Podróże służbowe to nieodzowny element funkcjonowania wielu firm. Często są nie tylko sposobem na spotkanie się z kontrahentami, ale również na rozwijanie swojego biznesu czy szkolenie pracowników. Jednak wraz z organizacją wyjazdu pojawiają się również obowiązki pracodawcy, który zgodnie z polskim prawem musi zadbać o swoich pracowników na każdym etapie podróży. Co właściwie należy do tych obowiązków?
Przede wszystkim pracodawca powinien zapewnić pracownikowi bezpieczne warunki podróży. Obejmuje to sprawną organizację oraz zapewnienie środków transportu i zakwaterowania. Pracodawca ma również obowiązek poinformować pracownika o planowanej podróży, wymaganiach co do wyposażenia czy dokumentacji oraz zapewnić mu niezbędne środki finansowe na pokrycie kosztów.
Warto pamiętać, że niezachowanie się pracodawcy wobec tych obowiązków grozi nie tylko naruszeniem prawa pracy, ale również niebezpieczeństwem dla pracownika.
Dlatego warto dokładnie poznać swoje prawa i obowiązki przed organizacją wyjazdu służbowego.
Co pracodawca powinien zapewniać podczas organizacji podróży służbowych?
Organizacja podróży służbowej wiąże się z pewnymi obowiązkami pracodawcy, które powinien znać także pracownik. Przede wszystkim pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa podróży. Dlatego powinien wybierać środki transportu i usługi hotelarskie zgodnie z przepisami i standardami. Ponadto, pracodawca powinien zapewnić pracownikowi środki finansowe na pokrycie wydatków związanych z podróżą, w tym kosztów transportu, opłaty parkingowe, zakwaterowania i wyżywienia.
Zazwyczaj pracodawca też informuje pracownika o celu i planie podróży, a także wyznacza osobę lub zespół odpowiedzialny za organizację wyjazdu. Pracodawca powinien również upewnić się, że pracownik posiada odpowiednie dokumenty podróży, a także zastanowić się nad potrzebą ubezpieczenia podróżnego. Wszystkie te informacje powinny być przekazane pracownikowi w sposób klarowny i jednoznaczny, aby uniknąć nieporozumień i problemów podczas wyjazdu służbowego.
Dzięki HRnest udokumentujesz całą delegację w jednym miejscu – zaczynając od Polecenia Wyjazdu Służbowego aż po samo rozliczenie. W systemie wprowadzisz wszystkie najważniejsze informacje, takie jak cel podróży, miejsce, środek transportu czy dodatkowe koszty. Pracownicy mogą bezpośrednio dodawać skany faktur i rachunków do narzędzia. Zrobią to z dowolnego miejsca – wystarczy urządzenie z dostępem do internetu.
Kompleksowa organizacja podróży służbowych – rezerwacja biletów kolejowych, lotniczych, wynajem samochodów i transfery
Kompleksowa obsługa podróży służbowych to klucz do sukcesu każdego wyjazdu biznesowego. Obejmuje ona nie tylko rezerwację biletów lotniczych i kolejowych, ale także wynajem samochodów oraz zapewnienie transferów. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na celach swojej podróży, nie martwiąc się o logistykę. Efektywne planowanie i wykonanie tych zadań może znacznie przyczynić się do osiągnięcia zamierzonych rezultatów biznesowych, a także do zadowolenia pracowników.
Pracodawca nie musi jednak organizować wszystkiego na własną rękę. Doradztwo konsultanta biura podróży może mu służyć pomocą. Biura podróży oferują kompleksową obsługę firm w zakresie podróży służbowych. Gwarantują wsparcie na każdym etapie współpracy – od planowania i realizacji planu po rezerwację biletów i organizację przelotów.
Przygotowanie do międzynarodowych podróży biznesowych wiąże się z dodatkowymi zadaniami. Wśród nich kluczowe jest zgromadzenie niezbędnych papierów, wiz oraz autoryzacji. W przypadku delegacji zagranicznych warto zainteresować się biurami podróży zatrudniającymi Agentów IATA. Agent IATA dysponuje kompleksowym zestawem opublikowanych taryf oraz taryf ustalonych w drodze negocjacji. Pozwala mu to proponować optymalne połączenia lotnicze w najkorzystniejszych cenach.
Zgodnie z polityką podróży, pracodawca jest również zobowiązany do zorganizowania pracownikowi transferu z i na lotnisko bądź wynajem samochodu u przewoźnika. To również może być czynnik, o który zadba biuro podróży podczas organizowania całego wyjazdu.
Profesjonalna obsługa noclegu i ubezpieczenia podczas wyjazdów służbowych
Oprócz przygotowania aspektów transportowych, pracodawca powinien zadbać o odpowiednie zakwaterowanie pracownika oraz ubezpieczenie na czas wyjazdu. Regulacje dotyczące delegacji pozwalają pracownikowi na otrzymanie zwrotu za nocleg w hotelu lub podobnym miejscu do wysokości pokazanej na rachunku lub fakturze. Mogą przyjąć także formę stałej kwoty (ryczałtu) – jeśli osoba zatrudniona nie przedstawi dokumentów potwierdzających wydatek. Stawka ryczałtowa za nocleg wynosi 150% dziennego ekwiwalentu diety w przypadku podróży krajowych i 25% limitu noclegu (innego w zależności od kraju) podczas wyjazdów zagranicznych.
Podczas wyjazdów służbowych, szczególnie za granicę, ważne jest także ubezpieczenie. Należy je wykupić przed wyjazdem, tak aby było odpowiednio dopasowane do potrzeb podróżującego i charakteru wyjazdu. Zazwyczaj ubezpieczenie obejmuje ochronę na wypadek nieszczęśliwych zdarzeń (NNW), pokrycie kosztów leczenia, a także zabezpieczenie bagażu przed zniszczeniem czy zgubieniem.
Rozliczanie i optymalizacja kosztów podróży służbowych dla Twojej firmy
Poza przygotowaniami przed rozpoczęciem podróży, należy przygotować się na rozliczenie kosztów z nią związanych. Pracownicy w delegacji mają prawo do pewnych pieniężnych świadczeń. Obejmują one głównie diety na jedzenie, zwrot za bilety transportu publicznego, noclegi i inne wydatki z paragonami czy fakturami. Dla pracodawcy kluczowe jest, by wszystkie te zwroty były udokumentowane.
W HRnest rozliczysz delegację w kilka kliknięć. Rozliczanie wyjazdów służbowych opiera się na danych z Polecenia Wyjazdu Służbowego i obejmuje różne kategorie kosztów, takie jak:
- użycie prywatnego pojazdu (uwzględniając czas wyjazdu, miejsce startu i przebytą odległość),
- korzystanie z pojazdów firmowych,
- zwrot wydatków udokumentowanych rachunkami i fakturami za transport,
- rozliczenia kwot stałych (ryczałtów),
- rozliczenia diety zarówno w kraju, jak i za granicą.
W systemie dostępne są przejrzyste podsumowania wyjazdu, aktualne kursy walut i dodatkowe informacje o kosztach. Kursy walutowe są na bieżąco aktualizowane przez system – bazując na danych Narodowego Banku Polskiego. Limity minimalnych diet i kilometrówek są regularnie uaktualniane, co jeszcze bardziej ułatwia kalkulacje.
Najczęściej zadawane pytania:
Zgłoszenie chęci udziału w wyjeździe służbowym odbywa się poprzez wypełnienie elektronicznego formularza zgłoszeniowego dostępnego na wewnętrznej stronie firmy lub poprzez bezpośredni kontakt z koordynatorem wyjazdów.
Tak, limit kosztów jest ustalany indywidualnie dla każdego wyjazdu, zależnie od celu, miejsca i czasu trwania delegacji.
Do zwrotu kosztów wymagane są oryginały faktur oraz rachunków potwierdzających wydatki, a także wypełniony formularz rozliczeniowy.
W przypadku zmiany planów podróży, należy jak najszybciej powiadomić o tym koordynatora wyjazdów służbowych firmy, aby mógł dostosować rezerwacje i zapewnić wsparcie.
Tak, przedłużenie wyjazdu służbowego o czas wolny jest możliwe, ale wszelkie dodatkowe koszty muszą być pokryte indywidualnie.
