Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak można uprościć proces zarządzania urlopami w firmie? Wszystko to, co dotychczas sprawiało problem – od czasochłonnych wniosków urlopowych po utrzymanie płynności pracy zespołu – teraz może stać się prostsze.
Automatyzacja urlopów to niezbędny element nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki systemom online jesteś w stanie uprościć procesy zarządzania urlopami, polepszyć komunikację oraz zaoszczędzić czas sobie oraz innym pracownikom.
Automatyzacja i robotyzacja pomoże zmniejszyć ilość czasu jaką poświęcasz na powtarzalne zadania bądź zbieranie danych.
Dowiedz się w jaki sposób HRnest może Ci pomóc!
1. Korzystaj z elektronicznych wniosków urlopowych
Wystawienie wniosku elektronicznego jest dużo prostsze od składania wniosków urlopowych w wersji tradycyjnej. Nie trzeba wypełniać ręcznie odpowiednich formularzy czy szukać menadżera, by uzyskać podpis.
W HRnest złożenie wniosku to zaledwie trzy kliknięcia! Wystarczy, że pracownik wybierze typ wniosku oraz datę, a wniosek zostanie przesłany do akceptacji! Dodatkowo może załączyć komentarz oraz wybrać zastępstwo, aby przyspieszyć proces decyzyjny.
Bez drukowania i ręcznego wypełniania wzoru, bez szukania menedżera do podpisu!
Przełożony przejrzy otrzymane informacje i od razu będzie w stanie wniosek zaakceptować.
System online przyspiesza proces decyzyjny i ułatwia zarządzanie. Dodatkowo, każdy zaangażowany użytkownik zostaje poinformowany o zmianie statusu wniosku urlopowego poprzez wiadomość email.
2. Twórz odpowiadający wszystkim plan urlopów
Każdy pracownik zasługuje na chwilę wytchnienia od codziennych obowiązków. Szczególnie ważne jest to u pracowników pracujących na umowie o pracę, którym przysługuje 14 niezakłóconych pracą dni urlopowych. Na Twojej głowie spoczywa jednak odpowiedzialność za płynność pracy w firmie niezależnie od ich obecności.
Teraz możesz z łatwością zaplanować urlopy dla całego zespołu, dbając jednocześnie o ciągłość pracy. HRnest oferuje funkcje, które umożliwiają menedżerom przejrzyste planowanie urlopów pracowników. Możesz stworzyć plan na poziomie indywidualnym lub zespołowym, co umożliwi elastyczne zarządzanie zasobami w twojej firmie.
Dzięki wprowadzeniu kalendarza online każdy pracownik będzie miał dostęp do ewidencji urlopów, a zaplanowanie ciągłości pracy odbędzie się z pełną transparentnością. Pracownik z dużym wyprzedzeniem będzie mógł zaplanować sobie urlop, a Ty nie będziesz musiał się martwić o problemy z komunikacją czy spełnieniem obowiązków.
3. Wprowadź elektroniczny obieg wniosków urlopowych
Natłok dokumentów związany z urlopami może przyprawiać o ból głowy. Poza zbędnymi, przepełnionymi segregatorami, problemem jest również sprawna komunikacja.
HRnest wprowadzi elektroniczny obieg dokumentów, dzięki czemu pracownicy nie będą pukać to drzwi i przeszkadzać Ci w codziennych obowiązkach. Nie musisz także martwić się o to, że wniosek gdzieś zaginie bądź zapomnisz go uwzględnić w liście swoich zadań.
Poza powiadomieniem, wniosek pojawi się także w panelu pracownika na pierwszej stronie. Złożony wniosek o urlop może zostać zaakceptowany bądź odrzucony od ręki, z dowolnego urządzenia z Internetem. Zaoszczędzisz czas oraz nerwy, które pojawiłyby się gdybyś o tym zapomniał lub odłóż to zadanie na później.
Cały proces jest także udokumentowany, dzięki czemu historię jego edycji oraz akceptacji znajdziesz w jednym miejscu.
Robotyzacja procesów biznesowych pomaga w monitorowaniu dokumentów oraz danych, a także w raportowaniu i audycie.
4. Dbaj o komfort pracowników
Badania na kilku tysiącach pracowników pokazują, że wielu z nich boi się brać urlop i obawia się zaległości w pracy. Nie chcą by ich przerwa spowodowała kłopoty w pracy lub obciążyła współpracowników. Wielu z nich martwi się, że nikt inny w firmie nie będzie w stanie ich zastąpić. W rezultacie, mogą odczuwać stres i wypalenie, co wpływa na ich produktywność i satysfakcję z pracy.
Robotyzacja pomoże zmniejszyć stres. Pracownicy mogą łatwo złożyć wniosek urlopowy i wybrać zastępstwo, które zapewni, że ich obowiązki zostaną wykonane podczas ich nieobecności.
Możliwość załatwienia wszystkiego online znacznie zwiększa ich poczucie kontroli i umniejsza obawy o potencjalne problemy. Dzięki temu wszyscy chętniej wykorzystują przysługujący im czas na odpoczynek.
Ponadto, przejrzystość systemu HRnest zapewnia, że każdy członek zespołu – zarówno pracownicy, jak i menedżerowie – jest na bieżąco z planami urlopowymi. Dzięki temu, wszyscy są na tej samej stronie i mogą odpowiednio się przygotować, co znacznie zmniejsza presję i niepewność.
Podkreślmy to jeszcze raz: zasługujesz na urlop. Twoi pracownicy zasługują na urlop. I dzięki HRnest, wszyscy mogą cieszyć się zasłużonym odpoczynkiem, nie martwiąc się o pracę. To właśnie to, co nazywamy prawdziwą pracą zespołową!
5. Dodaj nowe typy wniosków i nadaj im limity
Nasz program do urlopów uwzględnia różne typy wniosków urlopowych, m.in urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny, zwolnienie lekarskie czy urlop macierzyński. Wnioski są aktualizowane, dzięki czemu na bieżąco znajdziesz to czego Ci potrzeba.
Wraz ze zmieniającą się sytuacją dodaliśmy także wnioski niezbędne do pracy zdalnej.
Możesz jednak stworzyć także własne wnioski urlopowe oraz nadać im odpowiednio limity.
Pracownik w swoim panelu będzie miał dostęp tylko do tych wniosków, które są dla niego dostępne. Jeśli uznasz, że jakiś dział zasłużył na dodatkowy okres wypoczynku i wytchnienia od codziennych obowiązków, w każdej chwili możesz im dodać nowy rodzaj urlopu.
6. Korzystaj z eksportów do programów K-P
Zależnie od wielkości przedsiębiorstwa oraz zakresu obowiązków managera, może się przydarzyć, że leży na Tobie odpowiedzialność za korzystanie z programów kadrowo-płacowych bądź kontakt z działem kadr i płac.
W systemie możesz wyfiltrować dane na których Ci zależy i ograniczyć wyniki do wniosków, które są dla Ciebie niezbędne.
HRnest umożliwia eksport danych urlopowych do popularnych programów K-P, takich jak Symfonia Kadry i Płace, Comarch ERP Optima, Enova, WF-Gang, SAP.
Ułatwia to sprawozdawczość oraz przyspiesza proces, poprzez eliminację potrzeby ręcznego wprowadzania danych. Przyspiesza także komunikację oraz wymianę danych między jednostkami.
7. Automatyzuj tworzenie raportów
Zbieranie danych do stworzenia co miesięcznych zestawień oraz raportów może być żmudnym i czasochłonnym zadaniem.
Na szczęście w systemie HRnest tworzą się one automatycznie! Do wyboru masz wiele niezbędnych raportów, m.in wykorzystane miesięczne urlopu, podsumowanie wystawionych wniosków czy wnioski wg. czasu trwania, który pomoże Ci się upewnić, że każdy pracownik na umowie o pracę wykorzystał swój 14dniowy urlop.
Każdy z wygenerowanych raportów możesz podejrzeć bezpośrednio w systemie bądź za pomocą jednego kliknięcia eksportować je do Excela.
Również tutaj znajdziesz wiele możliwości filtrowania, aby zaoszczędzić czas oraz wyłuskać tylko te dane, które są Ci niezbędne.
Liczba procesów i czynności, które możesz usprawnić za pomocą HRnest jest ogromna. Aby dowiedzieć się więcej przejdź na naszą stronę bądź załóż darmowe konto testowe.
