Zarządzanie organizacją wymaga nieustannego planowania i prawidłowego przepływu pracy. Obecność pracowników jest kluczowa dla wypełniania obowiązków w czasie.
Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do tworzenia planu urlopów. Zapewnia obowiązkową ilość dni urlopowych przysługujących pracownikowi, a także komfort planowania tych dni wolnych.
Zobacz, co warto wiedzieć o planie urlopów w świetle przepisów prawa pracy.
W jakim terminie pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego?
Art. 163 § 1 kodeksu pracy przewiduje dwie możliwości:
a) albo zgodnie z planem urlopów,
b) albo na podstawie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem.
Co do zasady urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony zgodnie z planem urlopów.
Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Te dwie okoliczności mają co do zasady równoważne znaczenie. Tym niemniej w przypadku gdy jest to podyktowane istotną potrzebą – pracodawca może nie uwzględnić wniosku urlopowego pracownika.
Nie jest to jednak bezwzględna reguła. Kodeks pracy przewiduje np. sytuację, w której pomimo wystąpienia ważnego powodu po stronie pracodawcy, pracownicy należy udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (odnosi się to także do pracownika-ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego).
W planie urlopów nie uwzględnia się tzw. urlopu na żądanie, czyli 4 dni wolnych dla każdego pracownika na umowie o pracę.
Do kiedy plan urlopów powinien być sporządzony?
Otóż, powinno to nastąpić w okresie poprzedzającym nabycie prawa do urlopu. Jeśli plan ma dotyczyć całej puli urlopowej, wówczas powinno się go przygotować do końca grudnia roku poprzedniego.
Przez bardzo długi czas niektórzy uznawali, że art. 163 k.p. odnosi się do całorocznego planu urlopowego. Sukcesywnie zaczął upowszechniać się jednak pogląd, że plan urlopów może dotyczyć krótszych okresów, np. kwartału lub półrocza. Aktualnie jest to pogląd przeważający, choć nie brakuje zdecydowanych jego przeciwników.
Istnieje także wyjątek od zasady sporządzania planu urlopów. Dotyczy on przypadku, gdy organizacja związkowa, działająca u pracodawcy, wyraziła na to zgodę, bądź gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa. Wówczas pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Zwrot po porozumieniu rozumie się – najogólniej mówiąc – jako uzyskanie zgody na skorzystanie z urlopu w danym dniu/dniach. Również przy ustalaniu wykorzystania urlopu – pomiędzy pracownikiem a pracodawcą – bierze się pod uwagę wniosek pracownika, zapewnienie normalnego toku pracy oraz nie uwzględnia się 4 dni urlopu na żądanie.
W jaki sposób pracownik może zapoznać się z planem urlopów?
Podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Plan urlopów w firmie może być przedstawiany w różnych formach. Stosuje się kartki drukowane, arkusze Excel, programy do tworzenia grafików czy systemy HR z dostępnymi dla pracowników kalendarzami.
Przejrzysty planer zapewnia pracownikowi wykorzystanie obowiązkowego oraz dodatkowego urlopu, w którym nabył do niego prawo. Z kolei z perspektywy pracodawcy – plan urlopów zapewnia mu należyte zorganizowanie pracy.
Co gdy nie ma planu urlopów a zaistnieje konieczność skorzystania z dnia urlopowego?
W takim przypadku niezbędne jest oświadczenie pracodawcy określające termin tego urlopu. Nie wystarczy zatem złożenie samego wniosku.
Zgoda pracodawcy może zostać wyrażona w różny sposób, także dorozumiany – w szczególności jeśli u danego pracodawcy istnieje zwyczaj, że brak sprzeciwu oznacza akceptację. Tego typu sytuacje są jednak – w razie wystąpienia konfliktu – trudne do udowodnienia. Warto zatem poczekać na pisemną zgodę pracodawcy.
Najczęściej zadawane pytania:
Tak, plan urlopów jest obowiązkowy i należy sporządzić plan urlopów zgodnie z art. 163 § kodeksu pracy.
Plan urlopów należy sporządzić, uwzględniając wymiaru czasu pracy pracowników i potrzeby ciągłości pracy, aby urlopy były udzielane zgodnie z planem urlopów.
Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika lub z powodu usprawiedliwiających nieobecność w pracy, zgodnie z art. 164 § kodeksu pracy.
Pracodawca ustala plan urlopów na okres kalendarzowy, a plan urlopów powinien zostać sporządzony do 31 grudnia roku poprzedniego. Nie jest to jednak obowiązek w każdej firmie.
Nie, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, chyba że plan urlopów nie obejmuje danego okresu lub w przypadku żądania pracownika, jeśli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
