Urlop zgodny z prawem – czy to takie proste?

Urlop – czy nie brzmi to miło i przyjemnie? Za każdym wykorzystanym dniem wolnym stoi jednak dużo niewidocznych formalności. Niestety polskie prawo dba o dobrą pozycję usług prawniczych na rynku i nie przedstawia przepisów dotyczących dni wolnych w łatwo przystępny sposób. Wywołuje to falę pytań: 

• Czy plan urlopów jest konieczny? 
• W jaki sposób nalicza się urlop? 
• Ile dni wolnych przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na pół etatu? 

Jeśli chcesz w przystępny i szybki sposób poznać odpowiedzi zapraszamy do lektury! 

Czy plan urlopów jest obowiązkowy? 

Chcielibyśmy odpowiedzieć na to pytanie prostym tak lub nie, ale sprawa jest trochę bardziej skomplikowana. Według kodeksu prawa nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów, jeśli nie wymaga tego zakładowa organizacja pracy lub jeśli takowa zupełnie nie istnieje. W takiej sytuacji plan urlopów ustala się na podstawie umowy czy regulaminu obowiązującego między szefem i pracownikiem. Pracodawca nie może narzucić urlopu pracownikowi, jedynym wyjątkiem od reguły jest okres wypowiedzenia. Zgodnie z prawem pracodawca może nawet wprowadzić własne tryby urlopowe – z podanymi przez siebie limitami.  

Jak ustalić dni wolne od pracy?

Przeważnie dobra komunikacja i systematyczność w działaniach HR wystarczą, by nie zakładać z góry planu urlopowego na cały rok. Wymaga to jednak od pracowników oraz działu kadr systematycznego informowania się o wprowadzonych zmianach. Istotne jest dopilnowanie, aby urlop był legalny formalnie – nie wystarczy, aby pracownik złożył wniosek, musi być on także zatwierdzony przez wybraną do tego konkretną osobę. Rolą pracodawcy jest zapewnienie normalnego toku pracy, więc w momencie, w którym istnieje poczucie ciągłości, nie powinno być problemu z otrzymaniem przez pracownika dni wolnych.  

Przy składaniu wniosku zaproponuj zastępstwo, HRnest pokaże Ci jak!

Obowiązek długiego urlopu 

Odgórnie nałożony jest jednak obowiązek spędzenia 14 dni wolnych z rzędu przez konkretnego pracownika. Nie wymaga to wykorzystania przez niego tylu dni z jego urlopu, ponieważ weekendy oraz święta również się w nie wliczają. Przykładem może być wykorzystanie weekendu majowego 2023 roku: 

Pracownik bierze wolne w terminie 29 kwietnia – 13 maja:  

Tak naprawdę dana osoba wykorzystuje tylko 8 dni z przypisanych jej dni urlopowych.  

Staż pracy a wymiar urlopu 

Polski kodeks pracy przydziela: 

-20 dni pracownikom mającym mniej niż 10 lat stażu 
-26 dni pracownikom ze stażem powyżej 10 lat 

Istotne jest to, że do tych lat zalicza się nie tylko ilość lat przepracowanych, ale także lata spędzone w szkołach ponadpodstawowych, np. ukończenie średniej szkoły zawodowej dodaje 5 lat do stażu, a szkoła wyższa (Licencjat/Inżynier) daje ich aż 8.  

Warto pamiętać, że prawo narzuca minimalną ilość dni urlopowych, ale to od szefa zależy czy chce dać ich więcej. Może to być ciekawa forma benefitu pracowniczego! 

Etat pracy a wymiar urlopu 

Etat pracy oblicza się proporcjonalnie do ilości dni urlopu. Pamiętając o tym, że wyniki zaokrąglamy w górę. Na przykład:  

Jan Kowalski ma 10 lat stażu, więc przysługuje mu ponad 26 dni urlopu. Został zatrudniony na ¾ etatu, a ¾ z 26 należnych mu dni daje 19,5. Tu stosując wyżej wspomnianą zasadę, widzimy że Pan Kowalski otrzyma za ten rok 20 dni urlopu.  

Jeśli chodzi o datę rozpoczęcia pracy to każdy z przepracowanych miesięcy dodaje nam do wykorzystania 1/12 wymiaru należnego nam urlopu. Tutaj także, jeśli wynikiem nie będzie liczba naturalna, zaokrąglamy ją w górę.  

Warto pamiętać także, że zaległy urlop trzeba “oddać” pracownikowi do końca września następnego roku kalendarzowego lub wypłacić mu należny za nie ekwiwalent pieniężny. Wyjątków potwierdzających tę regułę jest parę, najbardziej powszechnym jest urlop na żądanie.  

Czym jest urlop na żądanie? 

Przysługuje on każdej osobie zatrudnionej na umowie o pracę. Są to w 100% płatne 4 dni z posiadanego urlopu, które można wykorzystać bez uprzedzenia. Pojawić się one mogą niespodziewanie, ponieważ według kodeksu pracy zgłosić je można najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Nie są one objęte procedurą ustalania dni wolnych. Co ważne ilość dni jest niezależna od etatu, na jakim jest osoba zatrudniona. Pracownik, który nie wykorzysta urlopu na żądanie w ciągu roku, może wykorzystać go jako urlop wypoczynkowy w następnym. Więcej szczegółowych informacji o tej specyficznej formie dnia wolnego znajdziesz tutaj. 

Mamy nadzieję, że tekst ten pomógł Ci zapoznać się podstawowymi zasadami związanymi z dniami wolnymi, a informacje te ułatwią Ci ich planowanie. Zakładam, że w pełni świadomy i gotowy do pracy, potrzebujesz jeszcze tylko odpowiedniego narzędzia, a z tym także możemy Ci pomóc!