Nadgodziny pojawiają się najczęściej, gdy pracy przybywa a brakuje ludzi, z uwagi na nieobecności lub długie rekrutacje nowych osób. Jeżeli jednak gubisz się w tym nadliczbowym czasie pracy, nie ogarniasz kto i ile dokładnie go zgromadził, a potem nie wiesz, jak go rozliczyć – albo, co gorsza, nie rozliczasz go na czas – to życzliwie ostrzegamy: ryzykujesz poważne kłopoty. Mogą nadejść z wielu stron i przynieść Twojej firmie przykre konsekwencje. Przyjrzyjmy się im zatem i zobaczmy, jak można ich wszystkich uniknąć.
Konsekwencje nieprawidłowego rozliczania nadgodzin
Nadgodzin wyrabianych przez pracowników najlepiej unikać. Jeżeli już wystąpią – co przecież ma prawo się zdarzyć – to należy dopilnować ich wyzerowania. Tutaj masz zasadniczo dwie możliwości: albo udzielisz pracownikowi dodatkowy czas wolny (tzw. odbiór nadgodzin), albo wypłacisz mu dodatkowe wynagrodzenie za nadgodziny w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami. Jeśli tego nie zrobisz, to złamiesz prawo i zaryzykujesz problemy z urzędami. W przypadku kontroli za niestosowanie się do przepisów dotyczących nadgodzin na Twoją firmę zostanie nałożona kara finansowa.
To nie wszystko.
Pracownicy, którzy nie mogą uzyskać należnej płatności za nadgodziny albo odebrać za nie dnia wolnego, to bomba z opóźnionym zapłonem. Postępując z nimi w taki sposób, ryzykujesz niezadowolenie i rosnącą frustrację. Często takie działania mogą popsuć atmosferę w firmie oraz podkopać zaufanie pracowników. Ostatecznie może się to skończyć pozwami wystosowanymi wobec Ciebie w sądzie pracy lub zwyczajnie odejściem sfrustrowanych pracowników. Każda nowa rekrutacja to dodatkowe koszty i stres, których w tym wypadku można uniknąć.
Elektroniczny system do ewidencji czasu pracy
Na szczęście nadgodziny nie muszą być takie straszne – pod warunkiem, że na co dzień korzystasz z narzędzia, które pozwoli Ci mieć je pod kontrolą. Takim narzędziem jest elektroniczny system do ewidencji czasu pracy.
HRnest pozwala dopasować metodę rejestracji czasu pracy do zespołu. Dostępna jest rejestracja poprzez wpisywanie godzin, w systemie Start/Stop, według harmonogramów (grafików pracy) oraz skanowania kodów QR. Co ważne, rejestracji można dokonać także za pośrednictwem urządzeń mobilnych, z dowolnego miejsca na świecie. Jest to dodatkowa zaleta w czasach, gdy coraz więcej osób pracuje hybrydowo lub zdalnie. Liczba przepracowanych godzin obliczana jest automatycznie na podstawie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, system daje więc jasny obraz sytuacji każdemu pracownikowi oraz przełożonemu, co pozwala uniknąć niespodzianek i frustracji. Co istotne, jeśli chcesz, możesz uniemożliwić ewidencjonowanie czasu pracy wstecz, wymuszając w ten sposób na pracownikach punktualność i systematyczność. Dostępna jest również funkcja wniosku o rejestrację nadgodzin, który musi zostać zaakceptowany przez przełożonego. Jest to kolejny sposób na kontrolę ilości nadgodzin.
A gdy już wystąpią nadgodziny, system do ewidencji czasu pracy automatycznie je wyliczy dla danego okresu rozliczeniowego. Dzięki temu nie przegapisz momentu, w którym odbiór nadgodzin przez pracownika bądź wypłacenie mu ekwiwalentu finansowego jest pilną koniecznością. Co więcej, system pozwoli Ci na porównywanie liczby przepracowanych godzin z założonym planem i odpowiednie modyfikowanie tego ostatniego. W ten sposób lepiej zaplanujesz pracę w swoim przedsiębiorstwie i będziesz w stanie ograniczyć konieczność generowania nadgodzin.
System do ewidencji czasu pracy pozwala zarządzać nadgodzinami szybko i sprawnie, oszczędzając masę czasu i wysiłku wszystkim zainteresowanym: działowi kadr, kadrze zarządzającej oraz samym pracownikom z nadgodzinami. System pozwala na tworzenie przejrzystych zestawień zarejestrowanego czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym czy wykonania harmonogramów oraz podsumowań opłaconych nadgodzin.
O nadgodzinach w delegacji przeczytasz tutaj.
Rozliczanie nadgodzin z HRnest jest proste
Jak widzisz, wdrożenie systemu do elektronicznej ewidencji czasu pracy może przynieść Ci wiele korzyści. Jednak nie musisz nam wierzyć na słowo. Przetestuj bezpłatnie HRnest – bezpieczne i zgodne z RODO narzędzie do ewidencjonowania czasu pracy.
