodę, może też otrzymać zaliczkę w złotych. Wszystkie rozliczenia są przeprowadzane w złotych, a koszty w obcej walucie są przeliczane na złote według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.
W HRnest z łatwością rozliczysz wyjazd służbowy pracownika. Rozliczenie delegacji opiera się na informacjach zawartych w wydanym Poleceniu Wyjazdu Służbowego. Koszty zostały podzielone na następujące kategorie:
- podróże pojazdem prywatnym (w tym: godzina wyjazdu, miejsce wyjazdu i odległość),
- podróże pojazdem służbowym,
- koszty delegacji (rachunki, faktury) umożliwiające zwrot kosztów przejazdu,
- rozliczanie ryczałtów,
- rozliczenia diety krajowej oraz zagranicznej.
W systemie znajdziesz zrozumiałe podsumowanie podróży służbowej, bieżące kursy walut i załączniki z informacjami o kosztach. System automatycznie aktualizuje kursy walut, korzystając z danych Narodowego Banku Polskiego.
Rozliczenie diety w delegacji krajowej i zagranicznej
Wysokość diety podczas delegacji zagranicznej została określona w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2022 r. poz. 2302) z dnia 25 października 2022 r.
Podczas zagranicznej podróży służbowej przysługuje pełna dieta za każdą dobę. W przypadku niepełnej doby, zasady są następujące:
- do 8 godzin – należy się 1/3 pełnej diety,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
- powyżej 12 godzin – przysługuje pełna dieta.
Jeśli pracodawca zapewnia wszystkie posiłki lub są one wliczone w cenę biletu, pracownik otrzymuje 25% pełnej diety. Gdy osoba zatrudniona miała zapewnione częściowe wyżywienie, to przysługuje jej:
- za śniadanie – 15% diety,
- za obiad – 30% diety,
- za kolację – 30% diety.
Porównując, przypadku jednodniowej podróży służbowej w kraju:
- jeśli trwa od 8 do 12 godzin – należy się połowa krajowej stawki diety,
- jeśli trwa ponad 12 godzin – przysługuje pełna stawka diety.
Dla podróży krajowych trwających dłużej niż jedna doba:
- za każdą pełną dobę wypłacana jest pełna stawka diety,
- za niepełną dobę, do 8 godzin – wypłacana jest połowa diety,
- jeśli niepełna doba trwa ponad 8 godzin – przysługuje pełna dieta.
Rozliczenie noclegu w delegacji zagranicznej
W przypadku podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów na podstawie faktur i rachunków przedstawionych przez pracownika. Jeśli nie przedstawi on dowodów na koszty noclegu, otrzyma tylko 25% przewidzianego ryczałtu. Warto zaznaczyć, że wysokość tego limitu różni się w zależności od kraju, w którym pracownik stacjonuje.
Regulacje dotyczące krajowych podróży służbowych umożliwiają pracownikowi otrzymanie zwrotu kosztów za nocleg w hotelu lub podobnym miejscu na podstawie przedstawionego rachunku lub faktury. Jeżeli pracownik nie dostarczy takich dowodów, przysługuje mu określony ryczałt noclegowy, który wynosi 150% wartości diety.
Podsumowanie
Delegacje zagraniczne oferują pracownikom i firmom wiele korzyści, takich jak nawiązanie nowych kontaktów biznesowych, poszerzenie wiedzy i motywacji pracowników, a także zwiększenie konkurencyjności firmy na rynku globalnym. Rozliczenie podróży służbowych wymaga uwzględnienia wielu aspektów, w tym zwrotu kosztów za noclegi, diety, oraz innych wydatków związanych z podróżą. Pracodawcy muszą również pamiętać o odpowiednim informowaniu pracowników o warunkach i zasadach delegacji, niezależnie od formy zatrudnienia.
HRnest ułatwia zarządzanie i rozliczanie wyjazdów służbowych, zapewniając aktualne kursy walut i możliwość łatwego podsumowania kosztów. Pracownik może samodzielnie dodać skany faktur i rachunków z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Pracodawca ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu.
Najczęściej zadawane pytania
Udział w delegacji zagranicznej umożliwia nawiązanie nowych kontaktów biznesowych oraz zdobycie cennych doświadczeń i wiedzy na temat międzynarodowych trendów i praktyk w branży.
Tak, delegacje zagraniczne sprzyjają rozwojowi kompetencji międzykulturowych, poprawie umiejętności językowych oraz zwiększają adaptacyjność i otwartość na nowe doświadczenia.
W przypadku delegacji zagranicznej, pracodawca zobowiązany jest do pokrycia wydatków związanych z podróżą służbową pracownika. Obejmuje to nocleg, diety, transport oraz inne wydatki związane z przebywaniem pracownika za granicą.
Pracownikowi przysługuje dieta za każdą dobę podróży zagranicznej. Dodatkowo, może otrzymać ryczałt za nocleg, który jest rozliczany zgodnie z limitami obowiązującymi w kraju, do którego podróżuje.
Nawiązywanie międzynarodowych kontaktów biznesowych umożliwia dostęp do nowych rynków, zwiększa potencjał eksportowy firmy i otwiera możliwości dla wspólnych przedsięwzięć oraz partnerstw strategicznych.
