Close

AKADEMIA

Lekcja z

Wprowadzenie: Kartoteka w HRnest

Cześć! 👋

Witamy Cię w kolejnym rozdziale Akademii HRnest. Tym razem, pomożemy Ci poznać i zrozumieć najważniejsze funkcje modułu Kartoteka. 

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie dzięki Akademii HRnest?

Stosy papierowych dokumentów do uporządkowania, wygasające terminy umów, badań lekarskich i uprawnień, a także niezliczona ilość pytań od pracowników – to często szara codzienność osób zajmujących się procesami HR.  

W wielu firmach nie poświęca się wystarczającej uwagi usprawnieniu procesu zarządzania dokumentami, terminowości i dobrej komunikacja między działem HR a pracownikami. Wszyscy jednak wiemy jak istotne są te kwestie dla rozwoju przedsiębiorstwa i zgodności z przepisami prawa.  

Poznaj bliżej swoich współpracowników 

Przed Tobą interaktywne działania w systemie HRnest. Twoi współpracownicy z fikcyjnej firmy Dunder Mifflin będą towarzyszyć Ci przez cały czas. W tym kursie głównie spotkasz się z Creedem, Dwightem i Angelą. 

Każdy z nich posiada swoje obowiązki, ale także… problemy, z którymi pomożesz im za pomocą systemu HRnest. 

Jeśli jeszcze nie poznałeś/aś ich bliżej, przejdź do sekcji wprowadzenia i dowiedz się jak pomożesz usprawnić ich pracę dzięki HRnest! 

HRnest zamienia papierowe kalendarze i dokumenty na wygodny panel zarządzania HR-em dostępny na dowolnym urządzeniu z internetem

Moduł Kartoteka w HRnest powstał, aby pomóc Ci zarządzać zespołem i obiegiem dokumentów w firmie.

Składa się on z szeregu narzędzi automatyzujących kluczowe zadania związane z HR, takie jak: 

  • Prowadzenie dokumentacji pracowniczej 
  • Onboarding pracowników 
  • Optymalizacja komunikacji między działem HR a resztą organizacji
  • Pilnowanie terminów ważności umów, szkoleń czy badań lekarskich

W Akademii HRnest krok po kroku pokazujemy, jak przygotować Twoje konto w systemie i rozpocząć usprawnianie procesów HR – nawet w ciągu jednego dnia

Aby ułatwić Ci ten proces, do Akademii dodaliśmy interaktywne samouczki i quizy. Pozwolą one na szybsze zrozumienie, jak poruszać się po systemie HRnest.  

Jesteś gotowy?  

No więc nie ma na co czekać! Przejdź do kolejnej lekcji i poznaj pierwszą kluczową funkcję HRnest – wnioski pracownicze. 

Raporty omówienie

W myśl przepisów Kodeksu Pracy każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwalnego, co ważne – płatnego urlopu wypoczynkowego (art. 152. § 1.).  

 

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (Art. 163. § 1.).  

Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Jeżeli okaże się, że z jakichkolwiek względów pracownik nie wykorzystał urlopu przysługującego mu w danym roku, niewykorzystane dni urlopowe stają się tzw. urlopem zaległym.
Oznacza to, że pracodawca musi udzielić zaległego urlopu w kolejnym roku przed końcem września. Jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu w roku, w którym nabył do niego prawo, nie może ubiegać się o wypłatę środków z tytułu niewykorzystanej części urlopu (ekwiwalentu).

Raporty omówienie

Sytuacje niewyrażenia zgody na urlop lub jego odwołania zdarzają się rzadko, jednak należy pamiętać, że są możliwe i zgodne z prawem.

 

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może udzielić odmownej decyzji dotyczącej wniosku urlopowego. Chodzi tutaj głównie o sytuacje, kiedy zagrożone jest dobro firmy.

 

Jednak, jeśli nie ma tego typu przesłanek, pracodawca powinien przychylić się do terminu wybranego przez pracownika i udzielić zgody na jego wypoczynek.

W HRnest odmowy udzielenia dni wolnych może dokonać zarówno administrator systemu (Dział kadr) lub Kierownik danego działu, jeżeli zostały przyznane mu takie uprawnienia.

 

Po odrzuceniu wniosku, może on również trafić do Działu kadr celem wydania ostatecznej decyzji w sprawie wniosku. Wszystkie poszczególne funkcje sprawdzisz w sekcji Konfiguracja po zalogowaniu się do HRnest.

Zbiorcze dodawanie i ewidencja wniosków urlopowych

Unikalny login nadawany jest automatycznie przez HRnest każdej osobie, którą dodasz do swojej organizacji. 

Wszystkie loginy znajdziesz, wybierając zakładkę Organizacja z bocznego menu.

Lista wniosków – Twój wirtualny segregator

Eksport wniosku urlopowego oznacza “wyciągnięcie” go z systemu, aby można było go wydrukować lub zarchiwizować poza systemem HRnest. 

W naszej aplikacji możesz wyeksportować wnioski urlopowe na 4 sposoby:

 

Umowa B2B vs. Umowa o pracę

Umowa o pracę to jedna z podstawowych form nawiązywania stosunku pracy. Warunki zatrudnienia na UoP reguluje Kodeks pracy.
Umowa B2B oznacza współpracę między dwoma firmami. Umowa B2B to umowa cywilnoprawna zawierana między dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą (także jednoosobowymi)

W HRnest pracownicy działający na umowach B2B otrzymują własną nazwę w systemie: Współpracownicy

 

Dodatkowo, dla takiego pracownika sekcja Delegacje przyjmuje nazwę Wyjazdy.  

Plan urlopowy

Plan urlopów służy zaplanowaniu dni wolnych poszczególnych pracowników, którzy z odpowiednim wyprzedzeniem przedstawiają pracodawcy terminy wykorzystania urlopu. 

WAŻNE: funkcjonowanie planu urlopów nie zwalania pracownika z obowiązku uzyskania zgody od pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Urlop jest zawsze udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o udzieleniu sobie urlopu nawet jeżeli termin urlopu wynikałby z planu urlopów. 

Sporządzenie planu urlopów nie przesądza o tym, czy faktycznie pracownicy skorzystają z urlopów w zadeklarowanym terminie i wymiarze. Może bowiem dojść do sytuacji, kiedy pracownik nie będzie mógł rozpocząć urlopu w ustalonym terminie lub urlop taki ulegnie przerwaniu np. z powodu choroby pracownika lub nałożenia na niego kwarantanny.

Czym jest wniosek urlopowy?

Wniosek urlopowy to dokument składany pracodawcy przez pracownika. Wyraża on w nim chęć skorzystania z urlopu. Wniosek powinien być złożony elektronicznie lub na piśmie i zawierać odpowiednie elementy.

Właściwie napisany wniosek urlopowy musi zawierać imię, nazwisko, nazwę stanowiska, na którym jest zatrudniony pracownik, a także dane firmy i dokładną datę i miejsce złożenia wniosku.

Przepisy nie definiują, z jak dużym wyprzedzeniem należy złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy, aby pracodawca rozpatrzył go pozytywnie. Nie termin złożenia wniosku jest bowiem istotny, ale konieczność zapewnienia prawidłowego toku pracy w czasie nieobecności pracowników.