Dobierz metodę rejestracji do swojej firmy
W HRnest możesz dobrać sposób rejestracji do konkretnego pracownika lub działu bądź wprowadź go globalnie w całej firmie.
Współpracując z ponad 1000+ firm na całym świecie, wiemy, jak indywidualną sprawą jest znalezienie idealnego sposobu mierzenia czasu pracy w firmie.
Dlatego po zalogowaniu się do konta Działu kadr w HRnest po raz pierwszy, zyskasz dostęp do 8 różnych metod rejestracji:
- tryb Start/Stop
- elektroniczna lista obecności
- automatyczna rejestracja czasu pracy
- wskazywanie przepracowanego czasu pracy
- skanowanie kodów QR
- wersja mobilna
- Slack
- API
Konfigurowanie metod rejestracji
Pamiętaj, że metody rejestracji, a także konkretne specyfikacje, możesz z łatwością edytować w Konfiguracji. Wystarczy wybrać koło zębate z menu, a następnie w sekcji Czas pracy wybrać Rejestracja czasu pracy.
Znajdziesz tam wiele ustawień, które dopasują metody, a także uprawnienia dla całej firmy.
Na przykład możesz ustawić tam możliwość rejestrowania czasu pracy wstecz, ustalenia długości przysługujących przerw czy dokładności rejestrowania czasu co do minuty bądź zaokrąglenia go do 10, 30 czy 60 minut.
Przyjrzyjmy się bliżej każdej z metod
1. Tryb Start/Stop
W wielu miejscach pracy, nadal korzysta się ze starego sposobu „odbijania się” na karcie obecności w momencie wejścia i wyjścia z zakładu pracy. Tryb Start/Stop czerpie inspirację z tego właśnie sposobu – jednak jest zdecydowanie nowocześniejszy i wygodniejszy.
Aktywując pracownikowi dostęp do trybu Start/Stop, umożliwiasz mu rejestrację czasu pracy z dokładnością do 1 minuty. Wystarczy, że pracownik kliknie przycisk Start, który dostępny jest od razu po zalogowaniu w panelu pracownika.
Pod koniec dnia, pracownik powinien ponownie zalogować się na swoje konto w HRnest i zakończyć dzień pracy, klikając przycisk Stop.
2. Elektroniczna lista obecności
Lista obecności pozwala na uproszczenie ewidencji czasu pracy w Twojej firmie. Z perspektywy pracownika wymaga to jedynie kliknięcie przycisku Jestem obecny(a).
Przy tej metodzie istotne jest ustalenie domyślnej liczby godzin, która automatycznie wprowadzi się do systemu po wybraniu tego przycisku. Zależy ona od wymiaru pracy Twojego pracownika.
Ponownie wystarczy wejść w zakładkę Konfiguracja oraz kliknąć w Rejestracja czasu pracy przy module Czas Pracy.
Po wciśnięciu przycisku zmień przy Wybierz domyślne godziny pracy i długość przerwy dla firmy możesz wprowadzić własne preferencje.
Pamiętaj, aby kliknąć Zapisz po przeprowadzeniu działania.
Dzięki temu możesz globalnie ustalić długość pracy, jaka naliczy się po wciśnięciu przycisku Jestem obecny/a.
3. Automatyczna rejestracja czasu pracy
Za pomocą tego trybu rejestracji możesz w pełni zautomatyzować ewidencję czasu pracy w Twojej firmie. Aktywacja trybu automatycznego powoduje, że pracownicy rejestrują czas pracy tylko w sytuacji, kiedy różni się on od ich harmonogramu/domyślnych godzin pracy. W innym przypadku będzie rejestrowany domyślnie.
4. Wskazywanie przepracowanego czasu pracy
To najbardziej “ręczny” sposób rejestracji. Za jego pomocą pracownik (bądź jego przełożony lub administrator systemu w firmie) wskazuje dokładne godziny pracy „od-do”:
Ta metoda wymaga największej dyscypliny ze strony pracowników. Dzięki niej możesz natomiast ręcznie podać dokładne godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy.
W konfiguracji można ustawić także możliwość zaokrąglania zarejestrowanego czasu pracy. Wartości zaokrąglane są w górę bądź w dół w możliwości co 10, 30 bądź 60 minut.
Przykładowo: jeśli wprowadzisz w swojej firmie zaokrąglanie do 10min, to jeśli zepsuje Wam się winda i Stanley zarejestruje się do pracy o godzinie 09:07 to przypisze mu się godzina rozpoczęcia pracy o 09:10. Jeśli natomiast wychodząc wyloguje się o 17:04 czas wyjścia zarejestruje mu się o godzinie 17:00.
Jest to mniej dokładny, aczkolwiek często upraszczający sposób na rejestrację czasu pracy.
5. Skanowanie kodów QR
Rejestracja czasu pracy za pomocą kodów QR to proste i skuteczne rozwiązanie – idealne tam, gdzie liczy się fizyczna obecność pracowników, np. w biurach, magazynach czy na produkcji.
Wystarczy pobrać darmową aplikację do skanowania kodów QR i zdecydować, czy skanujemy wejście, wyjście, czy oba momenty pracy. Nie potrzeba żadnego dodatkowego sprzętu – aplikacja działa na dowolnym urządzeniu.
Każdy pracownik dostaje swój unikalny kod QR – generowany automatycznie w HRnest. Może mieć go na telefonie albo w formie wydruku. Skanuje kod przy wejściu, a system zapisuje czas pracy bez ręcznego wprowadzania danych.
Efekt? Klarowna i wiarygodna ewidencja, która powstaje automatycznie i pozwala uniknąć błędów. Działa. Po prostu.
6. Wersja mobilna
Nie każdy pracownik siedzi przy komputerze. Dlatego HRnest działa także na smartfonie. Aplikacja mobilna pozwala rejestrować czas pracy dokładnie tak samo jak w wersji przeglądarkowej – niezależnie od tego, czy ktoś chce kliknąć Start/Stop, wpisać godziny ręcznie, oznaczyć obecność czy zeskanować kod QR.
Z punktu widzenia firmy to przede wszystkim elastyczność. Pracownicy terenowi i zdalni nie muszą już szukać komputera – wszystko robią w aplikacji, a dane natychmiast trafiają do systemu. Prosto, wygodnie, bez komplikacji.
7. Slack
Jeśli zespół komunikuje się na Slacku, może też tam rejestrować czas pracy. Integracja z HRnest pozwala robić to bez wychodzenia z komunikatora – wystarczy kliknąć, by potwierdzić obecność albo uruchomić tryb Start/Stop. Można też sprawdzić, kto jest na miejscu, kto pracuje zdalnie, a kto ma wolne.
To naturalne rozszerzenie codziennej pracy – zamiast przełączać się między aplikacjami, wszystko jest tam, gdzie i tak już wszyscy są.
8. API
Firmy, które mają własne systemy, nie muszą z niczego rezygnować. Dzięki otwartemu API, HRnest można łatwo zintegrować z wewnętrznymi rozwiązaniami – od ERP, przez narzędzia BI, po aplikacje firmowe. Rejestracja czasu pracy może działać w tle, automatycznie. Bez ręcznego wpisywania, bez kopiowania danych. Po prostu działa, dokładnie tak, jak trzeba.