Najczęściej dochodzi do nadgodzin, gdy ilość pracy wzrasta, a jednocześnie brakuje pracowników z powodu ich nieobecności lub ze względu na przedłużające się procesy rekrutacyjne. Z czasem gubisz się w tym nadliczbowym czasie pracy, nie ogarniasz kto i ile dokładnie go zgromadził. Problemem staje się to, jak to rozliczyć, a , aby rozliczyć to w czasie.
Kodeks pracy jasno określa zasady rozliczania nadliczbowych godzin pracy. Konsekwencje nieprzestrzegania wymiaru czasu pracy pracowników oraz ich prawidłowej ewidencji i rozliczeń są niestety bardzo wysokie.
- Jak prowadzić ewidencję z rozkładem czasu pracy?
- W jakiej formie pracodawca może rozliczyć nadgodziny?
- Jak naliczać wynagrodzenie za pracę nadliczbową?
- Jak odbierać dni wolne od pracy?
Czas pracy w przejrzystych grafikach
Rejestracja oraz ewidencja czasu pracy wcale nie jest prostym zadaniem. Często firmy decydują się na nieczytelne i łatwe do podrobienia arkusze, na których pracownicy wpisują swoje godziny. Poza manipulowaniem wpisami, dużym minusem jest łatwa możliwość zgubienia, zniszczenia bądź zakreślenia papierowych archiwów, tak aby ich ewidencja była wręcz niemożliwa.
Kolejną metodą są arkusze Excela, które niestety są nieprzejrzyste i nieintuicyjne. Co prawda, łatwiej jest nanieść zmiany. Niemniej odnalezienie informacji, kto jest w danej chwili na zmianie, jest niesamowicie uciążliwe. Szczególnie dla pracowników, którzy są często nieprzyzwyczajeni do Excela.
Najlepszym pomysłem jest możliwość rejestracji oraz ewidencji za pomocą przejrzystego narzędzie online, np. HRnest. Oferuje on aż 5 możliwości rejestracji czasu pracy:
- tryb Start/Stop
- elektroniczna lista obecności
- automatyczna rejestracja czasu pracy
- rejestrator godziny wejścia i wyjścia pracownika w postaci aplikacji skanującej kody QR
- wskazywanie przepracowanego czasu pracy pracowników (także przez przełożonych i dział HR)
Posiada także wersję mobilną oraz możliwość integracji ze Slackiem, dzięki czemu pracownicy mogą wejść do HRnest i logować się bezpośrednio ze swojego telefonu! Dostępne są także grafiki pracy, które są aktualizowane na bieżąco wraz ze zmieniającymi się statusami wniosków i planów urlopowych.
System generuje również gotowe raporty, dzięki czemu ewidencja czasu pracy tworzy się sama. Dzięki przejrzystym kalendarzom oraz zestawieniom dopilnujesz prawidłowego czasu pracy swoich pracowników. Od razu zauważysz nieścisłości oraz nieprawidłowości, które wymagają uwzględnienia bądź poprawy.
Czym są nadgodziny?
Zgodnie z Art. 151. kodeksu pracy godziny nadliczbowe stanowi praca wykonywana ponad obowiązujące normy czasu pracy oraz przedłużony dobowy wymiar czasu pracy pracownika. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:
- konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii
- szczególnych potrzeb pracodawcy
Kompensata za nadgodziny
Okres rozliczeniowy musi zostać zdefiniowany przez pracodawcę. Na podstawie przyjętych norm musi on określić system czasu pracy swoich pracowników. Ma on obowiązek zdefiniować ilość godzin i dni pracy przypadających na każdego pracownika.
Jeśli wystąpią nadgodziny, istnieją dwie możliwości ich wyrównania. Może się to odbyć poprzez:
- udzielenie pracownikowi dodatkowego czas wolny (tzw. odbiór nadgodzin)
- wypłacenie dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami
Pierwszą formą jest oddanie nadliczbowych godzin poprzez udzielenie w zamian czasu wolnego. Jeśli pracownik sam zaproponuje kompensatę, działa ona w wymiarze 1:1. Oznacza to, że za każdą przepracowaną jedną godzinę pracy, przysługuje mu godzina czasu wolnego. Wniosek pracownika nie musi jednak zostać rozpatrzony pozytywnie. Pracownik może zaproponować inny termin bądź otrzymać wypłatę za nadgodziny, o której przeczytasz w dalszej części tekstu.
Jeśli jako pracodawca nie chcesz wypłacać pracownikowi dodatku, możesz oddać pracownikowi godziny w ramach kompensaty 1:1.5. Oznacza to wypłacenie liczby godzin o połowę większa od podjętych nadgodzin. Zatem zgodnie z prawem pracy, za godzinę nadgodzin musisz oddać półtorej godzin czasu wolnego.
Jak wygląda rozliczanie godzin nadliczbowych poprzez rekompensatę pieniężną?
Prawidłowe rozliczanie kosztów nadgodzin
Za godziny nadliczbowe oprócz normalnego wynagrodzenia pracownikowi przysługuje 100% płatne wynagrodzenia jeśli godziny nadliczbowe odbyły się:
- w porze nocnej
- w niedzielę lub święto, niebędącymi dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem pracy
- w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy
Dodatek za nadgodziny w wymiarze 50% następuje, gdy godziny te odbywają się:
- w dni powszednie
- w niedzielę i święta będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy
Wyżej wymienione ustalenia wynikają z obowiązujących przepisów prawa. Jeśli nie zastosujesz powyższych instrukcji, złamiesz prawo i zaryzykujesz bezpieczeństwo swojej firmy. W przypadku kontroli za niestosowanie się do przepisów dotyczących nadgodzin na Twoją firmę zostanie nałożona potężna kara finansowa.
Okres rozliczeniowy dla czasu pracy pracowników
System i rozkład czasu pracy muszą być przestrzegane, ewidencjonowane oraz rozliczane najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego.
Pracownik zależnie od umowy oraz wymiaru czasy pracy posiada przysługującą mu ilość dni wolnych. Prawo strzeże także jego komfortu poprzez inne regulacje – np. obowiązującego czasu przerwy przy konkretnej ilości przepracowanych godzin czy ilość dni urlopowych.
Rejestracja godzin pracy oraz dni wolnych musi być przejrzysta i zgodna z prawem. Należy pamiętać o tym, by pracownik odbywał niezbędne przerwy oraz odbierał należne mu dni wolne. Należy pamiętać, aby pracownik mógł odebrać dni wolne za pracę w niedzielę lub święto, a także o wynagrodzeniu bądź urlopie przysługującym mu za nadgodziny.
Praca w godzinach nadliczbowych z perspektywy pracowników
Obowiązujące pracownika normy czasu pracy stanowią stabilność nie tylko dla pracodawców, ale również dla pracowników. Zdrowy work-life balance, prosta rejestracja, prawidłowe rozliczanie czasu pracy oraz możliwość wystawiania wniosków o nadgodziny bądź ich odbiór mogą zapewnić lojalne podejście do pracy. Wpłynie to nie tylko na samopoczucie pracowników, ale także ich wydajność.
Wszystkie podstawowe informacje dotyczące wykonywania ponad obowiązujące pracownika normy powinny znaleźć się w regulaminie pracy. Dotyczą one m.in.:
- organizacji pracy
- okresów rozliczeniowych czasu pracy
- udzielania czasu wolnego za pracę
- rozliczenia czasu pracy
Pracownik powinien mieć stały dostęp do tego dokumentu. Regulamin musi być zgodny z kodeksem pracy oraz jasno określać prawa i obowiązki pracownika. Dostęp do warunków umowy, grafików oraz transparentny proces ewidencji i akceptacji urlopów zapewnia nie tylko spokój, ale również poczucie bezpieczeństwa. Ułatwia to planowanie oraz rozliczanie dodatkowej pracy.
Rozliczanie nadgodzin w systemie HRnest
System HRnest został stworzony po to, aby usprawniać procesy HR. Dzięki niemu organizacja pracy niezależnie od umów czy systemu pracy Twoich pracowników jest niesamowicie prosta. HRnest obsługuje podstawowy, zadaniowy oraz równoważny system czasu pracy. Posiada także przejrzyste grafiki dostępne dla wszystkich wybranych pracowników. W gotowych harmonogramach możesz uwzględniać urlopy, święta, pracę weekendową czy nadgodziny.
Gdy w firmie wystąpią nadgodziny, system do ewidencji czasu pracy automatycznie je wyliczy dla danego okresu rozliczeniowego. Dzięki temu nie przegapisz momentu, w którym odbiór nadgodzin przez pracownika bądź wypłacenie mu ekwiwalentu finansowego jest pilną koniecznością.
W systemie możesz oznaczyć, czy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, czy zostanie mu udzielony czas wolny od pracy. HRnest posiada możliwość składania wniosków elektronicznych, dzięki czemu wystawienie wniosku może nastąpić w dogodnym dla pracownika miejscu i czasie. Cały proces oraz jego historia zostanie transparentnie przedstawiona w aplikacji.
System pozwala na pobranie przejrzystych raportów zarejestrowanego czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym, wykonanych harmonogramów oraz podsumowań opłaconych nadgodzin. Dzięki HRnest wszystkie procesy związane z nadgodzinami są pod większą kontrolą, a także zajmują znacznie mniej czasu.
