W dzisiejszych czasach wiele firm korzysta z narzędzi HR online do zarządzania swoimi zasobami ludzkimi.
Przede wszystkim stanowią je programy do planowania urlopów, które ułatwiają pracownikom składanie elektronicznych wniosków urlopowych. Dzięki nim otrzymują oni stały dostęp do informacji na temat statusu podań. Kierownicy mają możliwość ich akceptacji czy planowania urlopów dla całego działu bądź firmy w jednym miejscu.
Coraz więcej firm decyduje się na integrację tych programów z innymi narzędziami HR, aby jeszcze bardziej usprawnić i zintegrować proces zarządzania urlopami. Dlaczego? Jakie niesie to ze sobą korzyści?
Zebraliśmy dla Was odpowiedzi w tym artykule.
Program do wniosków urlopowych pomaga w efektywnym zarządzaniu personelem
Narzędzia do zarządzania urlopami online pozwalają na usprawnienie całego procesu obiegu dokumentu. Wystawienie wniosku jest znacznie prostsze! Pracownik nie musi drukować wniosku, wypełniać go ręcznie, a nawet zanosić do biura kierownika.
Po zalogowaniu się do systemu dane wypełniają się automatycznie. Wystarczy wybrać datę oraz rodzaj wniosku i elektronicznie przesłać do kierownika. Manager po otrzymaniu powiadomienia musi kliknąć jeden przycisk, aby zatwierdzić bądź odrzucić wniosek.
Gotowe plany urlopowe oraz kalendarze z uwzględnionymi urlopami, pozwalają na skuteczne zarządzanie zespołem. Każdy pracownik ma stały dostęp do aktualnych danych i nie musi przejmować się jeżdżeniem do biura czy zbędną, często stresującą komunikacją z przełożonym.
Na końcowym etapie procesu istotnym elementem jest automatyczne przeliczanie urlopów, gotowe raporty i możliwość eksportowania ich w różnych formatach pliku – na przykład Excel. Przyspiesza to pracę całego Działu HR, Kadrom bądź szefostwu w analizie trendów, przestrzegania zgodności z prawem czy optymalizacji pracy w firmie.
Zarządzanie urlopami to nie wszystko – zwiększ efektywność przy innych obowiązkach HR
Istnieje wiele korzyści z automatyzacji zadań należących do działu HR. Nie są to jedynie kwestie urlopowe, ale także obowiązki związane z zarządzaniem czasem pracy, dokumentacją czy rozliczeniami. Dzięki integracji tych programów możliwe jest efektywne planowanie pracy, optymalizacja procesów biznesowych oraz usprawnienie zarządzania pracownikami.
Dzięki temu menedżerowie mogą łatwo śledzić wykorzystanie urlopów, tworzyć i modyfikować na bieżąco grafiki pracy oraz zarządzać dokumentami pracowników. Pracownicy mogą wystawiać wnioski online, rejestrować czas pracy, a także mieć dostęp do wszystkich ważnych dokumentów z dowolnego urządzenia.
Integracja programów HR z systemami zarządzania czasem pracy czy kartoteką umożliwia także raportowanie oraz analizę danych związanych z administracją personalną. Wiele aplikacji oferuje również przypomnienia oraz powiadomienia, dzięki którym nie zapomnisz o wygasających terminach umów, badań lekarskich czy szkoleń BHP.
HRnest to system, dzięki któremu wszystkie obowiązki związane z obszarem HR zostaną usprawnione. Aplikacja jest dostępna na każdym urządzeniu mobilnym, dzięki czemu zarządzanie personelem nigdy nie było tak proste.
Korzyści z integracji z programami do spraw wynagrodzeń
Integracja programu do planowania urlopów z systemem wynagrodzeń znacząco usprawnia procesy HR. Pracodawcy i dział HR mają możliwość lepszego zarządzania urlopami oraz czasem pracy, a także wynagrodzeniem przysługującym za ten czas.
Łącząc system HR z programem kadrowo-płacowym można usprawnić procesy związane z ewidencją urlopów i czasu pracy, a także automatycznie uwzględniać je przy obliczaniu wynagrodzeń. W HRnest wystarczy pobrać gotowe zestawienia za pomocą jednego przycisku i przenieść je do wybranego programu K-P.
Nasz system posiada integrację z wieloma systemami do obliczania wynagrodzeń. Są to między innymi:
- Symfonia Kadry i Płace
- Comarch ERP Optima
- WAPRO Gang
- R2Płatnik
- Enova365
- Enova
- TETA
- SAP
Umowy i dokumenty online – łatwy dostęp do kartoteki pracowników
Integracja systemów urlopowych z systemem dokumentacji pracowniczej online pozwala pozbyć się zbędnej papierologii. Dzięki zebraniu wszystkich dokumentów pracowniczych w systemie elektronicznym ułatwiasz filtrowanie oraz wyciąganie danych, które w tym momencie są potrzebne.
Możesz także wysyłać dokumenty z którymi pracownicy mają się zapoznać. Po przeczytaniu dokumentu wystarczy, że klikną „Zapoznałem/am się”. Dzięki temu masz pewność, że pracownicy otrzymali i otworzyli dane materiały. Jest to funkcja bardzo skuteczna przy onboardingu nowych osób do firmy. Również wszystkie dokumenty dotyczące statusu, kultury czy regulaminu firmy mogą być dostępne dla pracowników w systemie przez cały czas.
Połączenie tych systemów zapewnia skuteczne monitorowanie urlopów pracowników, ale także zebranie pełnej dokumentacji, wraz z ewidencją urlopów w jednym miejscu. Możesz ustawić także inne wnioski urlopowe oraz ich limity zależnie od rodzaju umowy czy etatu pracownika.
Własna aplikacja z systemem zarządzania czasem pracy w firmie
Rzadkim, ale również spotykanym rozwiązaniem, jest stworzenie własnej aplikacji, która umożliwi ewidencję dni wolnych i nieobecności, zarządzanie pracownikami, czasem pracy czy delegacjami. Aplikacja powinna posiadać funkcję tworzenia kalendarza bądź grafiku, automatycznego obiegu wniosków urlopowych oraz ścieżkę akceptacji dopasowaną do struktury firmy. Dzięki temu można z łatwością zaplanować pracę dla całego przedsiębiorstwa, uwzględniając wszystkie rodzaje nieobecności.
Dodatkowo program ten powinien umożliwiać eksport danych, generowanie raportów, powiadomienia przez e-mail oraz obsługę różnych rodzajów wniosków. Ważne jest, aby taka aplikacja była czytelna i łatwa w użyciu. Powinna być zgodna z polityką firmy oraz bezpiecznym przetwarzaniem danych osobowych.
Dzięki przejrzystej dokumentacji API HRnest można z łatwością połączyć własny system z naszą aplikacją. Wymiana danych przebiega wtedy automatycznie. Pozwala to na synchronizację systemów bez zbędnej pracy ze strony pracowników.
Najczęściej zadawane pytania:
Proces akceptowania wniosku online jest sprawny i elastyczny dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, co umożliwia szybką weryfikację i zatwierdzenie wniosków przez upoważnione do tego osoby. Dzięki temu podejściu, wszystkie etapy od złożenia wniosku po jego akceptację odbywają się w sposób zautomatyzowany, co znacząco przyspiesza cały proces.
Integracja programu do urlopów z innymi narzędziami HR, takimi jak system zarządzania danymi pracowniczymi czy kalendarzem, przynosi szereg korzyści. Pozwala to m.in. na łatwe planowanie i ewidencję urlopów, automatyczny obieg wniosków urlopowych, składanie elektronicznych wniosków urlopowych oraz raportowanie i nadzorowanie procesu ich zatwierdzania.
Tak, integracja systemu do elektronicznego wnioskowania urlopów z innymi narzędziami HR jest kluczowym elementem zarządzania urlopami w firmie. Umożliwia to spójne śledzenie urlopów i nieobecności pracowników, co wpływa pozytywnie na efektywność i płynność pracy.
