Close

12 narzędzi Office Managera, które usprawnią Twoją pracę [PORADNIK]

Każda firma powinna mieć w zanadrzu osobę do zadań specjalnych. Taką, która jest w stanie poradzić sobie z dużą ilością zadań jednocześnie i trzymać rękę na pulsie nawet w najbardziej gorącym okresie.
Taką rolę w firmie pełni najczęściej Office Manager – po polsku nazywani Kierownikiem Biura (alternatywnie: Asystentem Zarządu, Specjalistą ds. biura i administracji, Office Administratorem).

To prawdziwi mistrzowie organizacji pracy. Bez ich wyjątkowych umiejętności (i stalowych nerwów) nawet najlepsze organizacje nie działałyby tak sprawnie. Jakie zadania wchodzą w skład obowiązków Office Managera?

Spis treści:

  1. Office Manager – czym się zajmuje
  2. Komunikacja w zespole
    • Slack
    • Kalendarz Google
    • Asana
  3. Organizacja pracy w biurze
    • HRnest
    • Eden Workplace
    • Expensify
  4. Obsługa maili i obiegu dokumentów
    • Grammarly
    • Gmelius
    • Moduł Kartoteka w HRnest
  5. Organizacja eventów i delegacji
    • Veventy
    • TravelPerk
    • Moduł Delegacje w HRnest

Office Manager – czym się zajmuje

Lista obowiązków Office Managera jest całkiem obszerna, a im dłużej przedzieramy się przez kolejne ogłoszenia – powiększa się ona coraz bardziej!

Coraz więcej firm poszukuje Office Managerów. Każda z nich w swoich ofertach pracy umieszcza nieco inny zakres obowiązków. Nic w tym dziwnego – często stanowisko to wymaga dużej elastyczności i dostosowania się do specyfiki pracy w konkretnej firmie.

Poniżej kilka przykładowych ogłoszeń o pracę na stanowisko kierownika biura:

Asystent Zarządu - Office Manager - oferta pracy
Junior Office Specialist - oferta pracy
Office Assistant - oferta pracy

Jak widzisz, zadania osób zarządzających biurem łączą w sobie kompetencje z wielu dziedzin. Do obowiązków Office Managera należy przede wszystkim:

  • dbanie o prawidłową komunikację pomiędzy różnymi działami w firmie;
  • kontrola nad biurowymi wydatkami;
  • zaopatrzenie biura w niezbędne narzędzia do pracy – od artykułów biurowych, po meble i urządzenia;
  • dbanie o zapasy kawy, herbaty czy przekąsek;
  • organizacja eventów firmowych, spotkań zarządu z kontrahentami i innych wydarzeń firmowych;
  • zarządzanie korespondencją firmową, obsługa telefonów i maili (często w kilku językach!);
  • dbanie o prawidłowy obieg dokumentów w firmie;
  • planowanie pracy całego biura;
  • organizowanie wyjazdów firmowych i delegacji.

Całkiem sporo, prawda?

Na szczęście wiele z tych zadań da się znacznie uprościć, korzystając z odpowiednich narzędzi. Wielu Office Managerów nie może pozwolić sobie na skupianie się na prostych, ale angażujących dużo czasu czynnościach. Jak sobie z nim poradzić szybko i bezboleśnie?

Z pomocą przychodzą specjalne programy czy aplikacje, które automatyzują takie zadania i oszczędzają Twój cenny czas.

Przygotowaliśmy listę aż 12 narzędzi, które pomogą Ci w wypełnianiu codziennych obowiązków jako Office Manager. Podzieliliśmy je na 4 kategorie:

  • Komunikacja w zespole
  • Organizacja pracy w biurze
  • Obsługa maili i obiegu dokumentów
  • Organizacja eventów i delegacji.

Każde z nich pomoże Ci w przywróceniu porządku w nawet najbardziej chaotycznych miejscach w biurze, o których przypominasz sobie tylko w sennych koszmarach!

Komunikacja w zespole – aplikacje dla Office Managera do lepszej pracy zespołowej

Dobra komunikacja w zespole to absolutny priorytet, jeżeli nie chcemy być świadkami (bądź aktywnymi uczestnikami) regularnych konfliktów w naszym zespole.

Na szczęście w prosty sposób da się tego uniknąć za pomocą kilku narzędzi, które pomogą Ci w utrzymaniu dobrego przepływu informacji w całym biurze:

Slack

  • Sprawna komunikacja w całym zespole.
  • Możliwość stworzenia pokojów tylko dla części pracowników.
  • Możliwość wysyłania wiadomości prywatnych.

CENA: od 0$ (niektóre funkcje dostępne po wykupieniu pakietu premium)

NAJLEPSZE DLA: Office Managerów pracujących w organizacji, gdzie duża część pracowników działa zdalnie. W tym wypadku możliwość szybkiego przekazywania służbowych informacji na odległość jest bardzo cenna.

Komunikuj się z całym zespołem z jednej aplikacji.

Absolutny faworyt wielu Office Managerów, którzy dbają, aby pracownicy biura byli na bieżąco informowani o ważnych wydarzeniach w firmie.

Slack umożliwia wysyłanie wiadomości prywatnych do wszystkich pracowników w zespole – na podobnej zasadzie, jak na Messengerze czy Whatsappie.

Cały zespół może także zostać podzielony na pokoje (odpowiadające, np. poszczególnym działom), które pomagają w uporządkowaniu komunikacji. Chcąc przekazać informację, np. działowi HR, nie musisz już czatować pod drzwiami, czekając aż cały zespół zjawi się w jednym miejscu. Po prostu przekazujesz im wiadomość przez Slacka. Każdy będzie się mógł zapoznać z nią w dogodnym dla siebie momencie, a Ty możesz szybko przejść do kolejnych zadań.

Kalendarz Google

  • Dostęp do kalendarza biurowego dla każdego, z dowolnego miejsca.
  • Automatyczne przypomnienia o ważnych spotkaniach i wydarzeniach.
  • Opcja kolorowych zakładek pomaga utrzymać porządek.

CENA: za darmo

NAJLEPSZE DLA: Office Managerów, którzy muszą pamiętać o wielu istotnych terminach.

Kalendarz Google pozwoli każdemu Office Assistantowi w dopilnowaniu terminów

Jednym z najważniejszych Twoich obowiązków jako Kierownika Biura czy Asystenta Zarządu jest pilnowanie terminów. Bez Twojej pracy zarząd firmy mógłby zapomnieć, np. o spotkaniu z ważnym kontrahentem.

Oprócz pilnowania kalendarza, musisz także odpowiednio wcześnie przypomnieć o spotkaniu wszystkim uczestnikom, dopilnować, aby sala konferencyjna była w tym czasie dostępna, a zestaw eleganckiej porcelany dla gości znalazł się w odpowiednim miejscu i zachęcał do skorzystania.

W natłoku obowiązków nie sposób pamiętać o wykonaniu każdej poszczególnej czynności.

Na szczęście istnieje coś tak dobrego jak Kalendarz Google. Twój przełożony zawsze będzie pamiętał o spotkaniach, ponieważ kalendarz wyśle do niego maila za Ciebie (nawet kilkukrotnie – to też można ustawić!).

Ogarniesz z nim różne, nawet najbardziej napięte dni, dzięki prostemu systemowi kolorowania wpisów w kalendarzu – od razu rozpoznasz, do czego odnosi się dany wpis.

W każdej chwili możesz również udostępnić kalendarz każdej osobie w firmie, aby szybko przekazać informacje o planach na najbliższe dni. Koniec z ustnym przypominaniem wszystkim o ważnych terminach!

Asana

  • Koordynuj wiele zadań całego zespołu jednocześnie.
  • Usprawniaj tempo pracy dzięki przejrzystemu określeniu zakresu obowiązków
  • Błyskawicznie stwórz listy zadań, dodaj terminy, przypomnienia o deadline’ach i wiele więcej.

CENA: od 0$ (dostępne również plany premium)

NAJLEPSZE DLA: Office Managerów, którzy nie chcą zgubić się w gąszczu firmowych spraw.

Asana pomaga w ogarnięciu nawet najbardziej chaotycznych miejsc w firmie.
Pam Beesly już nigdy nie zapomni o ważnych sprawach… O nieważnych również!

Kiedy na jednej głowie znajduje się zorganizowanie firmowego spotkania Biura Zarządu z zagranicznym kontrahentem, rozdzielenie maili po weekendzie do odpowiednich działów, zarezerwowanie hotelu i wyżywienia dla Managera udającego się w delegacje oraz zamówienie kawy i mleka do kuchni pracowniczej… Człowiek może się w tym wszystkim pogubić!

Z pomocą przychodzi Asana – potężne narzędzie do planowania pracy, bez którego wielu Office Managerów nie wyobraża sobie funkcjonowania.

Pozwala ono na ułożenie przejrzystego planu działania, opatrzenie zadań terminami oraz kontrolę postępów wszystkich działań na bieżąco. To ogromna zaleta dla Asystentów Zarządu, którzy chcą pracować w sposób najbardziej możliwie przejrzysty i zoptymalizowany.

Asana to uwielbiana przez Office Managerów aplikacja do organizacji pracy
Raporty dla Michaela stały się przyjemnością. Tym bardziej, że nie trzeba ich przekazywać Michaelowi osobiście.

Inną sprawą jest, że dzięki Asanie w prosty sposób możemy pokazać swoim przełożonym, ile pracy udało nam się wykonać oraz jakie zadania zaplanowaliśmy sobie na kolejne dni.

Jeżeli oddelegowujesz jakieś obowiązki i chcesz sprawdzić, jaki jest etap ich realizacji – Asana będzie idealną propozycją dla całego zespołu. Wystarczy udostępnić stworzoną przez Ciebie tablicę Twoim kolegom i od razu zacząć wspólną pracę.

Trzy powyższe propozycje zrobią z Ciebie prawdziwego Dzika Multitaskingu – a właśnie tego często wymaga praca Kierownika Biura!


Jednak zarządzanie biurem to nie tylko wykonywanie konkretnych, pojedynczych zadań. Jako Office Manager musisz dbać także o całą organizację pracy w firmie i zapewnić wszystkim pracownikom odpowiednie warunki do funkcjonowania. Czy są na to jakieś rozwiązania?

Organizacja pracy w biurze – sposób Office Managera na naoliwienie wszystkich trybików

Dobry Office Manager to taka „prawa ręka zarządu”. Musisz na bieżąco kontrolować, aby całe biuro działało bez zarzutu, a pracownicy byli zadowoleni i pracowali efektywnie. To wyróżnienie, ale i mnóstwo obowiązków. Jednak nie ma czym się stresować – na takie wyzwania również mądre głowy wymyśliły specjalne rozwiązania ? Oto kilka z nich:

HRnest

  • Pozbądź się obowiązku ręcznego rejestrowania czasu pracy.
  • Przyspiesz pracę nad tworzeniem grafiku.
  • Korzystaj na każdym urządzeniu.

CENA: 30 dni za darmo, wybierz pakiet dla Twojej firmy.

NAJLEPSZE DLA: zwolenników prostych do wdrożenia rozwiązań, którym zależy na optymalizacji swojej pracy.

Jednym z obowiązków kierownika biura jest kontrolowanie, czy cały zespół jest obecny w biurze zgodnie z grafikiem.

Czy to oznacza, że każdego dnia musisz zrobić obchód po całym biurze i zebrać podpisy na liście?

Na szczęście nie – są na to zdecydowanie lepsze sposoby. Jednym z nich jest skorzystanie z systemu elektronicznej rejestracji czasu pracy.

HRnest posiada dedykowany moduł (nazwany po prostu – Czas Pracy), za pomocą którego pracownicy w firmie mogą informować Cię, że są obecni i wykonują swoje zadania.

Wybór sposobów rejestracji jest całkiem spory – oprócz klasycznego wpisywania godzin, można zdecydować się na metodę „Start/Stop”, czy rejestrację za pomocą kodów QR.

Możesz więc dopasować HRnest do specyfiki pracy w Twojej firmie, żeby jej wprowadzenie przebiegło jak najbardziej gładko.

HRnest przyda Ci się również, jeżeli w waszej firmie funkcjonują grafiki (którymi może nawet osobiście się zajmujesz!). Zamiast papierowych, pozakreślanych, biednie wyglądających grafików możesz korzystać z współpracownikami z przejrzystego grafiku online. No i najważniejsze – do grafików pracowniczych masz dostęp z każdego miejsca i urządzenia. Nie trzeba instalować żadnych aplikacji, wystarczy zalogować się na swoje konto przez przeglądarkę, np. na Twoim służbowym smartfonie.

Eden Workplace

  • Szybciej zaopatruj biuro w niezbędne materiały.
  • Rozwiązuj kłopoty z działaniem sprzętu biurowego.
  • Sprawniej dostarczaj pracownikom to, czego potrzebują.

CENA: ustalana indywidualnie

NAJLEPSZE DLA: Kierowników Biura, dla których ważna jest dobra atmosfera w zespole i dbanie o prawidłowe funkcjonowanie całej organizacji.

Za pomocą Eden Workplace każdy Office Manager może szybko dostarczyć wszystkim pracownikom, czego potrzebują.

Każdy z pracowników w biurze chce czuć się dobrze w swoim miejscu pracy. Jako Office Manager musisz dbać, aby w biurowej kuchni nie zabrakło kawy i herbaty, żeby dyspensery z wodą były uzupełnione, a dział Marketingu zawsze miał pod ręką zapas kolorowych markerów do przeprowadzania burzy mózgów.

To Ty jesteś osobą, do której pracownicy najczęściej zgłaszają prośby o zakup konkretnych rzeczy. Jednak jeżeli takich wniosków jest dużo, niektóre z nich mogą Ci umknąć. Spowoduje to niepotrzebne spięcia, których da się szybko uniknąć.

Eden Workplace działa na różnych urządzeniach

Eden Workplace pomoże Ci w zapamiętaniu wszystkich zgłaszanych przez pracowników potrzeb. Każdy pracownik może zgłaszać swoje wnioski (tzw. Tickety) z poziomu aplikacji, zamiast informować Cię ustnie. Dzięki temu możesz od razu podejrzeć, czego aktualnie potrzebują pracownicy i zorganizować zaopatrzenie szybciej, bez ryzyka, że o kimś zapomnisz.

Rozwiązanie można rozbudować także o moduł pozwalający na skorzystanie z usług lokalnych firm zajmujących się, np. serwisem drukarek czy wymianą filtrów klimatyzacji.

Zamiast samodzielnie sporządzać listę potencjalnych firm, porównywać koszty i umawiać się z każdym na inne dni – wszystkim możesz zarządzać z jednego miejsca. To prawdziwe zbawienie w sytuacjach awaryjnych, kiedy szybko trzeba podjąć działania, aby przywrócić normalne funkcjonowanie w organizacji.

Expensify

  • Kontroluj firmowe wydatki za pomocą jednej aplikacji,
  • Zbieraj wszystkie faktury i paragony w jednym miejscu, bez ryzyka zgubienia,
  • Prowadź historię wydatków w firmie i porównuj różnych dostawców.

CENA: od 0$ (dostępne plany premium)

NAJLEPSZE DLA: Office Managerów, którzy chcą jak najlepiej zarządzać budżetem biurowym i w każdej chwili mieć wgląd do biurowych wydatków.

Aplikacja do zarządzania biurowym budżetem Expensify

Zakupy są super, ale nie, kiedy przychodzi do rozliczeń. Kiedy nagle trzeba kupić sporo nowych rzeczy do firmy, ilość faktur może przytłaczać. A wiadomo, że im więcej papierowych dokumentów, tym większa szansa na zgubienie któregoś.

Jako Office Manager nie możesz sobie pozwolić na bałagan w dokumentach. Warto więc skorzystać z prostego rozwiązania, które ułatwi Ci kontrolę wydatków budżetu biurowego.

Expensify w kilka sekund przeniesie każdy paragon czy fakturę do wersji elektronicznej. W tym samym czasie zostaną pobrane wszystkie szczegóły, takie jak koszt, sprzedawca, data zakupu, etc.

Nie musisz już ręcznie wypełniać komórek w Excelu – a im mniej Excela, tym większe szczęście Office Managera. ?

Obsługa maili i obiegu dokumentów dla Office Managera

Co tu kryć – jako Kierownik Biura dużą część Twojego czasu pochłania ogarnianie firmowych maili. Office Managerowie często są jedną z pierwszych osób, z którymi mają do czynienia, np. firmowi partnerzy, kontrahenci lub klienci.

Czasem „ogarnianie” polega głównie na usunięciu zbędnych, irytujących reklam ze skrzynki i dotarcie do ważnej firmowej korespondencji.

Kolejnym zadaniem związanym bezpośrednio z ogarnianiem maili jest pilnowanie, aby wszystkie ważne wiadomości trafiały do odpowiednich pracowników czy zarządu.

Warto więc poznać rozwiązania, które ułatwią Ci wszystkie te zadania i nie raz wyratują z całej lawiny maili do ogarnięcia:

Grammarly

  • Wyłap wszystkie błędy gramatyczne, ortograficzne i stylistyczne w Twoich mailach.
  • Sprawdź, jaki ton ma Twój mail: czy nie jest zbyt nieformalny, zbyt agresywny, a może pogodny i sympatyczny!
  • Skontroluj, czy tekst Twojego maila jest przejrzysty i czytelny dla odbiorcy.

CENA: od 0$ (większość funkcjonalności dostępne po zakupie planu premium)

NAJLEPSZE DLA: Dla osób, które wysyłają dużo maili w języku angielskim.

Emaile bez błędów - marzenie każdego Office Managera

Jeżeli dużo piszesz w języku angielskim i nie zawsze masz pewność, czy Twoje maile są okej – pozwól sprawdzić to Grammarly. Narzędzie oceni Twój tekst pod kątem poprawności gramatycznej oraz stylistycznej.

Aplikacja ocenia także jaką intencję ma mieć Twój tekst (i robi to naprawdę niezwykle sprawnie!) i pomaga w dobraniu lepiej pasującego słownictwa.

Nie musisz się już martwić, że popełnisz jakąś gafę, kiedy dostaniesz zadanie napisania maila do waszego ważnego partnera biznesowego z zagranicy. Po prostu wklej tekst maila do Grammarly i patrz, jak dzieje się magia!

Możesz także skorzystać z wtyczki Grammarly do Chrome lub zainstalować program na swoim PC lub Macu. Dzięki temu Grammarly sprawdzać będzie Twoje teksty wszędzie, np. przy pisaniu maila w Outlooku czy w wiadomościach na Slacku.

Grammarly poprawia błędy nawet na Slacku - żaden Office Manager nie musi martwić się o błędy

Gmelius

  • Uporządkuj skrzynkę mailową w kilka minut.
  • Przypisuj maile do poszczególnych osób w firmie, aby od razu trafiły we właściwe ręce.
  • Taguj i opisuj maile za pomocą notatek – żeby nic nie wypadło Ci z głowy.

CENA: od 7$/miesiąc (przy rozliczeniu rocznym)

NAJLEPSZE DLA: Dla Office Managerów, którzy muszą codziennie zmagać się z natłokiem maili, chcą usprawnić ten proces i zminimalizować ryzyko pominięcia ważnych wiadomości.

Prezentacja możliwości gmelius - aplikacji dla Office Managerów

Który Office Manager nie spędził całego poniedziałkowego przedpołudnia porządkując firmową skrzynkę pocztową, niech pierwszy rzuci kamień! Żarty, żartami, ale ilość maili, z którą muszą mierzyć się Kierownicy Biura w nawet niewielkich organizacjach często może przyprawić o ból głowy.

Jednak nawet na to znalazła się metoda! Tak powstał Gmelius – wtyczka do Chrome’a, z którą ogarnięcie skrzynki pocztowej nie będzie aż takim wyzwaniem.

Co oferuje Gmeilus? Przede wszystkim – w szybki sposób możemy rozdzielać maile przychodzące na zbiorczą skrzynkę pomiędzy poszczególnych pracowników w firmie. Nie musisz więc pamiętać, aby przekazywać pracownikom czy przełożonym szczegóły na żywo – podobnie jak na Messengerze, całą swoją załogę widzisz w formie wygodnej listy. Po prostu wybierz, do kogo ma trafić wiadomość i skup się na innych zadaniach.

Kolejnymi przydatnymi funkcjami Gmeilus są: możliwość dodania notatki do konkretnej wiadomości (np. z informacją, kto ma odpowiedzieć na maila w trakcie Twojej nieobecności) czy stworzenie automatycznych reguł, dzięki którym maile zostaną automatycznie przesłane do odpowiednich działów (np. mail trafi do księgowości, kiedy w jego temacie znajdzie się słowo „Faktura”).

Moduł Kartoteka w HRnest

  • Udostępnij wszystkim pracownikom ważne dokumenty, takie jak: regulaminy, statut firmy, PPK, itp.
  • Przyspiesz przepływ wniosków pracowniczych do kilku kliknięć,
  • Wysyłaj indywidualne powiadomienia do pracowników.

CENA: 30 dni za darmo, dostępne różne rozwiązania.

NAJLEPSZE DLA: zwolenników prostych do wdrożenia rozwiązań, którym zależy na optymalizacji swojej pracy.

Widok sekcji Dokumenty w HRnest

Dbanie o prawidłowy obieg dokumentów w firmie to niemal najważniejsze zadanie Office Managera. Dokumenty muszą być sprawnie przekazywane pomiędzy wszystkimi działami, aby praca mogła przebiegać płynnie.

Jednak dotarcie z informacją do wszystkich nie zawsze jest prostym zadaniem, zwłaszcza jeżeli musimy robić to osobiście.

Z pomocą przychodzi HRnest, z którym uprościsz cały proces rozdzielania dokumentów do kilku kliknięć!

Wiesz zapewne jak trudno utrzymać porządek, kiedy stosy wniosków pracowniczych z różnych działów co chwilę zalewają Twoje biurko. Jest na to proste rozwiązanie – możesz działać w imię filozofii paperless office i przenieść niemal cały obieg dokumentów online. Dzięki temu zarówno Ty jak i pracownicy możecie wzajemnie przekazywać sobie ważne dokumenty bez zbędnego marnowania papieru i zajmowania przestrzeni Twojego biurka.

Widok Szczegółów Dokumentu w HRnest

Ten sposób ma jeszcze jedną zasadniczą zaletę – wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu i nie sposób ich zgubić. To ogromna pomoc, kiedy nagle trzeba ogarnąć większą ilość dokumentów do księgowości. Zamiast tonąć w segregatorach – wystarczy kilka ruchów myszką i mamy sprawę załatwioną.

Organizacja eventów i delegacji

W ostatnich latach mnóstwo wydarzeń przeniosło się do przestrzeni online. Nie znaczy to jednak, że w przypadku takich eventów można pozwolić sobie na bylejakość.


Przeciwnie – dobra organizacja wydarzenia online to bardzo przydatna umiejętność, którą każdy szanujący się Office Manager powinien posiadać. Wymaga nie tylko dobrych umiejętności strategicznych, ale też odpowiedniego obycia z tematami IT.


Zanim jednak ruszysz na podbój świata nowych technologii – mamy dla Ciebie coś, co możesz zastosować od razu, bez spędzania długich godzin na zastanawianiu się, jak ogarnąć event online.

Veventy

  • Zorganizuj nawet duże spotkanie firmowe za pomocą jednego narzędzia.
  • Stwórz pokoje rozmów i miejsca do networkingu.
  • Na bieżąco informuj wszystkich uczestników o aktualnościach w sekcji „Lobby”.

CENA: od 0 zł (dostępne plany premium)

NAJLEPSZE DLA: dla Office Managerów z zacięciem do organizacji eventów, którzy nie lubią nudnych firmowych konferencji i chcą stworzyć świetną okazję do budowania biznesowych relacji pomiędzy uczestnikami.

O ile Zoomy czy Teamsy świetnie sprawdzają się, kiedy trzeba na szybko zorganizować zdalne spotkanie z pracownikami, o tyle w przypadku większego wydarzenia online korzystanie z nich może być karkołomne.

Z pomocą przychodzi Veventy, które pozwala na tworzenie nawet bardzo rozbudowanych eventów firmowych. W każdym może wziąć udział nawet do 500 000 uczestników!

Bardzo ciekawą funkcją narzędzia jest także możliwość stworzenia osobnych pokojów rozmów, na wzór sal konferencyjnych w realnym świecie. Dzięki temu łatwiej będzie integrować się z uczestnikami spotkania oraz nawiązywać cenne biznesowe kontakty.

Przydatna będzie dla Ciebie także sekcja Lobby, w której umieścić możesz wszystkie szczegóły o wydarzeniu w jednym miejscu. Każdy uczestnik na bieżąco może śledzić harmonogram wydarzenia i mieć dostęp do najważniejszych treści.

TravelPerk

  • Zamów bilety, hotel i transport w jednym miejscu.
  • Porównuj ceny i wybierz najkorzystniejszą ofertę.
  • Korzystaj z całodobowego suportu w razie nagłych wypadków.

CENA: ustalana indywidualnie

NAJLEPSZE DLA: Dla Office Managerów, którzy często organizują delegacje i chcą przyspieszyć tę czynność, a przy okazji – zaoszczędzić nieco pieniędzy z firmowego budżetu.

Dobre zorganizowanie delegacji to niekiedy logistyczny Rubikon. Znalezienie odpowiedniego hotelu, zabookowanie biletów na samolot, pociąg czy autobus, wynajęcie transportu z lotniska do miejsca docelowego… ta lista szybko się nie kończy!

Jednak zamiast wykonywać wszystkie te rzeczy pojedynczo, tracąc mnóstwo czasu na zgranie wszystkiego w jedną, spójną całość, można skorzystać z gotowych rozwiązań, które pozwalają zebrać cały proces planowania delegacji do jednego miejsca.

Takim rozwiązaniem jest TravelPerk. Z poziomu jednej aplikacji masz dostęp do wszystkich kluczowych etapów podróży służbowej – od biletów, przez hotele, samochody i więcej!

Co ważne – TravelPerk wyszuka za Ciebie najbardziej korzystne finansowo oferty, dzięki czemu zabłyśniesz przed zarządem jako mistrz optymalizacji biurowych budżetów ?

Moduł Delegacje w HRnest

  • Dodaj PWS (polecenie wyjazdu służbowego) dla konkretnego pracownika za pomocą kilku kliknięć.
  • Szybko rozliczaj delegacje na podstawie szczegółów z PWS.
  • Automatycznie uzupełniaj rozliczenia diet i ryczałtów nawet dla podróży zagranicznych.

NAJLEPSZE DLA: Dla Office Managerów, którzy muszą zająć się rozliczeniem kosztów delegacji i chcą zrobić to szybko, eliminując możliwości pomyłki.

CENA: 30 dni za darmo (dopasuj cenę do Twojej firmy)

Ogarnięcie wszystkich rezerwacji i zaplanowanie przebiegu delegacji to tylko połowa sukcesu. Potem przychodzi czas na mniej przyjemną część – formalności.

Na Twojej głowie będzie przygotowanie PWS oraz rozliczenie wszystkich kosztów delegacji.

Ponownie – możesz robić to na piechotę… Ale po co?!

Lepiej skorzystać z dedykowanego rozwiązania, za pomocą którego szybko rozliczysz delegacje, przygotujesz zestawienie kosztów oraz dodasz polecenia wyjazdu służbowego. Wszystko w jednym miejscu, bez zbędnej papierologii.

Dzięki gotowym formularzom rozliczania delegacji w HRnest, od razu widzisz, co musisz wypełnić:

  • Określasz czas trwania delegacji;
  • Wybierasz cel podróży – krajowy lub zagraniczny;
  • Przekazujesz pracownikowi informację o możliwości wnioskowania o zaliczkę.

A kiedy pracownik wróci już z podróży, od razu możesz przejść do rozliczania delegacji. Wszystkie szczegóły automatycznie skopiują się z PWS, eliminując konieczność wpisywania wszystkiego jeszcze raz oraz oszczędzając Twój czas i nerwy.

Przyda Ci się również funkcja automatyzacji rozliczeń. HRnest przeliczy za Ciebie wartość diet i ryczałtów należnych pracownikowi. Działa to również w przypadku delegacji zagranicznych – HRnest sam pobiera aktualny kurs walut NBP i mierzy czas podróży od i do granicy.

W każdej chwili możesz także zajrzeć do historii delegacji i rozliczeń. Opcja filtrowania pozwoli Ci szybko odszukać potrzebne dane dotyczące kosztów delegacji i szybko wygenerować raport.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.