W raporcie PARP z 2022 znaleźć można informację, że 99,8% przedsiębiorstw w Polsce to małe i średnie firmy. Aż 68% firm finansuje swoje działania ze środków własnych. Niepewna sytuacja na świecie sprawia, że przedsiębiorcy coraz częściej łapią się za kieszeń i uważnie oglądają każdą złotówkę przed podjęciem decyzji o jej zainwestowaniu. Aby ułatwić Ci przejście przez ten trudny czas, przygotowaliśmy poradnik optymalizacji kosztów w firmie. Jak przeprowadzić taki proces? I czy na pewno jest to dobre rozwiązanie?
Dlaczego warto optymalizować koszty w firmie?
Na samym początku, warto żebyśmy zaznaczyli, czym dokładnie jest optymalizacja kosztów – i czym różni się od tradycyjnego szukania oszczędności.
Redukcja vs. Optymalizacja kosztów
Optymalizacja kosztów to wypracowanie struktury kosztów w firmie, która pozwoli generować jak największe zyski, jak najmniejszym kosztem. Optymalizacja przeprowadzana jest również w okresach zwiększonego ryzyka biznesowego.
Powyższa definicja wyjaśnia więc podstawową różnicę między oboma pojęciami, które mimo wszystko często są mylone. Jeżeli chcesz wyłącznie zmniejszyć koszty prowadzenia działalności, skup się przede wszystkim na redukcji kosztów. Taki proces może okazać się łatwiejszy i szybciej przynieść oczekiwane przez Ciebie efekty.
Optymalizacja kosztów to proces długofalowy, wymagający większego zaangażowania ze strony całej organizacji. Najczęściej przeprowadza się go w większych firmach, w których nawet niewielkie ulepszenia składają się na wzmocnienie pozycji firmy.
Nie oznacza to, że nie możesz optymalizować kosztów w mniejszym biznesie. Warto jednak czynności optymalizacyjne traktować jako część innych kluczowych procesów w firmie i w sytuacji spadku rentowności – większość zasobów przeznaczyć na redukcję kosztów. Takie działanie ma szansę przynieść największe rezultaty w krótkim czasie.
Optymalizacja kosztów w firmie – od czego zacząć?
Zanim przystąpisz do optymalizowania kosztów w firmie, zweryfikuj czy na pewno wiesz, ile środków rzeczywiście przepływa przez Twój biznes i jaki jest cykl życia każdej złotówki.
Oprócz tego, rozpisz wszystkie koszty, które ponosi firma na 2 kategorie:
- Koszty stałe – to koszty, które ponosisz co miesiąc
- Koszty zmienne – ulegają zmianom w zależności, np. od wielkości sprzedaży w danym miesiącu. Są to, m.in. koszty produkcji towaru.
W raporcie z przepływu gotówki w firmie, zwróć uwagę na podział kosztów na odpowiednie kategorie. Warto by były one sformułowane w zrozumiały dla Ciebie sposób, np. amortyzacja samochodów, koszty zakupu nowych maszyn, konserwacja sprzętu biurowego, etc. W każdej firmie taka lista będzie wyglądać nieco inaczej.
Dlaczego potrzebujesz aż tak szczegółowej analizy kosztów?
Żeby móc szukać oszczędności z głową i podejmować przemyślane decyzje o cięciu kosztów, musisz wiedzieć ile i na co wydajesz. Oczywiście bez przesady – nie ma sensu rozliczać każdej zadrukowanej kartki papieru. Jednak informacja o wydawaniu 1300 zł co miesiąc na konserwację drukarki to niezłe pole do usprawnień. Warto przyjrzeć się tej kwestii, zanim podejmiesz decyzję o zakupie kolejnego modelu tej samej marki.
Kiedy wszystkie powyższe rzeczy będą już uporządkowane – czas brać się do działania. Oto, co możesz zrobić od razu, aby zoptymalizować koszty w Twojej firmie:
Optymalizacja kosztów – taktyki dla MŚP:
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
Podstawowym pytaniem, które powinna zadać sobie osoba optymalizująca koszty w firmie to:
„Ile czasu pracowników da się odzyskać?”
Nie, nie chodzi tutaj o zarzucanie Twojego zespołu dodatkowymi obowiązkami z nadzieją, że ciężka praca pozwoli przetrwać Wam kryzys. Zdecydowanie rozsądniej będzie przyjrzeć się obszarom, w których Twoi pracownicy zwyczajnie tracą swój czas. Bardzo często takim obszarem jest obieg dokumentów w firmie.
Tradycyjny proces przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi działami – za pomocą kartek papieru i segregatorów – to ogromna strata dla każdej firmy. Najpoważniejsze zarzuty wobec tego modelu to:
- Długi czas trwania
- Wysoka podatność na błędy
- Dodatkowe koszty materiałów biurowych
- Niejasne dane dotyczące procesu – nie wiemy, ile tak naprawdę trwała droga konkretnego dokumentu i przez ile rąk został on przekazany.
- Niska elastyczność – szczególnie kiedy firma działa w trybie zdalnym lub hybrydowym.
Rozwiązaniem pozwalającym zoptymalizować Ci ten obszar Twojego biznesu jest aplikacja usprawniająca zarządzanie wnioskami pracowniczymi.
Kiedy korzystasz z takiego narzędzia, dokumenty od razu trafiają do osób zainteresowanych. W przypadku, np. wniosków urlopowych, pracownik składa go z poziomu swojego konta, a wniosek zostaje automatycznie przekazany do przełożonego lub innej osoby w firmie odpowiedzialnej za rozpatrywanie wniosków o urlop.
Wnioski pracownicze online to również mniejsza podatność na błędy, a przez to – oszczędność czasu wszystkich w firmie. Gdyby jednak nawet we wniosku wkradł się jakiś błąd – korekty można dokonać za pomocą kilku kliknięć, bez konieczności wystawiania kolejnego wniosku przez pracownika.
Nie musimy chyba tłumaczyć, jak dużo papieru oszczędzisz, korzystając z elektronicznej formy obiegu dokumentów? 😉
Jednak przepływ dokumentacji firmowej to nie jedyny obszar procesów kadrowych, który może być bardzo dobrym źródłem szukania optymalizacji kosztów w firmie.
Zatrudniaj pracowników dopasowanych do firmy
Zatrudnianie pracowników, którzy pasują do Twojej firmy to kluczowy aspekt długofalowej optymalizacji kosztów. Dobry specjalista bez większego problemu poradzi sobie z przypisanym mu zadaniem i pomoże w doprowadzeniu wszystkich firmowych projektów do szczęśliwego końca.
Z drugiej strony, jeżeli do Twojego zespołu zatrudnisz osoby nieprzygotowane do wprowadzenia w życie waszych strategii i osiągania celów organizacji – narażasz się na poważne straty czasu, energii i pieniędzy.
Optymalizując budżet firmowy, zwróć uwagę na strukturę Twojego zespołu i na efektywność poszczególnych jego członków. Czy widzisz gdzieś obszary, które warto usprawnić?
Automatyzacja, czyli jak mogę to zrobić prościej (i taniej):
Nowoczesna technologia daje znacznie większe możliwości wzmacniania wydajności firmy. Nie można jednak tracić głowy w obliczu tak dużej liczby dostępnych opcji – każda optymalizacja z użyciem technologii musi być dobrze przemyślana i wdrażana etapami.
W kontekście mniejszych firm, sporym polem działania może być zautomatyzowanie powtarzalnych, nieangażujących czynności. Umawianie spotkań, płatności, planowanie pracy czy raportowanie efektywności – w każdej z tych kwestii pomogą nam aplikacje i programy.
Takim obszarem w wielu firmach są również działania HR. Czasami to właściciel firmy bądź manager zajmuje się kluczowymi sprawami związanymi z pracownikami. Oczywiście poza swoimi głównymi obowiązkami. Sprawia to, że temat spraw HR i kadr traktowany jest po macoszemu – a to z kolei ma wpływ na efektywność całego zespołu.
Aby tego uniknąć, można skorzystać z pomocy systemu HR online. Pozwala on zautomatyzować wszystkie najważniejsze procesy kadrowe, takie jak:
- Składanie i rozpatrywanie wniosków o urlop
- Rejestrację czasu pracy
- Planowanie grafików
- Obieg wniosków pracowniczych
- Zarządzanie dokumentacją pracowniczą
I znacznie więcej. Sprawdź, jak możesz zoptymalizować swój HR z HRnest!
Audyt technologiczny – nowoczesność z głową:
Z drugiej strony, jeżeli masz poczucie, że od pewnego czasu spora część firmowego budżetu przeznaczana jest na aplikacje czy narzędzia online – warto przeprowadzić audyt technologiczny. Wykonanie go nie jest skomplikowane. Postaraj się znaleźć odpowiedzi na poniższe pytania:
- Jak dużo płatnych aplikacji używacie w firmie?
- Z ilu z nich korzystaliście przez ostatnie 90 dni?
Zapewne domyślasz się, co należy zrobić z aplikacjami, które nie przejdą takiego „testu”. Co ważne, aby mieć pewność, że firmowe pieniądze nie uciekają Ci przez palce – wykonaj taki audyt raz na 2 miesiące. Pamiętaj również, że wiele aplikacji posiada darmowy okres próbny. Dzięki temu nie musisz inwestowaćpieniędzy w narzędzie, nie znając jego najważniejszych funkcji i zalet dla Twojej firmy.
Praca zdalna – produktywna elastyczność (i oszczędność środków)
Firmy działające w trybie zdalnym zauważają znaczne obniżenie kosztów prowadzenia działalności. W takiej sytuacji nie ma potrzeby wydzielania budżetu firmowego na firmową kawę, wyposażenie biura, a nawet sam wynajem pomieszczenia.
Oczywiście nie w każdej firmie taka forma pracy będzie możliwa (czy pożądana). Chcemy tylko zwrócić uwagę na potencjalne oszczędności, które może nieść za sobą przekazanie części obowiązków poza mury Waszego biura.
Co ciekawe, pracownicy działający zdalnie funkcjonują na co dzień w o 82% mniejszym stresie niż ich pracujący z biura koledzy. Pozwala to im na lepsze skupienie uwagi i większą produktywność. Warty odnotowania jest również fakt, że pracownicy zdalni są bardziej lojalni wobec swojego pracodawcy. Jest to ważne z perspektywy optymalizacji budżetu, ponieważ zdalna współpraca może pomóc nam w zniwelowaniu kosztów generowanych przez odejście pracownika i szukanie zastępstwa.
Masz wątpliwości, czy pracownik będzie odpowiednio efektywny w przypadku zdalnej współpracy? Nie martw się, w tym także może pomóc Ci nowa technologia. Na rynku znajdziesz spory wybór aplikacji ułatwiających pracę rozproszonych zespołów: od aplikacji do zarządzania projektami, przez rozmowy video, chaty, aplikacje do zdalnego zarządzania sprzętem pracownika… Wystarczy kilka chwil w wyszukiwarce żeby znaleźć zestaw idealnie dopasowany do swoich potrzeb.
Nie musisz się również martwić komplikacją rozliczania czasu pracy w takim modelu. Aplikacje do zarządzania czasem pracy są dopasowane również dla firm pracujących zdalnie. Do wyboru masz szereg opcji konfiguracji, takie jak:
- Wybór trybu rejestracji: wpisywanie godzin, tryb Start/Stop, zadaniowy czas pracy, a nawet – automatyczna rejestracja!
- Podział czasu pracy na projekty
- Raporty czasu pracy z dowolnego okresu
- Oznaczanie zapłaconych nadgodzin
Przetestuj program do rejestracji czasu pracy przez 14 dni za darmo!
Czy zawsze trzeba optymalizować koszty w firmie?
Każdy z powyższych punktów zakłada długofalowe działania wpływające na optymalizację kosztów firmy. Nie znajdziesz tutaj poradnika kreatywnej księgowości czy sztuki kombinatoryki 😁 Takie działania nie przyniosą wysokiej jakości efektów – wręcz przewinie. Okazać się może, że ilość pracy, nerwów i problemów przerośnie całkowicie potencjalne korzyści.
Pamiętaj też, że optymalizacja nie polega na dokładnym oglądaniu każdej złotówki. W sytuacji kryzysu gospodarczego czy recesji pilnowanie kosztów jest niezmiernie ważne, jednak jeszcze ważniejsze jest utrzymanie Twojej firmy na powierzchni. Skup się wyłącznie na tym, czy pieniądze inwestowane w firmę nie są marnowane.
